Projektablage
Projektablage
Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird
Über das Buch
Den meisten Projektbeteiligten ist gar nicht klar, in welch gigantischem Ausmaß eine unstrukturierte Projektablage eine Verschwendung an Zeit, Nerven, Energie und Erfolg darstellt.
- Unnötiger Aufwand zum Ablegen: Ich weiß nicht, wo’s hinkommt. Also muss ich länger überlegen und tu’s schnell auf den Desktop oder ich speicher’s ein paar Mal ab.
- Unnötiger Aufwand, um ein Dokument zu finden.
- Doppelarbeit, wenn ich ein Dokument nicht finde und nochmal schreiben muss oder wenn ich die falsche Version verwende und alle Änderungen umsonst waren.
- Ich kann auf ein Dokument nicht zugreifen, weil es keine gemeinsame Projektplattform gibt. Also muss ich es von einem anderen Projektmitglied anfordern. Also entstehen bei mir Wartezeiten und Unterbrechungen.
- Und das andere Projektmitglied, das ich anrufe oder dem ich eine Mail schreibe, wird auch unterbrochen und verliert an Produktivität. In projekt-orientierten Unternehmen (IT, Bau usw.) machen die internen E-Mails oft schon den Hauptteil der E-Mail-Flut aus.
- Die Wartezeiten und Unterbrechungen zwingen zum Multitasking. Der Work in Progress kann nicht sinnvoll begrenzt werden. Hektik und Stress nehmen zu.
- Manchmal geht der Überblick über die eigenen anstehenden Aufgaben verloren. Das führt zu schlechtem Gewissen und Angst.
- Schließlich können nicht auffindbare Dokumente zu Einnahmeverlusten führen. Zum Beispiel, wenn man dem Kunden nicht nachweisen kann, dass er eine bestimmte Auftragserweiterung abgezeichnet hat.
Wir erklären in diesem Buches, was überhaupt ein Projekt ist, welche unterschiedlichen Projektprofile es gibt und welche verschiedenen Ablagetypen sich daraus ergeben. Für verschiedene Projekttypen schlagen wir eine Ablagestruktur vor, mit der Sie schnell Informationen austaschen können:
- Wir widmen ein Kapitel dem Ad-hoc-Projektmanagement. Wie legen wir Dokumente am besten in kleineren Projekten ab.
- Dann folgen zwei Kapitel über die Ablage in Wasserfallartigen Projekten. Das sind Projekte, die sich gut in Phase aufteilen lassen.
- Das nächste Kapitel zeigt Vorschläge für die Ablage in agilen Projekten, z. B. solchen bei den Scrum als Gestaltungsrahmen benutzt wird.
- Auch für komplexe Projekte, bei denen die Einzelteile zu einem Gesamtergebnis montiert werden, haben wir uns eine Ablagestruktur überlegt.
- Zum Schluss stellen wir eine Lösung für Projekte unter sehr hohem Zeitdruck vor.
Viele Lösungen, die wir an anderer Stelle gefunden haben, überzeugten uns nicht. Sie sind nur mit großer Disziplin umsetzbar, unverständlich und gehen nicht auf die Besonderheiten der Projekte ein. Unsere Lösungsvorschläge richten sich an Projekte in folgenden Branchen:
- Bauprojekte
- IT-Projekte, Softwareentwicklung (klassische und agile Herangehensweisen)
- Projekte bei öffentlichen Organisationen und kommunalen Betrieben
- Projekte im Dienstleistungsbereich
Ablage von Projektdokumenten lindert sofort die Schmerzen von E-Mail-Flut. Jeder kann sich um das Thema Ablage kümmern. Beim Schreiben haben wir vor allem an folgende Rollen gedacht:
- Projektleiter, Projektmanager
- Mitarbeiter in Projekten
- Mitarbeiter und Verantwortliche in Programmbüros und Projektunterstützungsbüros
- Qualitäts- und Dokumentenmanagementbeauftragte
- Bereichs- und Abteilungsleiter
- IT-Verantwortliche
Table of Contents
-
Vorwort
- Was sind die Auswirkungen?
- Überblick über unsere Werkzeuge
- An wen richtet sich dieses Buch?
- Erst die Struktur, dann die Software!
- Fragen Sie uns
- Kapitel 1 Was ist ein Projekt?
-
Kapitel 2 Wie eine E-Mail- und Dokumentenflut entsteht
- Wohin mit den E-Mails?
- Fall 1: Frage nach Dokumenten
- Fall 2: Abstimmung von Aufgaben
-
Kapitel 3 Was ist für eine Teamablage wichtig?
- Kriterien für eine gut funktionierende gemeinsame Ablage
- Kriterium Teamorientierung
- Kriterium Trennschärfe
- Kriterium Suchfreundlichkeit
- Kriterium Verlässlichkeit
- Kriterium Versionssicherheit
- Kriterium Mobilität
- Kriterium Newsticker
- Kriterium Ergonomie
- Kriterium Dynamik
- Beurteilung von Ablagemodellen
-
Kapitel 4 Einige Grundbegriffe der Projektablage
- Ergebnisdokumente eines Projekts
- Vorgangsdokumente eines Projekts
- Steuerungsdokumente eines Projekts
- Ordnung braucht ein führendes Merkmal
-
Kapitel 5 Wie Unsicherheit zu unterschiedlichen Projekttypen führt
- Kooperation braucht Regeln
- Neuheit des Produkts
- Neuheit der Technik und Entwicklungsmethoden
- Komplexes Zusammenfügen der Teilprodukte
- Zeitdruck
- Zusammenfassung
-
Kapitel 6 Verschiedene Projektmanagement-Methoden und ihre Auswirkung auf die Projektablage
- Die vier Projekttypen
- Sieben Projektmanagement-Methoden
- PM-Methode 1: Ad-hoc
- PM-Methode 2: Einfacher Wasserfall
- PM-Methode 3: Wasserfall mit Rücksprüngen
- PM-Methode 4: Agile Herangehensweise
- PM-Methode 5: Montage-Projekte
- PM-Methode 6: Autonome Teams
-
Kapitel 7 Ablage für Ad-hoc-Projekte (PM-Methode 1)
- Beispiel und Definition
- Die Zeit als führendes Merkmal
- Klammerordner
- Ein- und Auschecken von Dokumenten aus den Klammerordnern
- Archivordner
- Passen Sie die Ablage an
- „Meine Ablage würde aber ganz anders aussehen!“
-
Kapitel 8 Ablage für Wasserfallprojekte (PM-Methode 2)
- Was ist ein Projekt mit festen Phasen?
- Kanban-Boards
- Ablage in Projekten mit festen Phasen
- Musterordner
-
Kapitel 9 Ablage für Wasserfallprojekte mit Rücksprüngen (PM-Methode 3)
- Unterschiede zum Wasserfallmodell
- Schleifenbildung und Versionierung
-
Kapitel 10 Ablage für agile Herangehensweisen (PM-Methode 4)
- Beispiel und Definition
- Die Iterationen (Sprints) als führendes Merkmal
- Klare Verantwortung für die Ablage
- Häufige Probleme bei agilen Teams
-
Kapitel 11 Ablage für Montage-Projekte (PM-Methode 5)
- Beispiel und Definition
- Die gewachsene Ordnung
- Produktstrukturplan
- Ablage nach Prozessen und Produkten
- Gliederung der Produktordner
- Steuerungsprodukte und Interprozesse
- Ergebnisdokumente: Die Projektdokumentation
-
Kapitel 12 Ablage für autonome Teams (PM-Methode 6)
- Situation
- Beschreibung
- Was brauchen autonome Teams?
- Wie erstellt man Dokumente vor dem eigentlichen Projekt?
- Zusammenfassung
-
Kapitel 13 Dropbox als technische Basis für die Ablage
- Starten Sie mit einem gemeinsamen Verzeichnis für das Projekt
- Nutzen Sie Dropbox für Projekte mit mehreren Organisationen
- Wie Sie Dropbox für Projekte einrichten
- Beispiel 1: Mehrere Projekte mit unterschiedlichen Beteiligten, keine Teilprojekte
- Beispiel 2: Ein Projekt mit Teilprojekten und unterschiedlichen Beteiligten
- Was man bei Dropbox beachten sollte
- Wie man Dropbox-Daten schützt
- Wann sollten Sie Dropbox und Co. nicht nutzen?
- Schlusswort
- Literaturverzeichnis
- Über die Autoren
Andere Bücher dieses Autors
Authors have earned$10,071,608writing, publishing and selling on Leanpub, earning 80% royalties while saving up to 25 million pounds of CO2 and up to 46,000 trees.
Erfahren Sie mehr über das Schreiben mit Leanpub
Die bedingungslose Leanpub, Kein Risiko, 100% zufrieden Garantie
Innerhalb von 45 Tagen ab Kauf kannst du dein Geld zu 100% zurückverlangen, bei jedem Leanpub-Kauf, in nur zwei Klicks. Wir bearbeiten die Erstattungen manuell, daher dauert es ein paar Tage, bis der Betrag ankommt.
Lese die kompletten Bedingungen.
Free Updates. DRM Free.
If you buy a Leanpub book, you get free updates for as long as the author updates the book! Many authors use Leanpub to publish their books in-progress, while they are writing them. All readers get free updates, regardless of when they bought the book or how much they paid (including free).
Most Leanpub books are available in PDF (for computers), EPUB (for phones and tablets) and MOBI (for Kindle). The formats that a book includes are shown at the top right corner of this page.
Finally, Leanpub books don't have any DRM copy-protection nonsense, so you can easily read them on any supported device.
Learn more about Leanpub's ebook formats and where to read them
Top Books
C++ Best Practices
Jason TurnerLevel up your C++, get the tools working for you, eliminate common problems, and move on to more exciting things!
Digital-First Events
Joep Piscaer and Jana BorutaThe only resource you will ever need to launch your digital events program.
node-opcua by example
Etienne RossignonGet the best out of node-opcua through a set of documented examples by the author himself that will allow you to create stunning OPCUA Servers or Clients.
Cloud Strategy
Gregor Hohpe“Strategy is the difference between making a wish and making it come true.” A successful migration to the cloud can transform your organization, but it shouldn’t be driven by wishes. This book tells you how to develop a sound strategy guided by frameworks and decision models without being overly abstract nor getting lost in product details.
R Programming for Data Science
Roger D. PengThis book brings the fundamentals of R programming to you, using the same material developed as part of the industry-leading Johns Hopkins Data Science Specialization. The skills taught in this book will lay the foundation for you to begin your journey learning data science. Printed copies of this book are available through Lulu.
C++20
Rainer GrimmC++20 is the next big C++ standard after C++11. As C++11 did it, C++20 changes the way we program modern C++. This change is, in particular, due to the big four of C++20: ranges, coroutines, concepts, and modules.
The book is almost daily updated. These incremental updates ease my interaction with the proofreaders.
Sockets and Pipes
Type ClassesSockets and Pipes is not an introduction to Haskell; it is an introduction to writing software in Haskell. Using a handful of everyday Haskell libraries, this book walks through reading the HTTP specification and implementing it to create a web server.
Atomic Kotlin
Bruce Eckel and Svetlana IsakovaFor both beginning and experienced programmers! From the author of the multi-award-winning Thinking in C++ and Thinking in Java together with a member of the Kotlin language team comes a book that breaks the concepts into small, easy-to-digest "atoms," along with exercises supported by hints and solutions directly inside IntelliJ IDEA!
Ansible for DevOps
Jeff GeerlingAnsible is a simple, but powerful, server and configuration management tool. Learn to use Ansible effectively, whether you manage one server—or thousands.
Introducing EventStorming
Alberto BrandoliniThe deepest tutorial and explanation about EventStorming, straight from the inventor.
Top Bundles
- #1
Software Architecture for Developers: Volumes 1 & 2 - Technical leadership and communication
2 Books
"Software Architecture for Developers" is a practical and pragmatic guide to modern, lightweight software architecture, specifically aimed at developers. You'll learn:The essence of software architecture.Why the software architecture role should include coding, coaching and collaboration.The things that you really need to think about before... - #2
Django for Beginners/APIs/Professionals
3 Books
- #3
CCIE Service Provider Ultimate Study Bundle
2 Books
Piotr Jablonski, Lukasz Bromirski, and Nick Russo have joined forces to deliver the only CCIE Service Provider training resource you'll ever need. This bundle contains a detailed and challenging collection of workbook labs, plus an extensively detailed technical reference guide. All of us have earned the CCIE Service Provider certification... - #4
Cisco CCNA 200-301 Complet
4 Books
Ce lot comprend les quatre volumes du guide préparation à l'examen de certification Cisco CCNA 200-301. - #5
Modern Management Made Easy
3 Books
Read all three Modern Management Made Easy books. Learn to manage yourself, lead and serve others, and lead the organization. - #6
Linux Administration Complet
4 Books
Ce lot comprend les quatre volumes du Guide Linux Administration :Linux Administration, Volume 1, Administration fondamentale : Guide pratique de préparation aux examens de certification LPIC 1, Linux Essentials, RHCSA et LFCS. Administration fondamentale. Introduction à Linux. Le Shell. Traitement du texte. Arborescence de fichiers. Sécurité... - #7
CCDE Practical Studies (All labs)
3 Books
CCDE lab - #8
All the Books of The Medical Futurist
6 Books
We put together the most popular books from The Medical Futurist to provide a clear picture about the major trends shaping the future of medicine and healthcare. Digital health technologies, artificial intelligence, the future of 20 medical specialties, big pharma, data privacy, digital health investments and how technology giants such as Amazon... - #9
Cloud Architect: Transform Technology and Organization
2 Books
Architects don't just recite product names and features. They understand the options, decisions, and trade-offs behind them. They earn credibility and maintain authenticity by connecting the penthouse with the engine room. Get two essential books that redefine the role of the software and IT architect at one low price:37 Things One Architect... - #10
Mastering Containers
2 Books
Docker and Kubernetes are taking the world by storm! These books will get you up-to-speed fast! Docker Deep Dive is over 400 pages long, and covers all objectives on the Docker Certified Associate exam.The Kubernetes Book includes everything you need to get up and running with Kubernetes!