Iniciando com um novo time

Quem acompanha o que eu escrevo já deve ter percebido o quanto eu gosto de listas e roteiros para encarar diversas situações. Eu até recebi um feedback sobre como eu me saio bem quando eu tenho um processo para me comunicar, mas que preciso melhorar na improvisação. Já estou trabalhando no meu ponto de melhoria, mas fiquei pensando muito sobre a parte positiva do feedback.

Tentando recuperar todas as situações em que tenho um processo, me lembrei que sempre tenho um roteiro para as cerimônias, sempre me preparo para entrar em reuniões e sempre sigo um certo padrão para iniciar o trabalho com times novos. Há alguns anos, eu tive uma experiência como Scrum Master em que troquei de time diversas vezes no ano e, para me ajudar a vencer a vergonha, me preparava com muitos planos para enfrentar diversas situações hipotéticas. Pensar em várias possibilidades e cenários sempre me deu um pouco mais de confiança e me apoio nisso até hoje, apesar de não ser o mais recomendado para quem quer vencer a ansiedade.

Pensar a respeito do feedback e lembrar sobre essa época em que tive muitas mudanças de cenário me lembrou do checklist que uso para quando vou conhecer um novo time. Caso você nunca tenha trabalhado como gestor ou apenas esteja há muito tempo trabalhando com o mesmo time, acredito que compartilhar esse meu passo a passo vai te ajudar a entender algumas coisas importantes sobre quando lidamos com pessoas.

Quando vou iniciar com um novo time, costumo seguir esse passo a passo para iniciar o processo de construção de relacionamentos:

• Conhecer o time
• Deixar o time me conhecer
• Conhecer as pessoas
• Dar visibilidade do que vamos fazer
• Manter o nível de satisfação do time

Com o tempo, vamos aprendendo como cada pessoa prefere trabalhar e construímos confiança com todos. Mas acredito que iniciar de forma estruturada ajuda no início do processo.

Para cada item do checklist, sigo uma série de práticas, que irei descrever nesse capítulo.

O primeiro passo é conhecer o time. Quando ele está em formação é um pouco mais fácil, principalmente se você estiver envolvido na contratação das pessoas. Conforme o time vai aprendendo sobre o trabalho, você vai aprendendo junto.

Quando o time já existe, eu costumo documentar tudo o que eu aprendo para não esquecer nenhum detalhe. Iniciando pelos nomes e papeis de cada pessoa. Além disso, também converso com o time para entender o cenário atual, o que deu certo e o que não foi muito bem no passado e quais são as expectativas com a minha chegada. Esse último ponto é mais importante ainda quando vou atuar com um time que não conhece nenhuma prática que pretendo implementar. Sempre surgem muitas dúvidas.

Além das pessoas, é importante entender o escopo de trabalho:

• Somos responsáveis por qual produto/funcionalidade?
• Qual é o estado atual do produto?
• Temos alguma data ou entrega já acordada?
• Quem são os nossos stakeholders (partes interessadas)?
• Com quais times interagimos?
• Temos um público-alvo definido?

Fazer essas e outras perguntas a respeito do escopo de trabalho é importante para entender a situação atual e como podemos ajudar. Também ficamos cientes de quais pessoas teremos mais contato e provavelmente precisaremos acionar para resolver impedimentos.

Tão importante quanto conhecer o time é deixar o time me conhecer. Não costumo falar tanto quando inicio o trabalho com novas pessoas, mas entendo que, para a comunicação fluir, ela precisa acontecer de todos os lados. Por isso, costumo me apresentar, falar da minha formação, experiências anteriores e como acredito que poderei ajudar.

Sempre surgem dúvidas sobre a atuação da gestão e qual é a diferença que esse papel vai fazer no dia a dia de trabalho. Esse momento inicial nem sempre revela todas as ressalvas do time em relação a uma pessoa nova chegando, mas deixar o espaço para conversa aberto é importante.

Falando nisso, costumo passar os meus contatos e reforçar que o meu trabalho é ajudar o time. Então ninguém deve ficar com receio de me chamar para tirar dúvidas ou pedir ajuda.

Conhecer o time é uma coisa, conhecer cada pessoa do time é outra. Gosto de fazer alguns rituais para me aproximar, mesmo com os integrantes que não estou com a gestão direta. Para isso, marco conversas recorrentes de 1:1 e sempre deixo o espaço aberto para conversar sobre qualquer coisa.

Nem todas as pessoas se sentem confortáveis de expor os problemas em grupo, mesmo quando já construímos um ambiente seguro. Por isso, costumo perguntar a respeito da atuação, nível de satisfação e expectativas para o futuro nas conversas individuais. O importante aqui é usar as informações passadas para resolver problemas, aproximar as pessoas do time e melhorar a comunicação dentro da equipe. Deixar clara a intenção e o quanto de cada informação será utilizado posteriormente ajuda a construir um relacionamento de confiança.

Além de me aprofundar nas informações profissionais, também gosto de deixar um espaço aberto para conversas mais pessoais. Conhecer as pessoas de verdade ajuda a estreitar laços. E, se você gosta de trabalhar com pessoas, certamente vai achar esse passo o mais tranquilo e natural de todos.

Algumas pessoas resistem, outras são um livro aberto. O importante aqui é respeitar o quanto cada um gostaria de expor e está disposto a compartilhar sobre si. Relacionamentos são uma troca e ninguém vai confiar em compartilhar se não perceber a mesma abertura de quem cobra sinceridade.

Não é preciso destrinchar a vida de ninguém. Apenas se importar verdadeiramente e entender que as pessoas possuem uma vida pessoal que pode eventualmente impactar o trabalho é suficiente.

Um dos pontos que mais gera ansiedade é o formato de trabalho. Quando o time já trabalha com o framework que você vai propor é bem mais fácil, mas em casos em que as pessoas estão muito mais acostumadas com a teoria e não possuem tanto entendimento da prática, iniciar o trabalho de verdade vira um ponto de atenção.

Gosto de montar uma apresentação de slides com uma proposta de formato de trabalho. Geralmente monto essa proposta após conversar com o time e entender as dores e características de cada um. Apresento também todos os rituais de gestão, quando aplicável, e já aproveito para mostrar quais são os acordos que vamos firmar para ter um trabalho bem-organizado dali em diante.

Costumo trabalhar com as cerimônias do Scrum para organizar o trabalho. Por isso, os acordos incluem a cadência e os horários das cerimônias (principalmente da Daily) e criar o Definition of Ready (DoR) e o Definition of Done (DoD). Atualmente, uso o Kanban para organizar as demandas e acompanhar o andamento do trabalho do time.

Também combino com o time uma semana para que todos entedam como o formato proposto vai funcionar. Nessa semana, o objetivo é que todos entendam o formato de trabalho, a ferramenta de gestão que será usada (Azure Boards, Jira, Trello, etc.), os produtos que vamos desenvolver e a configuração do ambiente de desenvolvimento.

Após apresentar tudo, deixo o tempo restante da reunião para dúvidas, comentários e sugestões de mudanças. A ideia é que a gente saia com um plano para ser executado durante a primeira semana que nos permita iniciar o trabalho sem maiores problemas na semana seguinte.

Já trabalhei em times em que havia um formulário sempre aberto para envio de dúvidas, em times que essa comunicação era feita via mensagens diretas e em times que desde o início traziam os pontos de melhoria nas Retrospectivas. Independentemente da forma que o time se comunicar melhor com você, não deixe de ter um canal que funcione para entender o que está reduzindo a moral e a motivação.

Após iniciar com o time, seja ele novo ou já existente, o trabalho se resume em não deixar as melhorias cessarem e não perder a confiança construída. Rituais como o Happiness Radar e o Health Check podem apoiar nesse acompanhamento constante.