Como avaliar se estamos entendendo e se estamos “sendo entendidos”?

O que você verá a seguir pode parecer bobo e até perda de tempo, mas talvez seja o melhor conselho de todo este documento.

A comunicação entre pessoas é complexa e sujeita a muito mal entendido. Pode parecer que estamos entendendo e que estamos sendo compreendidos, mas um pequeno desvio pode gerar muita confusão.
Para evitar essas diferenças, a cada período de tempo devemos fazer uma “Revisão do Acordado até o Momento”, onde você deve “repetir” o que foi definido até o momento, desde o início da reunião. E na segunda vez, repetir novamente, tudo, desde o início da reunião. E assim até a última vez. Claro que esse repetir é um resumo do que foi definido, mas que deixe claro os detalhes do que você entendeu e do que pretende fazer. Também deve ser citado o que foi definido que as outras partes devem fazer.
Muitas vezes, na primeira pausa para validação do entendimento, temos algumas definições, e na segunda, algumas dessas primeiras definições já foram alteradas, e novas ideias apareceram. É normal o cliente discordar do que é apresentado na “Revisão do Acordado” e essa discordância deve ser resolvida antes de voltar a novos assuntos. Muitas vezes o cliente diz que não foi isso que ele entendeu que seria feito, ou que não era isso que ele estava pensando, e você ficará feliz de ter feito essa Revisão. Quanto mais cedo forem levantadas essas diferenças, melhores serão as decisões finais.

• Mas qual é o período ideal entre cada Validação?

Imagine que você conversou por 3 horas, fez a revisão só no final da reunião e neste momento percebe que algumas definições foram mal entendidas. E agora, ainda haverá tempo de redefinir? E tudo que foi discutido baseado em um entendimento equivocado, será que tem alguma validade?

Se você conversar por 15 minutos e parar para revisar, pouca coisa pode ter ficado mal entendida. Será rápido ajustar e continuar as definições. 15 minutos é uma sugestão, e dependerá do ritmo da reunião.

Não foi citado que você deve estar anotando os tópicos, definições, tarefas, prazos, etc. É isso que você irá repassar com os participantes.

Então, a cada período, você faz uma Pausa e diz:

• Até agora definimos que … e que faremos isso … e que vocês farão isso… Todos concordam?

E no final da reunião, você repete essa frase, relendo cada tópico que você anotou.