Capítulo 22: Retando supuestos
Sacamos a flote supuestos con el propósito de encontrar aquellos que podemos retar y negar y, de esta forma, “romper” la nube, es decir, remover el conflicto. Existen varios temas importantes a tener en mente cuando hablamos de retar supuestos.
Supuestos con soluciones implícitas
Existe una línea muy tenue entre los supuestos que tienen un buen potencial para ser retados y los supuestos que son de hecho soluciones implícitas.
Los supuestos con soluciones implícitas no van a ayudar a resolver el problema. Si la solución es tan obvia, ¿por qué hasta ahora no la hemos implementado?
Un ejemplo que vamos a analizar es una nube del Efecto Indeseable (EI). Un Efecto indeseable es un problema persistente en el sistema que le impide al sistema operar a un mejor nivel. Aunque el sistema ha hecho muchos esfuerzos, no ha logrado resolver este problema.
Un objetivo de la Nube del Efecto indeseable es presentar el problema en una estructura lógica al delimitar el conflicto que causa que el problema exista. La Nube del Efecto indeseable tiene la misma estructura que la Nube del Dilema. La diferencia es que D y D´ no presenta un dilema entre cuál acción escoger, sino las dos formas de operar el sistema, que están en conflicto, y coexisten, que llevan a la oscilación de todo el sistema.
A veces el sistema hace D, otras veces hace D´. Como D y D´ son de naturaleza “hacer versus no hacer”, el sistema está tratando de encontrar el mejor arreglo a medias. Sin embargo, aun si lo encuentra, el arreglo a medias no permite que las dos necesidades legítimas B y C se cumplen completamente. El momento en que una de las necesidades comienza realmente a sufrir, el sistema gira a la acción que satisface esta necesidad. Sin embargo, esto lleva a que la otra necesidad sufra más y más, y finalmente el sistema gira a la otra acción.
El tema de los Efectos indeseables, las Nubes de Efectos indeseables y su aplicación para el análisis de sistemas es todo un tema amplio y comprehensivo en sí mismo. Es un tema fascinante que ofrece una gran cantidad de material para el trabajo lógico. Esto libro no lo cubre, pero tendremos otras ocasiones para analizarlo.
A continuación, se presenta una nube típica de producción:
Figura 75: Una nube típica de producción
El encargado del departamento de producción que construyó esta nube sugirió los tres supuestos para B-D que se presentan en la siguiente Figura 76.
Estos supuestos no se pueden usar para retarlos, debido a que contienen soluciones implícitas.
Figura 76: Nube de producción - verbalización inicial de los supuestos sugeridos para B-D
Si usted hace la revisión con las Cuatro Reglas para Supuestos, va a ver que ninguno de los tres supuestos sugeridos se puede aceptar, así como están verbalizados.
Si los analizamos en detalle, se vuelve obvio que cada uno de ellos contiene una solución implícita.
B-D 1: Los pedidos de los clientes son liberados muy tarde.
La verbalización del supuesto lleva a preguntar:
- ¿Por qué se liberan tan tarde los pedidos de los clientes?
Solución implícita: Comencemos a liberar más temprano.
B-D 2: Nuestros procedimientos de control de calidad son innecesariamente estrictos y muy demorados.
Que lleva a preguntar:
- ¿Realmente necesitamos esos procedimientos tan estrictos?
- ¿Está justificado que sean tan estrictos?
Solución implícita: Seamos más relajados y reduzcamos los procedimientos.
B-D 3: El descuadre entre el pronóstico y el consumo real de pedidos es muy grande.
Que lleva a preguntar:
- ¿Por qué el descuadre es tan grande?
- ¿Quién es responsable del descuadre?
Solución implícita: Mejoremos la calidad del pronóstico.
Como vemos, cada supuesto contiene una solución implícita. Si con todo el conocimiento acerca de esta opción de cómo resolver el problema, el problema aún existe, quiere decir que estas ideas se han propuesto o ensayado en el pasado. Han sido rechazadas, han fallado o han generado resultados negativos. Por lo tanto, estas ideas realmente no van a ayudarnos con encontrar una solución.
Al mismo tiempo, las áreas mencionadas en los supuestos sugeridos son válidas:
B-D 1: liberación de los pedidos de los clientes,
B-D 2: procedimientos de control de calidad,
B-D 3: el pronóstico versus lo real.
Veamos cómo podemos re-verbalizar los supuestos manteniendo su contenido central.
Entendiendo B-D 1
No tiene una verbalización aceptable: Los pedidos de los clientes son liberados muy tarde.
Necesitamos entender lo que significa “tarde”. ¿”Tarde”, en relación con qué? ¿De qué forma producción considera que es tarde? ¿Cuáles son las consecuencias negativas para producción?
Existen dos formas como uno puede interpretar “tarde”:
- Liberar más tarde que el tiempo programado, o
- Liberar a tiempo, pero el tiempo de liberación se establece muy cerca del tiempo de entrega, sin dejarle suficiente espacio a producción para procesar los pedidos.
Tomemos el Segundo escenario y traduzcámoslo a un supuesto válido.
La nueva verbalización para B-D 1 será:
La liberación de los pedidos de los clientes no le deja a producción suficiente tiempo para procesar todos los pedidos dentro del tiempo esperado.
Entendiendo B-D 2
La verbalización no es aceptable: Nuestros procedimientos de control de calidad son innecesariamente estrictos y muy demorados
Hagámonos nosotros mismos una pregunta: ¿Por qué envían el trabajo a los subcontratistas y hacen que su propia gente trabaje horas extra? ¿Es debido a que los procedimientos de control de calidad son estrictos y largos, o es debido a que estos procedimientos toman un bloque muy grande de todo el tiempo programado para producción? Esta pregunta nos ayuda a sugerir una nueva verbalización.
La nueva verbalización para B-D 2:
El tiempo invertido en control del material toma un bloque de tiempo muy grande del tiempo programado para producción.
Entendiendo B-D 3
La verbalización no es aceptable: El descuadre entre el pronóstico y el consumo real de pedidos es muy grande.
Para entender este supuesto, necesitamos preguntar: “¿Qué es lo malo con el descuadre? ¿Por qué no podemos aceptarlo? ¿Cómo nos afecta negativamente el descuadre?
Cuando le pedí al gerente de producción que aclarara lo que estaba mal con este descuadre, dijo que, en muchos casos, comenzaban la producción mucho antes de recibir pedidos en firme. Trabajan para el pronóstico. Esta práctica es bastante común. Sin embargo, cuando llegan los pedidos. El departamento de producción encuentra que una parte muy grande de lo que ya se ha producido o está como IPP o no es lo que contienen los pedidos de los clientes. El departamento de ventas promete tiempos de entrega con el entendimiento de que la producción ya ha comenzado, mientras que para bastantes pedidos hay que comenzar desde cero. El resultado es sobre tiempo y subcontratistas.
Entonces, es un tema de producir para el pronóstico, no sólo del descuadre entre el pronóstico y lo real.
La nueva verbalización para B-D 3 será:
Producción no logra cubrir el descuadre entre el pronóstico y los pedidos reales de los clientes.
Analicemos la nube con la nueva verbalización de los supuestos.
Figura 77: Nube de producción - cambio en la verbalización para los tres supuestos B-D
Ahora, después de cambiar la verbalización de los supuestos podemos pasar a retarlos. La revisión de que el supuesto no contenga una solución implícita es la revisión final de su validez. Después de hacer esto - comenzamos el proceso de retar.
¿Cómo retar supuestos?
Retar supuestos NO es lo mismo que tratar de encontrar por qué la situación es como se describe en la frase del supuesto.
Las siguientes preguntas:
- ¿Por qué se liberan tan tarde los pedidos de los clientes?
- ¿Realmente necesitamos esos procedimientos tan estrictos?
- ¿Lo estricto de los procedimientos está justificado?
- ¿Por qué el descuadre es tan grande?
- ¿Quién es el responsable por los descuadres?
NO son las preguntas para retar supuestos.
Las preguntas que usamos para retar supuestos son:
1.”¿Realmente es así?”
¿Realmente [el “hacedor” de la acción en el supuesto] es [el verbo y la parte clave del supuesto]?
O
¿Realmente lo que sucede es [el supuesto]?
2. “¿Siempre es así?”
¿Siempre / en todas las situaciones / en todos los entornos sucede que [revise que la verbalización del supuesto sea general para que se pueda proyectar en otros entornos]?
Para responder a la pregunta de “¿Siempre?”, trate de encontrar ejemplos en los que este supuesto no sea cierto en otras condiciones, o para otras circunstancias / empresas / industrias.
Ejemplos así nos ofrecen una buena base para volver a pensar si debemos permitir que este supuesto continúe determinando nuestro comportamiento (en la acción en D o D´), o si existe una forma para negarlo para nuestro entorno.
Tomemos la nueva verbalización de los supuestos y analicemos si estas preguntas tienen sentido.
Nuevo B-D 1: La liberación de los pedidos de los clientes no le deja a producción suficiente tiempo para procesar todos los pedidos dentro del tiempo esperado.
Pregunta 1 - “¿Realmente es así?”
¿Realmente es “la liberación de los pedidos de los clientes” lo que no le deja a producción suficiente tiempo para procesar todos los pedidos?
Lea la pregunta en voz alta colocando un énfasis especial en las palabras en negrilla.
Estamos retando aquí si la acción (“no le deja a producción suficiente tiempo”) realmente se origina por el tema del que se afirma (“liberación de los pedidos de los clientes”).
La pregunta está orientada a hacernos revisar de nuevo si puede haber otros orígenes de esta acción, diferentes a la expresada por el tema en el supuesto.
Después de hacer la pregunta 1, nuestro pensamiento parece ir por la siguiente ruta:
“Asumamos que NO es por la liberación de los pedidos. ¿Qué más puede causar el hecho de que producción no tenga suficiente tiempo para fabricar todos los pedidos?”
Cualquier respuesta que tengamos se debe registrar y examinar en su potencial para contener un elemento de la solución.
Asumamos que nuestro pensamiento nos llevó a la siguiente idea:
“Es posible que producción no tenga tiempo suficiente para procesar todos los pedidos debido a que algunos (muchos) pedidos tienen que esperar en fila frente a algunas operaciones”.
El pensar acerca de esto es probable que nos lleve a la pregunta:
“Cuando los pedidos están esperando en fila, ¿la máquina está trabajando en lo que realmente se necesita para los pedidos de los clientes en firme, o solo está ocupada trabajando en algo que no se necesita inmediatamente, o está sin trabajo?”
Con este tren de pensamiento hemos llegado a un elemento importante de la solución con alto potencial:
Asegure que las máquinas/operaciones estén trabajando solo en lo que se necesita inmediatamente. Esto se puede hacer técnicamente al no liberar al sistema lo que no tiene un pedido en firme del cliente. Eso puede llevar al tema del pronóstico, los tamaños de lote, los medidores de eficiencias locales, etc.
Todos los temas listados anteriormente pueden ser el contenido de la inyección (o de varias inyecciones) que van a negar el supuesto B-D 1 y romper la nube.
Revisemos el trayecto de nuestro pensamiento al hacer la segunda pregunta.
Pregunta 2 - “¿Siempre es así?”
****¿Siempre / en todas las situaciones / en todos los entornos sucede que** la liberación de los pedidos de los clientes no le deja a producción tiempo suficiente para procesar todos los pedidos?
La respuesta probable que vamos a obtener: “No, no siempre y no en todas las situaciones”. Probablemente, podemos ser capaces de sostener esta respuesta con los ejemplos de que, en baja temporada, como un caso, nuestra producción (o algún otro entorno de producción o de servicios) se logra cumplir con todos los pedidos, cuando el mecanismo de liberación de pedidos de los clientes es el mismo.
Esto debería llevarnos a la misma pregunta de antes: ¿Cómo puede ser que en baja temporada producción logra cumplir con todos los pedidos, y en alta temporada no? La respuesta es la misma: debido a que en baja temporada los pedidos no esperan en fila.
La siguiente pregunta es: “¿Por qué esperan en fila?” La respuesta: “Debido a que la máquina está ocupada con algo más o está sin trabajo”.
La siguiente pregunta: “¿Lo que está haciendo la máquina realmente se necesita inmediatamente?”
Estamos en la misma línea de pensamiento como en la respuesta a la pregunta 1, y podemos esperar que vamos a llegar a las mismas inyecciones.
Analicemos brevemente los nuevos supuestos B-D 2 y B-D 3.
La nueva verbalización de B-D 2:
El tiempo invertido en control del material toma un bloque de tiempo muy grande del tiempo programado para producción.
Pregunta 1 - “¿Realmente es así?”
¿Realmente sucede que el tiempo invertido en control del material toma un bloque de tiempo muy grande del tiempo programado para producción?
Estamos retando “toma un bloque de tiempo muy grande”.
Esto nos lleva a pensar en dos temas:
- ¿Puede ser que no es que el bloque de procedimientos de calidad sea “muy grande”, sino que el tiempo total de producción es muy corto y no se acomoda con la longitud de los procedimientos?
- ¿Puede ser que el tiempo que se invierte actualmente en el control de calidad sea el correcto? ¿Será el tema que las operaciones de producción no logran procesar los pedidos dentro del resto del tiempo total de producción? Si es así, ¿cómo se manifiesta? ¿Qué está sucediendo con los pedidos en el piso de la planta?
De hecho, estamos revisando en la misma área del supuesto B-D 1 - que producción no tiene tiempo suficiente para procesar todos los pedidos.
Para este supuesto el hacer la pregunta de “¿Siempre es así?” no va a agregar mucho valor, debido a que los requerimientos de los procedimientos de control de calidad son muy individuales y varían de entorno a entorno. Con esta variabilidad es natural esperar que este supuesto no sea cierto para muchas otras industrias. Sin embargo, éste reconocimiento no nos va a ayudar.
Para retar el supuesto B-D 2 debemos utilizar las respuestas que tenemos a la pregunta de “¿Realmente es así?”.
La nueva verbalización para B-D 3:
Producción no logra cubrir el descuadre entre el pronóstico y los pedidos reales de los clientes.
Pregunta 1 - “¿Realmente es así?”
¿Realmente sucede que producción no logra cubrir el descuadre entre el pronóstico y los pedidos reales de los clientes?
En este caso, la respuesta más probable que vamos a escuchar para esta pregunta es “Sí”. Parece un hecho sólido que es difícil de retar.
Ensayemos la pregunta “¿Siempre es así?”.
Pregunta 2 - “¿Siempre es así?”
¿Siempre / en todas las situaciones / en todos los entornos sucede que producción no logra cubrir el descuadre entre el pronóstico y los pedidos reales de los clientes?
Con esta pregunta estamos revisando:
- Si nuestra empresa ha tenido situaciones en las que hubo un descuadre entre el pronóstico y los pedidos reales, pero producción logró cubrirlo. ¿Cuáles fueron las circunstancias?
- ¿Es un hecho para otras empresas (en nuestra industria o en otras industrias) que su producción no logra cubrir un descuadre? Si no, o no siempre, ¿cuáles son las condiciones bajo las cuales este supuesto no es cierto?
Si logramos detectar esas circunstancias y condiciones, esto nos pueda ayudar en el desarrollo de inyecciones.
Permítanme demostrar el uso de la pregunta “¿Siempre es así?” en un supuesto famoso, “Un recurso ocioso es un desperdicio mayor”,[10] que TOC niega con el enfoque de gerencia de las restricciones.
Hagamos preguntas:
¿Siempre es cierto que un recurso ocioso es un desperdicio? ¿Podemos pensar en circunstancias o condiciones en los que esta afirmación no es cierta?
¿Qué sucedería si, solo en aras de cumplir con el medidor de eficiencias, el recurso está produciendo algo que no se necesita y que probablemente no se vaya a vender nunca? Si es así, va a generar más desperdicio que si estuviera ocioso.
¿Cuándo es malo y es un verdadero desperdicio permitir que el recurso esté ocioso? Solamente cuando la demanda real del mercado excede la capacidad disponible del recurso. En este caso, cualquier tiempo ocioso es un verdadero desperdicio de la capacidad.
Esto nos lleva al entendimiento de que solamente los recursos que tienen una demanda real sobre su capacidad no deberían desperdiciar su capacidad y no deberían estar ociosos. Para los recursos con capacidad excedente está bien estar ociosos de vez en cuando. Esta es una inyección de TOC que niega el supuesto “Un recurso ocioso es un desperdicio mayor”.