5 Hur vet vi efteråt om detta var ett bra möte?

Om vi har en organisation som inte är rätt uppsatt så kommer vi att ha ganska många möten för att lösa de problem vi har med informationsöverföring och beslutsfattande. Det bästa sättet att lösa detta är troligen i de flesta fall att göra om organisationen till att arbeta i smidigare värdeflöden samt med decentraliserade beslut och därav minska behovet av många möten. Nu är detta inte möjligt att göra alls på vissa ställen och inte på kort sikt på andra så vi får istället ta till andra knep - till exempel förbättra de möten vi har.

Ett traditionellt och ganska fastslaget sätt att driva bra möten har länge varit att ha en agenda och följa den. I agendan finns mötets syfte och mål och hur man ska förbereda sig. Detta kan vara en bra början men jag vill slå ett slag för ytterligare en sak som kan vara bra att ta till.

Ta några minuter i början på mötet och diskutera frågan “Hur vet vi efteråt att detta var ett bra möte?” och anpassa mötet efter denna diskussion. Det ger alla chansen att komma med synpunkter på vad de vill få ut av möten och inte minst att klargöra vad gruppen eller teamet vill uppnå med mötet. Inte bara vad en viss individ vill uppnå. Genom att se framåt och föreställa sig att mötet blev bra öppnar vi upp för positivt tänkande och kan visualisera de bra beteenden och förlopp som vi vill se under mötets gång. Det ger oss en mycket bättre möjlighet att utgången också blir bättre, dvs att vi når fram till både målet och att mötet som i sig blev bra.

Använd också en stund i slutet av mötet till att reflektera över hur mötet gick. Vad gick bra och vad gick mindre bra? Vad ska vi ta med oss till nästa möte och vad ska vi förbättra? Att ställa sig frågan är inte något som vi behöver göra varje möte, men väl så ofta att vi utforskat den och kanske även kommit till en platå där den inte längre hjälper oss att bli bättre.