Dia a dia de um gestor

Antes de atuar como gestora, sempre tive dúvidas sobre o que um gestor realmente faz no dia a dia. No capítulo sobre as atividades de um gestor de pessoas, já compartilhei detalhes mais palpáveis sobre a atuação. Mas, mesmo assim, ainda não explicitei o que seria o dia a dia de um gestor. Ou seja, como que as responsabilidades são traduzidas nas tarefas de gestão.

Mais uma vez, esse é um capítulo para sanar as dúvidas de quem quer entender melhor o papel do gestor. Seja para entender como deveria ser a atuação do seu gestor ou para iniciar nessa carreira. Mas é importante deixar claro que estou compartilhando a minha experiência. Nem toda empresa vai exigir as mesmas responsabilidades e nem todo time precisa de um gestor com o mesmo conhecimento. Por isso, mantenho o foco nas atividades de gestão e no que está no meu escopo atualmente.

Outro ponto importante é que costumo organizar o meu dia usando o calendário. Por isso, em muitos dias, estou com o calendário cheio de compromissos que não necessariamente se traduzem em reuniões. Fechar momentos de foco para cumprir as minhas atividades me ajuda muito a não estender o horário de trabalho. Então, não estranhe quando eu apontar várias agendas durante o texto.

Para facilitar o entendimento, organizei este capítulo em 3 partes:

1. Dia a dia em “tempos normais”
2. Dia a dia em ciclos de avaliação
3. Dia a dia em planejamento estratégico

Algumas atividades são comuns a qualquer momento do ano. Quando analiso a minha agenda fora dos períodos do ciclo de avaliação e do planejamento estratégico, sempre tenho o seguinte:

• Agendas de trabalho do time
• Agendas com os rituais de gestão
• Agendas com atualizações sobre as áreas
• Agendas de onboarding
• Momentos de foco

Essas são as reuniões em que o trabalho do time é planejado e inspecionado. No formato atual, temos uma agenda de Refinamento toda segunda-feira e uma Retrospectiva a cada 15 dias, sempre nas sextas-feiras.

No Refinamento, eu costumo participar para ter visibilidade do trabalho que será feito nos próximos dias e para apoiar caso surja alguma dúvida. E na Retrospectiva eu costumo atuar como facilitadora.

Nos times em que estou atualmente, temos uma Daily assíncrona. Então só acompanho o que é enviado via Slack e intervenho caso tenha alguma tarefa ou algum impedimento em que eu possa atuar.

Como expliquei no capítulo a respeito, mantenho uma rotina de rituais de gestão junto ao time. A frequência e a duração de cada ritual varia, mas um resumo seria o seguinte:

• 1:1: a cada 15 dias, com duração de 45 minutos
• Health Check: a cada 2 meses, com duração de 1 hora e 30 minutos
• Happiness Radar: a cada 2 meses, com duração de 1 hora

Para os integrantes que estão fazendo alguma mentoria comigo ou acompanhando o PDI, costumo encaixar esses rituais no 1:1. Dependendo do quanto o liderado aproveita o seu 1:1, marco momentos em separado. Mas algumas pessoas costumam trazer poucos tópicos para conversar, então não vejo problema encaixar esses assuntos na mesma conversa.

Mesmo que não tenha um novo integrante chegando no time, costumo participar de forma frequente das agendas de onboarding. Onde trabalho atualmente, sempre que alguém está iniciando na empresa, temos um fluxo de reuniões para recepcionar essa pessoa. E ele é composto por pessoas de todas as áreas. Então, quando um novo grupo de pessoas inicia no trabalho, posso estar presente no onboarding, representando a área de Engenharia.

Quando tem um novo integrante no time em que atuo, o meu envolvimento é bem maior. Já que fico como responsável por organizar as agendas de onboarding específicas do time e também cabe a mim apresentar o novo integrante aos novos colegas e à todas as pessoas que ele terá contato.

Como comentei anteriormente, eu também me envolvo com o negócio. Seja para entender a direção que estamos seguindo ou até mesmo para opinar se estamos pensando em demandas factíveis. Por isso, eu participo de reuniões que vão além das reuniões do time ou das reuniões da área de Engenharia.

Além das reuniões de outras áreas que afetam diretamente o time, estou sempre presente no All Hands. Essa é uma reunião com toda a empresa, onde resultados de todas as áreas são expostos, bem como próximos passos. É uma ótima oportunidade para entender se estamos trabalhando conforme o que foi definido com a estratégia e o quanto estamos atingindo os resultados esperados.

Tento manter pelo menos 3 horas de foco na semana. Idealmente, precisaria de pelo menos 1 hora por dia. Mas dependendo do momento do ano, fica um pouco mais difícil.

Conforme as Dailies vão acontecendo e eu vou me atualizando sobre as iniciativas de Engenharia, surgem tarefas que preciso de um tempo para fazer. E, geralmente, uso essas agendas de foco para a execução delas.

Costumo anotar tudo o que surge e que preciso executar em um caderno. Essa lista me serve como guia para priorizar o que preciso fazer nesses momentos de foco. Assim, mesmo que não consiga ter o tempo ideal durante a semana, consigo finalizar tudo o que é prioritário.

Caso tenha algo muito importante, crio um compromisso em separado, com o nome da atividade. E, durante esse compromisso, me dedico apenas para aquela tarefa.

São nesses momentos de foco que costumo usar as práticas de gestão de tempo que apresentei no capítulo sobre competências de gestão.

Além de manter todas as agendas dos “tempos normais”, o dia a dia em ciclos de avaliação geralmente adiciona alguns compromissos extras no meu calendário. Geralmente, tento fazer uma priorização, para não deixar o dia ser consumido por reuniões. Então, esse pode ser um período em que não vou participar de reuniões das outras áreas, por exemplo.

Como comentei anteriormente, algumas tarefas eu não posso postergar. Por isso, adiciono compromissos exclusivos para elas. E a avaliação é uma das tarefas desse tipo. Eu reservo boa parte da minha agenda com o foco nas avaliações e sigo uma ordem no momento de organizar o que será avaliado.

Inicialmente, eu reviso todas as anotações que eu faço durante os 1:1’s. Nessas notas, estão todos os pontos importantes conversados durante o ciclo, entregas que foram feitas e feedbacks passados. Revisar essas anotações é importante para evitar o viés de recenticidade e fazer uma avaliação pautada em todo ciclo e não apenas nos últimos acontecimentos.

Após rever as anotações e fazer um resumo com a minha impressão geral sobre o ciclo, reviso a definição de cada competência a ser avaliada. Costumo fazer isso porque cada competência envolve muitos itens e acaba sendo fácil se perder no momento de escrever sobre cada pessoa.

Com as anotações dos 1:1’s e as competências revisadas, inicio a avaliação em si. Para cada compromisso na agenda que marco para focar nessa atividade, faço a avaliação de, no máximo, duas pessoas. Idealmente, deixo uma agenda reservada para cada avaliação. Após finalizar os documentos, transfiro a avaliação para o sistema.

Para finalizar, organizo as informações dos documentos para que fiquem na ordem que desejo passar o feedback para cada liderado. Lembrando que assim que a etapa de avaliação encerra, é preciso marcar agendas individuais para fazer a devolutiva da avaliação.

Além de todo esse trabalho para fechar o ciclo de avaliação, em paralelo eu também fico atenta aos prazos, relembrando o time das datas mais importantes. Tudo isso sem deixar de estar disponível para apoiar a equipe em caso de impedimentos.

Também preciso ficar disponível para participar dos comitês de calibração. Nesses momentos, o time de gestão se reúne com o time de Gente e falamos sobre as pessoas que desempenham o mesmo papel dentro da empresa. Fazer todas as avaliações com atenção me permite calibrar corretamente cada pessoa e fazer defesas mais embasadas em casos de promoção ou mérito.

Nessa época, algumas agendas dos “tempos normais” costumam se manter. Mas a maioria é desmarcada ou reagendada, pois o foco principal é na estratégia.

Aqui depende muito do framework utilizado ou de quem está organizando as cerimônias. Mas, de forma geral, reuniões para debate são marcadas e um material de referência é passado, para que todos possam ficar na mesma página. Além de participar das reuniões em mais alto nível, a média gestão também se preocupa em dar visibilidade para o time sobre como o processo está andando.

Quando temos a estratégia definida e precisamos do apoio do time para definir como vamos atingir os objetivos, costumo marcar algumas agendas para facilitar as dinâmicas. Inicio relembrando o que foi definido na estratégia e o nosso papel dentro dela. E então guio o time para podermos sair com insumos suficientes para dar visibilidade sobre o trabalho que vamos fazer para completar a estratégia geral.

Centralizar essa organização dentro do time ajuda a envolver as pessoas sem exigir muito de quem está perto da operação. Principalmente porque o foco principal deve ser entender como o time vai apoiar na execução da estratégia. O que significa que nem todos os detalhes precisam ser esmiuçados junto ao time.

Esse é um resumo de como a minha agenda se organiza. Como em alguns momentos do ano a agenda fica um pouco mais cheia, gosto de usar a estratégia de bloquear os meus horários para não me perder. Inclusive, algumas partes dos momentos de foco também são usadas para dar uma descansada e sair um pouco da frente do computador.

Tento resolver tudo o que é possível de forma assíncrona, mas sei da importância que uma conversa tem na colaboração. Por isso, meu dia a dia também inclui manter um equilíbrio na minha agenda, sem perder a qualidade do trabalho.