Praxisbuch Informationsmanagement
Praxisbuch Informationsmanagement
Wissen im Unternehmen teilen. Guter Umgang mit Dokumenten, E-Mails, Aufgaben und Meetings
Über das Buch
In einem ersten Teil Grundlagen stellt das Buch in sieben Schritten die Grundbegriffe eines agilen prozessorientierten Informationsmanagements vor. Dabei dienen die Vorgaben der DIN ISO 15489 als Leitplanken. In einem zweiten Teil werden spezielle Anwendungsgebiete, wie Ablage, Umgang mit E-Mails, schlanke Meetings behandelt und ein prozessorientierter Ordnerplan präsentiert.
Das Buch hat ca. 150 Seiten (PDF-Ausgabe) und über 60 Abbildungen.
Über die Autoren
Inhaltsverzeichnis
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- Vorwort von Stephan List
- Vorwort von Susanne Luithlen
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Einleitung
- Nutzen
- Überblick über das Buch
- An wen richtet sich dieses Buch?
- Weiterführende Literatur
- Unsere Blogs rund um das Thema „Selbstorganisierte Teams“
- Downloads, Tools, Beratung und Training
- Kontakt zu den Autoren
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I Grundlagen
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1. Ziele einer teamorientierten Ablage
- 1.1 Zweck der Ablage: Zusammenarbeit im Team
- 1.2 Überwindung der Siloablage
- 1.3 Schlanke Ablage
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2. Vorgangsbegriff
- 2.1 Vorgang
- 2.2 Aktivität und Termin
- 2.3 Meilenstein
- 2.4 Prozess
- 2.5 Objekt
- 2.6 Synchronisation im Team und im Unternehmen
- 2.7 Begriffe im Überblick
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3. Ablage nach Vorgängen
- 3.1 Vorgangsordner bilden
- 3.2 Elektronische Registratur für abgeschlossene Vorgänge
- 3.3 Bedeutung der Strukturierung nach Vorgängen
- 3.4 Sortieren der Vorgänge nach Geschäftsprozessen
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4. Rollen
- 4.1 Vorgangsteam
- 4.2 Vorgangseigner
- 4.3 Prozesseigner
- 4.4 Informationsmanager
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5. Steuerungsdokumente
- 5.1 Vorgangsliste
- 5.2 Das Ordnerplandokument
- 5.3 Informationsmanagement-Knigge
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6. Praktiken des Informationsmanagements
- 6.1 Gemeinsame Ablage benutzen
- 6.2 Denken in Vorgängen, Namensregeln für Vorgänge
- 6.3 Objektakten führen - Ort für statische Informationen
- 6.4 Prozessspezifisches Teamwissen in Vorlagenordnern verwalten
- 6.5 Regeln für das Abschließen von Vorgängen, Archivieren
- 6.6 Einen prozessorientierten Ordnerplan erarbeiten
- 6.7 Namensregeln für Dokumente
- 6.8 Unterordner strukturieren
- 6.9 Reduzieren von Ablageorten
- 6.10 Automatisieren
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7. Lernen aus Erfahrung
- 7.1 Fangen Sie klein an!
- 7.2 Machen Sie klein weiter - hören Sie nicht auf!
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1. Ziele einer teamorientierten Ablage
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II Anwendung
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8. Arbeit mit einer Vorgangsliste
- 8.1 Das Zentrum des Informationsmanagements
- 8.2 Vorgangsliste Basisstufe
- 8.3 Die Klärung des Vorgangsbegriffs ist eine Teamaufgabe, die nie endet
- 8.4 Vorgänge und Aktivitäten in der Vorgangsliste
- 8.5 Vorgänge mit Windows-Ordnern verknüpfen
- 8.6 Prozesse in die Vorgangsliste einfügen
- 8.7 Vorgängen Status zuweisen
- 8.8 Vorgangsliste in der Gesamtschau
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9. Umgang mit der Ablage
- 9.1 Eine gemeinsame Ablage ist keine Bibliothek
- 9.2 Das einfachste Ablagesystem - Ablegen nach Vorgängen
- 9.3 Lokale Suchmaschine anstatt Ablage?
- 9.4 Drei Schritte zur übersichtlichen Ablage
- 9.5 Interne E-Mails verringern: Gemeinsame Ablage für Vertriebsvorgänge
- 9.6 Umgang mit Schriftverkehr
- 9.7 Wie verwaltet man Planänderungen?
- 9.8 Wie führe ich eine elektronische Tagesmappe?
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10. Umgang mit E-Mails
- 10.1 Was sind E-Mails?
- 10.2 E-Mail-Regeln im Team
- 10.3 E-Mails gehören in die gemeinsame Ablage
- 10.4 E-Mail-Postfach aufräumen
- 10.5 Sind Chats eine Alternative zu E-Mails?
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11. Umgang mit Meetings
- 11.1 Welche Ziele verfolgen wir mit Meetings?
- 11.2 Informationen ohne Meetings austauschen
- 11.3 Entscheidungen mit weniger Meetings treffen
- 11.4 Wie Sie Ihre Meetings radikal verkürzen können
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12. Umgang mit dem Kalender und Terminen
- 12.1 Termine im Team abstimmen
- 12.2 Termine reduzieren
- 12.3 Aufwand für Terminfindung reduzieren
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13. Umgang mit Aufgaben
- 13.1 Was sind Aufgaben?
- 13.2 Software zur Aufgabenverwaltung allein hilft nicht
- 13.3 Überblick über sehr viele Aufgaben behalten
- 13.4 Überblick mit visuellen Boards
- 13.5 Überblick über Vorgänge mit der Ablage behalten
- 13.6 Aufwände für Aufgaben schätzen
- 13.7 Daten der Aufgabenbearbeitung sammeln
- 14. Ein Beispiel eines prozessorientierten Ordnerplans
- Dank
- Verwendete Literatur
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8. Arbeit mit einer Vorgangsliste
- Anmerkungen
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