Projektablage
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Projektablage

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Abgeschlossen am 2014-03-30

Über das Buch

Den meisten Projektbeteiligten ist gar nicht klar, in welch gigantischem Ausmaß eine unstrukturierte Projektablage eine Verschwendung an Zeit, Nerven, Energie und Erfolg darstellt.

  • Unnötiger Aufwand zum Ablegen: Ich weiß nicht, wo’s hinkommt. Also muss ich länger überlegen und tu’s schnell auf den Desktop oder ich speicher’s ein paar Mal ab.
  • Unnötiger Aufwand, um ein Dokument zu finden.
  • Doppelarbeit, wenn ich ein Dokument nicht finde und nochmal schreiben muss oder wenn ich die falsche Version verwende und alle Änderungen umsonst waren.
  • Ich kann auf ein Dokument nicht zugreifen, weil es keine gemeinsame Projektplattform gibt. Also muss ich es von einem anderen Projektmitglied anfordern. Also entstehen bei mir Wartezeiten und Unterbrechungen.
  • Und das andere Projektmitglied, das ich anrufe oder dem ich eine Mail schreibe, wird auch unterbrochen und verliert an Produktivität. In projekt-orientierten Unternehmen (IT, Bau usw.) machen die internen E-Mails oft schon den Hauptteil der E-Mail-Flut aus.
  • Die Wartezeiten und Unterbrechungen zwingen zum Multitasking. Der Work in Progress kann nicht sinnvoll begrenzt werden. Hektik und Stress nehmen zu.
  • Manchmal geht der Überblick über die eigenen anstehenden Aufgaben verloren. Das führt zu schlechtem Gewissen und Angst.
  • Schließlich können nicht auffindbare Dokumente zu Einnahmeverlusten führen. Zum Beispiel, wenn man dem Kunden nicht nachweisen kann, dass er eine bestimmte Auftragserweiterung abgezeichnet hat.

Wir erklären in diesem Buches, was überhaupt ein Projekt ist, welche unterschiedlichen Projektprofile es gibt und welche verschiedenen Ablagetypen sich daraus ergeben. Für verschiedene Projekttypen schlagen wir eine Ablagestruktur vor, mit der Sie schnell Informationen austaschen können:

  • Wir widmen ein Kapitel dem Ad-hoc-Projektmanagement. Wie legen wir Dokumente am besten in kleineren Projekten ab.
  • Dann folgen zwei Kapitel über die Ablage in Wasserfallartigen Projekten. Das sind Projekte, die sich gut in Phase aufteilen lassen.
  • Das nächste Kapitel zeigt Vorschläge für die Ablage in agilen Projekten, z. B. solchen bei den Scrum als Gestaltungsrahmen benutzt wird.
  • Auch für komplexe Projekte, bei denen die Einzelteile zu einem Gesamtergebnis montiert werden, haben wir uns eine Ablagestruktur überlegt.
  • Zum Schluss stellen wir eine Lösung für Projekte unter sehr hohem Zeitdruck vor.

Viele Lösungen, die wir an anderer Stelle gefunden haben, überzeugten uns nicht. Sie sind nur mit großer Disziplin umsetzbar, unverständlich und gehen nicht auf die Besonderheiten der Projekte ein. Unsere Lösungsvorschläge richten sich an Projekte in folgenden Branchen:

  • Bauprojekte
  • IT-Projekte, Softwareentwicklung (klassische und agile Herangehensweisen)
  • Projekte bei öffentlichen Organisationen und kommunalen Betrieben
  • Projekte im Dienstleistungsbereich

Ablage von Projektdokumenten lindert sofort die Schmerzen von E-Mail-Flut. Jeder kann sich um das Thema Ablage kümmern. Beim Schreiben haben wir vor allem an folgende Rollen gedacht:

  • Projektleiter, Projektmanager
  • Mitarbeiter in Projekten
  • Mitarbeiter und Verantwortliche in Programmbüros und Projektunterstützungsbüros
  • Qualitäts- und Dokumentenmanagementbeauftragte
  • Bereichs- und Abteilungsleiter
  • IT-Verantwortliche
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Table of Contents

  • Vorwort
    • Was sind die Auswirkungen?
    • Überblick über unsere Werkzeuge
    • An wen richtet sich dieses Buch?
    • Erst die Struktur, dann die Software!
    • Fragen Sie uns
  • Kapitel 1 Was ist ein Projekt?
  • Kapitel 2 Wie eine E-Mail- und Dokumentenflut entsteht
    • Wohin mit den E-Mails?
    • Fall 1: Frage nach Dokumenten
    • Fall 2: Abstimmung von Aufgaben
  • Kapitel 3 Was ist für eine Teamablage wichtig?
    • Kriterien für eine gut funktionierende gemeinsame Ablage
    • Kriterium Teamorientierung
    • Kriterium Trennschärfe
    • Kriterium Suchfreundlichkeit
    • Kriterium Verlässlichkeit
    • Kriterium Versionssicherheit
    • Kriterium Mobilität
    • Kriterium Newsticker
    • Kriterium Ergonomie
    • Kriterium Dynamik
    • Beurteilung von Ablagemodellen
  • Kapitel 4 Einige Grundbegriffe der Projektablage
    • Ergebnisdokumente eines Projekts
    • Vorgangsdokumente eines Projekts
    • Steuerungsdokumente eines Projekts
    • Ordnung braucht ein führendes Merkmal
  • Kapitel 5 Wie Unsicherheit zu unterschiedlichen Projekttypen führt
    • Kooperation braucht Regeln
    • Neuheit des Produkts
    • Neuheit der Technik und Entwicklungsmethoden
    • Komplexes Zusammenfügen der Teilprodukte
    • Zeitdruck
    • Zusammenfassung
  • Kapitel 6 Verschiedene Projektmanagement-Methoden und ihre Auswirkung auf die Projektablage
    • Die vier Projekttypen
    • Sieben Projektmanagement-Methoden
    • PM-Methode 1: Ad-hoc
    • PM-Methode 2: Einfacher Wasserfall
    • PM-Methode 3: Wasserfall mit Rücksprüngen
    • PM-Methode 4: Agile Herangehensweise
    • PM-Methode 5: Montage-Projekte
    • PM-Methode 6: Autonome Teams
  • Kapitel 7 Ablage für Ad-hoc-Projekte (PM-Methode 1)
    • Beispiel und Definition
    • Die Zeit als führendes Merkmal
    • Klammerordner
    • Ein- und Auschecken von Dokumenten aus den Klammerordnern
    • Archivordner
    • Passen Sie die Ablage an
    • „Meine Ablage würde aber ganz anders aussehen!“
  • Kapitel 8 Ablage für Wasserfallprojekte (PM-Methode 2)
    • Was ist ein Projekt mit festen Phasen?
    • Kanban-Boards
    • Ablage in Projekten mit festen Phasen
    • Musterordner
  • Kapitel 9 Ablage für Wasserfallprojekte mit Rücksprüngen (PM-Methode 3)
    • Unterschiede zum Wasserfallmodell
    • Schleifenbildung und Versionierung
  • Kapitel 10 Ablage für agile Herangehensweisen (PM-Methode 4)
    • Beispiel und Definition
    • Die Iterationen (Sprints) als führendes Merkmal
    • Klare Verantwortung für die Ablage
    • Häufige Probleme bei agilen Teams
  • Kapitel 11 Ablage für Montage-Projekte (PM-Methode 5)
    • Beispiel und Definition
    • Die gewachsene Ordnung
    • Produktstrukturplan
    • Ablage nach Prozessen und Produkten
    • Gliederung der Produktordner
    • Steuerungsprodukte und Interprozesse
    • Ergebnisdokumente: Die Projektdokumentation
  • Kapitel 12 Ablage für autonome Teams (PM-Methode 6)
    • Situation
    • Beschreibung
    • Was brauchen autonome Teams?
    • Wie erstellt man Dokumente vor dem eigentlichen Projekt?
    • Zusammenfassung
  • Kapitel 13 Dropbox als technische Basis für die Ablage
    • Starten Sie mit einem gemeinsamen Verzeichnis für das Projekt
    • Nutzen Sie Dropbox für Projekte mit mehreren Organisationen
    • Wie Sie Dropbox für Projekte einrichten
    • Beispiel 1: Mehrere Projekte mit unterschiedlichen Beteiligten, keine Teilprojekte
    • Beispiel 2: Ein Projekt mit Teilprojekten und unterschiedlichen Beteiligten
    • Was man bei Dropbox beachten sollte
    • Wie man Dropbox-Daten schützt
    • Wann sollten Sie Dropbox und Co. nicht nutzen?
  • Schlusswort
  • Literaturverzeichnis
  • Über die Autoren

Über den Autor

Jan Fischbach
Jan Fischbach, Wolf Steinbrecher

Jan Fischbach ist Organisationsberater bei der Common Sense Team GmbH. Seine Schwerpunkte sind Verträge im IT-Bereich (keine Rechtsberatung), Pricing für IT-Leistungen, Projektvorbereitung (PRINCE2, Scrum, Scaled Agile Framework) und Dokumentation. Besuchen Sie sein Profil bei Xing.com, um mit ihm in Kontakt zu treten.

Wolf Steinbrecher ist Organisationsberater bei der Common Sense Team GmbH. Seine Schwerpunkte als Berater und Trainer finden sich auf den Gebieten Dokumentenmanagement und Activity-Flow-Management. Er hat das Konzept der Prozessorientierten Ablage entwickelt und darüber publiziert. Aktuell beschäftigt er sich mit Adaptive Case Management, also der Unterstützung von schwach strukturierten Prozessen und Wissensprozessen. Sie können auf Xing.com mit ihm kommunizieren.

Beide Autoren schreiben regelmäßig im Teamworkblog.de.

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