Atividades de um gestor de pessoas

Como mencionei na introdução, reuni todas as definições que encontrei durante os meus estudos e o que vejo no dia a dia, resultando em 7 atividades. Dependendo do contexto, é bem provável que essa definição não abranja todas as atividades necessárias. Mas a ideia é passar o que eu entendo ser o básico para atuar num papel de gestão de pessoas.

Porém, não basta apenas saber uma lista de atividades, é preciso saber o porquê para conseguir tomar as decisões no dia a dia. Uma definição vai tentar contemplar as situações enfrentadas na maioria dos times, mas não vai dar as respostas para uma situação específica que pode acontecer somente no seu contexto. E não vejo isso como algo ruim. Uma definição exaustiva, que diga basicamente como agir em todas as situações possíveis, é impossível de construir. E, caso fosse possível, seria mais fácil automatizar a gestão.

Por isso, entendo a definição do papel como um guia, um direcionador de como devemos agir para atingir os objetivos do time. Ações específicas serão tomadas e conflitos serão resolvidos a partir do seu entendimento em relação à dinâmica do time.

Quando você está atuando como gestor e precisa formar um time, é preciso definir os perfis necessários para que essa equipe atinja o seu propósito. E é papel do gestor entender quais são os níveis de senioridade e os conhecimentos técnicos necessários para que os resultados sejam atingidos.

No caso de não se ter muito contexto, o gestor do gestor de primeiro nível apoia na formação do time. Na verdade, o apoio do gestor de gestores pode ser esperado em qualquer atividade.

Caso você inicie como gestor em um time existente, é necessário avaliar se as pessoas possuem todas as habilidades necessárias da mesma forma. E, caso identifique que nem todas são aderentes ao propósito do time, avalie a necessidade de fazer treinamentos ou até mesmo movimentações.

A seleção de pessoas é feita com o apoio do time de RH. Mas esse apoio é feito em parceria. O RH não tem como saber quais são todas as competências necessárias para a contratação, nem qual é o contexto de atuação. Por isso, o gestor é responsável por passar uma visão das necessidades para o RH e por apoiar no processo de seleção.

Eu mesma já cometi o erro de achar que o RH é o principal responsável pelas contratações, quando, na verdade, eu também deveria estar envolvida no recrutamento e na seleção de novos colaboradores. Além de saber exatamente o perfil necessário, o gestor deve ser o principal interessado no processo de contratação. E o RH tem toda a empresa para apoiar, enquanto o gestor foca apenas no seu time, o que o torna a melhor pessoa para acompanhar o processo de contratação de perto.

Além de estar responsável pela seleção, o gestor também precisa estar ciente do orçamento disponível para contratações. Os custos com contratação devem ser considerados desde o momento da entrevista até a decisão de contratação, conforme o nível do profissional. Entender se a contratação faz sentido e está dentro do orçamento disponível também é um trabalho que pode ser feito com o apoio do RH e inclui também o time financeiro.

Mesmo quando o time é formado por todas as pessoas necessárias, com o conhecimento suficiente para atingir os resultados, não devemos manter o time estagnado. Por isso, entra nas responsabilidades do gestor o desenvolvimento das pessoas.

Ninguém quer ficar em um time em que não é desafiado ou que sente que não aprende. Então é importante manter um nível de demandas que exija da capacidade intelectual de todos, bem como se manter atento ao desenvolvimento de cada pessoa.

Conforme você vai se aproximando do time, é possível entender as ambições e planos de cada integrante. Como gestor, você tem certa visibilidade do quanto o interesse de cada um está alinhado com o que a empresa pode oferecer. Assim, é possível manter as expectativas sempre alinhadas, mesmo que isso signifique alguém sair do time no futuro.

Além de trabalhos mais burocráticos, essa atividade inclui o apoio na gestão da carreira de cada liderado. Por mais que cada pessoa seja responsável pela sua carreira, ter o acompanhamento e o apoio da liderança no direcionamento faz muita diferença.

Por isso, comento sempre que para ser da gestão é preciso gostar e estar motivado com o seu papel. Dar o direcional de carreira e entender as ambições de cada pessoa do time demanda muita energia e muita conversa. E se você não consegue se manter focado e interessado no que cada liderado traz como desafio de carreira, provavelmente não conseguirá apoiar da forma mais positiva possível.

Vou apresentar alguns rituais de gestão que impactam diretamente nessa atividade. E você vai perceber que o papel do gestor é muito mais um apoio do que uma atuação mais ativa. Cada pessoa é responsável pelo seu próprio desenvolvimento e o gestor fica como um guia, que ajuda a organizar esse plano.

E aqui também é necessário ficar atento ao orçamento, porque existem custos com ações de treinamento e reconhecimento. Por mais que muitas vezes se deseje promover todo o time, precisamos estar cientes de que existe uma limitação para a distribuição de méritos e promoções. Mesmo que não esteja envolvido de forma direta na definição desse orçamento, o gestor precisa priorizar as escolhas com o entendimento de que existe um limite dentro do qual se pode trabalhar.

Processos são necessários para que as pessoas consigam desempenhar o seu trabalho. Como gestor, você pode estabelecer processos junto ao time para que se tenha um trabalho bem-feito.

Os processos podem incluir a definição de reuniões para planejamento e acompanhamento do trabalho e uma rotina de documentação, por exemplo. Ou seja, qualquer coisa que permita organizar o trabalho do time em direção aos objetivos.

Para entender se os processos estão aderentes ao time, é necessário manter um acompanhamento de métricas. As métricas escolhidas dependem da área de atuação do time, mas, até mesmo dentro da mesma área, existem diversas opções. Cabe ao gestor conhecer as métricas existentes e selecionar as que fazem mais sentido para o seu contexto.

Um time com processos organizados vai ter muito mais chances de atingir os resultados esperados. E como o resultado do trabalho do gestor está diretamente ligado aos resultados que o time consegue alcançar, garantir que os processos estão aderentes é uma responsabilidade muito importante.

Enquanto o time segue esses processos, o gestor pode resolver impedimentos, apoiar em conflitos e esclarecer dúvidas. Com o time ciente do que é esperado de cada um, sabendo como devem atuar de acordo com as demandas e tendo o apoio do gestor para resolver os problemas, é muito grande a chance de sucesso e de um trabalho fluido.

É importante frisar que nem todos os impedimentos podem ser removidos diretamente pelo gestor. Sendo necessário atuar junto a outros times, conversando, entendendo o problema e buscando apoio. Nem sempre temos todas as respostas que os liderados esperam. E o apoio que podemos dar é um esforço para resolver problemas, ouvindo atentamente o que é passado e buscando soluções, que podem vir diretamente do gestor ou de outras fontes.

O gestor também desempenha um papel importante no entendimento do negócio, bem como no atingimento dos objetivos. Independentemente do framework usado para a definição dos objetivos, os gestores apoiam o time para a construção dos mesmos.

Para dar esse apoio, é necessário entender o negócio pelo qual a equipe é responsável. Sugestões que envolvem viabilidade técnica ficam mais a cargo dos integrantes do time, mas o gestor pode e deve apoiar pensando no quanto o objetivo do time irá ajudar no objetivo da empresa como um todo.

Além de apoiar na construção dos objetivos e métricas, o gestor também é responsável por manter o processo de acompanhamento da evolução das métricas definidas. Esta tarefa não deve ser solitária, pois o ideal é que todo o time tenha acesso e visibilidade do quanto o desempenho está atendendo ao que foi definido anteriormente.

O conhecimento de negócio também é importante para fazer o contato entre áreas. No dia a dia, o gestor costuma ficar como ponto focal do time. Assim, os integrantes são acionados apenas quando necessário. E ter o conhecimento do negócio permite discutir os pontos importantes mesmo quando o time não está envolvido.

Saber com qual área se comunicar para resolver um problema ou o impacto do que está sendo construído no resultado é uma ótima forma de manter o time trabalhando na direção correta. Com tudo o que mencionei, é possível organizar o dia a dia do time de forma que os processos sirvam para ajudar ao invés de atrapalhar.

Processos podem ser definidos com a melhor das intenções, mas certamente alguns ajustes serão necessários para que se adaptem ao contexto do time. A intenção é que o resultado da equipe seja o melhor possível de forma constante.

Em intervalos regulares, é necessário avaliar se os processos estão ajustados ao time. E, identificando qualquer anomalia, refazer os acordos para que o trabalho flua melhor.

Quando trabalhamos como gestores de times ágeis, podemos utilizar frameworks que já preveem esses momentos. Caso não tenha nada definido, é interessante incluir essa prática para a manutenção do desempenho. Retrospectivas são um exemplo de cerimônia em que o time pode passar feedbacks a respeito dos processos.

Mesmo com a participação do time nessa evolução, o gestor pode entender através das métricas e da observação do trabalho do dia a dia quais são os gargalos do processo. Entender o porquê de uma etapa do trabalho estar mais demorada e atuar sobre os motivos é uma forma de fazer essa evolução em paralelo com o trabalho do time. Mas, mesmo sendo uma responsabilidade do gestor acompanhar o desempenho, também incluo aqui a responsabilidade de compartilhar essa visão com o time.

A evolução dos processos precisa acontecer sem ignorar a qualidade das entregas. A qualidade é garantida não colocando a mão na massa, mas sim atuando nos processos seguidos pelo time e no apoio às pessoas que realizam o trabalho diretamente. O gestor deve atuar como um guardião de boas práticas e trabalhar para que o time se mantenha atualizado e ciente dos direcionais da empresa para manter o padrão esperado para as entregas.

O gestor também é responsável pela compra e assinatura de ferramentas ou qualquer outro recurso necessário para que o time desempenhe o seu trabalho. Em caso de custos compartilhados, pode ser que o gestor fique responsável apenas pela solicitação e não diretamente pelo gerenciamento da compra e uso do orçamento.

Nem todos os processos precisam gerar custos para a sua evolução. Cabe o gestor entender a real necessidade de cada solicitação que possa surgir do time e avaliar os custos para a escolha da ferramenta com o melhor custo-benefício.

Quando formamos um time, confiamos que temos pessoas com todas as habilidades e conhecimentos necessários para executar o trabalho. Mas, em alguns momentos, é possível que o time não consiga chegar a uma decisão.

Nesses casos, é esperado que o gestor ouça todos os lados e as suas justificativas, entenda a situação e facilite a discussão para que se chegue a um consenso. Em último caso, se o time não conseguir se entender e um bom tempo já tiver sido investido na discussão, o gestor deve decidir a solução que será seguida.

Coloco em último caso porque não podemos deixar o time se apoiar na decisão do gestor a cada conflito. Discussões são saudáveis e cabe ao gestor avaliar se ainda existe espaço para manter o debate ou se tempo suficiente já foi utilizado e o time deve seguir adiante.

Essa atividade é geralmente feita com menos frequência com o passar do tempo. Principalmente se trabalhamos para dar autonomia e manter o time motivado.

Dar autonomia é confiar que cada integrante do time possui o conhecimento necessário para desempenhar o seu trabalho. E acreditar que, caso seja necessário, as pessoas pedirão por ajuda. Esse entendimento parte desde o momento em que conseguimos selecionar as pessoas certas para o trabalho certo. Porque de nada adianta formar um time perfeito para uma demanda que não é o foco.

Com autonomia, é muito provável que soluções inovadoras e melhorias no processo de trabalho emerjam do próprio time. Porque, por mais que o líder seja especialista no trabalho feito pela equipe, querer puxar todas as soluções só vai trazer uma visão engessada de como as coisas funcionam. Deixar o time debater e fazer o trabalho de um jeito diferente pode parecer estranho no início, principalmente quando dominamos a solução. Mas formas eficientes, eficazes e surpreendentes podem surgir com essa abordagem com mais liberdade.

Podemos falar de motivação do ponto de vista da equipe, mas também é muito importante entender o que motiva cada pessoa. Porque nem sempre todos estarão no mesmo ritmo ou buscando os mesmos desafios. Então, cabe ao gestor entender o que faz com que cada um levante da cama de manhã e chegue ao trabalho disposto a dar o melhor de si.

Trabalhar desmotivado não gera resultado, apenas desgasta. E a intenção é manter o time trabalhando junto e entregando resultados por um tempo indeterminado. Isso só é possível se as pessoas se sentem energizadas trabalhando e não desgastadas.

Por isso, a orientação e o apoio na tomada de decisão devem ser manter literalmente como uma orientação e um apoio. As pessoas trabalham mais motivadas quando são responsabilizadas e apoiam nas decisões. O oposto acontece quando a gestão limita a autonomia e se mantém como único decisor do time.

Quando conflitos e problemas surgem no time, é normal que os integrantes procurem diretamente o gestor. Dependendo da situação, pode ser necessária uma atuação direta. Mas, geralmente, costumo resolver essas situações instruindo que a pessoa procure diretamente quem está envolvido no problema.

Não acredito que a melhor forma de gerir um time é ficar como ponto focal para a resolução de todos os problemas. Assim como no item anterior, isso pode gerar um costume no time que transforma o gestor em um gargalo. Incentivar conversas difíceis entre todos os integrantes aproxima as pessoas e cria confiança. Assim como a evolução dos processos, essa construção de relações dentro do time é muito importante para a manutenção de um trabalho saudável e de qualidade.

Novamente gostaria de citar o termo segurança psicológica. Em um time em que ela existe, discussões sempre são benéficas e levam à evolução do time. Por isso, entendo que o trabalho do gestor não deve ser direcionado a mitigar discussões. Mas sim para criar o ambiente em que as discussões são frutíferas, o respeito é prioridade e todos têm espaço para falar, sendo concordando ou discordando.

Rituais para entender se as expectativas de cada liderado continuam sendo atendidas e se o ambiente de trabalho em equipe é seguro e para manter o propósito do time claro entram neste ponto como norteadores do trabalho do gestor.

Mesmo não querendo ser o ponto focal para a resolução de todos os problemas do time, é preciso se manter disponível. Seja para tirar dúvidas ou para orientar e direcionar o liderado para quem possa ajudar.

Muitas vezes, quando uma situação é enfrentada pela primeira vez, é comum que se busque o gestor. Nessas oportunidades, aproveite para alinhar as expectativas sobre como devem agir nas próximas vezes em que a situação ocorrer. Esse alinhamento de expectativas não significa que você como gestor deve ter todas as respostas. Mas é interessante dar visibilidade de como chegou a uma solução, para aumentar a independência do time na resolução de problemas.

Além de viabilizar várias oportunidades para evoluir o time, se manter disponível também é importante para estabelecer uma proximidade. Uma gestão distante e que não tem tempo para as pessoas acaba se perdendo em todos os objetivos de gestão citados nos pontos anteriores.

Seguindo na linha dos papéis e responsabilidades do gestor, a liderança muitas vezes é confundida com o papel de gestão. Mas, como vou explicar depois, qualquer um pode ser líder. Porém, se você for um gestor e também uma liderança dentro do time, o seu trabalho vai ser feito de forma muito mais tranquila.

Nesta atividade também incluo ser um gestor que lidera pelo exemplo. E isso é ser uma pessoa disponível, que está sempre aprendendo e aplicando esses conhecimentos com o time. É ser alguém disposto a entrar em debates para expor e defender as suas ideias. E, principalmente, alguém que lidera pessoas ao invés de chefiar.

Geralmente, costumo trabalhar muito com os times sobre gestão de tempo. E esse é um ótimo exemplo para a liderança pelo exemplo. Se eu instruo as pessoas a organizarem as suas atividades para o dia e depois trabalho de forma desleixada, me atrasando para os compromissos do time, qual mensagem eu estaria passando?

Ser o espelho dos comportamentos esperados é uma ótima forma de demonstrar para o time que você realmente valoriza o que prega. Ninguém gosta de seguir alguém que sempre está pelo “faça o que eu digo, mas não faça o que eu faço”. E entendo que isso é particularmente importante quando estamos construindo estruturas horizontais, em que o time trabalha junto do gestor e não para o gestor.

Trabalhar com gestão de pessoas exige uma mudança na postura e a disponibilidade engloba vários comportamentos que mostram o que gostaríamos que o time reproduzisse.