Förord

Den här boken kom till på grund av jag har samlat på mig ett antal små saker som kan hjälpa till i och runt team. Jag bestämde mig för att ha det som tema för det talförslag som jag skickade till konferensen Agila Sverige (2018) och hade förmånen att också få hålla talet på 10 minuter. Så jag var då tvungen att arbeta igenom materialet och för att inte tappa bort det efteråt kommer denna bok som går lite djupare in på varje område. Dock inte alls djupt men lite mer än min korta presentation. Vill ha veta mer om något ämne så är det bara att kontakta mig.

Det är saker som jag använt mig av, sett eller velat testa. Vissa saker är väldigt enkla att genomföra och andra är saker som kräver mod och lite större planering samt insats.

Min förhoppning är att några av tipsen är användbara och att de kommer till nytta där ute.

32 Nyckelpersonsnärvaro

Det är inte alltid lätt att få med de personer som man behöver på de möten man verkligen behöver. T ex. då man ska fatta viktiga beslut som inte kan göras utan någons mandat eller kunskap. Dessa möten är också ganska ofta brådskande med avseende på att det kostar tid att invänta dem allt för länge. Därför vill vi få till dem så snabbt som möjligt och såklart med alla nödvändiga personer i rummet.

Det man kan testa är att göra en visuell lista med de externa nyckelpersoner som ni brukar ha svårt att få med på era möten. Ja, även innehållande de personer som alltid kommer.

Sen sätter ni en smiley framför deras namn för varje gång de är där. Då får alla som är där en ”Positiv förstärkning”¹ och alla som inte är där ett ”Negativt straff”. Vår förhoppning är att dessa små smileys (som är helt gratis) ska vara lite beroendeframkallande och att man tar sig till mötet för att inte missa sin perfekta rad eller för att inte vara sämre än ”den andra chefen”.

Om ni vill trigga spelet så ge dem en gratis i början så att det från början finns en rad att försvara samt att man redan fått en liten positiv uppskattning. Små saker kan ge stora resultat.

31 Ge teamet ett rykte eller identitet att leva upp till

Ibland skapar man sig ett rykte (bra eller dåligt) eller en identitet genom att göra något. Om det är positivt är det jättebra och något som man kan bygga vidare på.

Men ibland kan man börja i andra ändan och ge sitt team ett rykte eller en identitet som man skulle vilja se. Då får man en ledstjärna att leva upp till och kan sätta det som ett högre mål. Några exempel är att vi går ut och säger både till oss själva och vår omgivning att

“Vi levererar varje sprint”. Eller “Vi ger högklassig support till alla som behöver det”

Då är chansen större att det blir sanning och att både vi och vår omgivning kommer att tro på det. En positiv framtoning som denna kommer också att ge ett extra självförtroende. Dessutom slipper vi kanske att hela tiden bli kontrollerade med frågor som, ”kommer ni verkligen att klara detta?” eller ”har ni tid med support till oss?” som bara stör rytmen. Det gäller självklart att även sätta upp regler och ramar som gör att vi kan klara av våra mål.

Ett uttalat rykte eller identitet ger teamet ett högre kontinuerligt mål att leva efter.

30 Hur ska vi dema detta?

När ett team utvecklar något i iterationer brukar de avsluta varje iteration med att visa upp den nya funktionalitet som de byggt. Detta kallas ibland lite slarvigt för demo. Det är helt enkelt en ny version av produkten som antingen kan släppas på marknaden eller som behöver fler funktioner eller bättre kvalitet för att få komma ut.

När man påbörjar en iteration och ska utveckla något kan det ibland vara svårt att sätta fingret på hur man kan testa att det är färdigt, d.v.s. klart att ges till användarna. Då kan vi fråga oss frågan “Hur ska vi dema detta?”, d.v.s. visa upp för våra beställare och/eller användare för att de ska kunna verifiera om det är vad de vill ha.

Ett team kan ha hamnat i fällan att vara uppdelade på utvecklare och testare och då händer det ibland att utvecklarna tagit fram en ny funktion som testarna inte vet hur de ska verifiera. Antingen är det tekniskt svårt eller så är det inte en så påtaglig funktionalitet man byggt. Om vi då från början har ställt oss frågan hur vi ska lägga fram detta på demo kan vi både sätta rätt omfattning och bygga på ett sådant sätt att vi verkligen kan testa och visa upp på demon.

Vi bygger med andra ord in kvalitetssäkring när vi bygger vår produkt, vi testar inte in den i efterhand.

29 Träna på att bryta mönster

Vi fastnar lätt i våra vanliga mönster och blir då också fast i våra vanliga tankebanor och beteenden. Det är inte lätt att bara bryta tankebanor och beteenden utan det är något som vi måste träna på, precis som med allt annat icke trivialt.

Så vi kan börja med att träna på att bryta mönster. Först tränar vi på att bryta små mönster, som att byta ut ett tal i Fibonacci-serien i bilden. När vi med lätthet klarar av att bryta små mönster och känner oss bekväma med det går vi över till att bryta lite större mönster. Kanske hur vi sitter i teamrummet eller med vilka vi fikar. Eller vilket editor vi använder när vi kodar.

När vi har blivit bra mönsterbrytare är det lättare att ändra långsiktiga beteenden. Vi har få fått in ett nytt sätt att tänka på. Ett sätt som gör att vi kan uppskatta även sådant vi inte är vana vid.

Bara för att vi är bra på att bryta mönster och ändra långsiktiga beteenden betyder det inte att vi måste eller ska göra det hela tiden. Men det är avsaknaden av ofta dessa saker som håller oss tillbaka från att bli bättre och då är detta ett stort steg på vägen.

28 Lita inte på er intuition

Vi tar dagligen väldigt många beslut. Många av dessa är stora och ofta oåterkalleliga vilket inte är så bra. Detta borde vi ändra på och ta mindre och återkalleliga beslut men det är ett helt kapitel för sig och det täcks inte i denna bok.

Men oavsett vilka slags beslut vi tar så ska vi inte lita inte för mycket på vår intuition eller magkänsla. Det är dock inte sällas som vi säger ”men det här känns bra” efter att ha slängt ett öga på en mätpunkt eller några argument utan att väga dem mot varandra eller göra någon slags mätning. Och detta lurar vi oss själva med, vi tror att vår intuition eller magkänsla är mycket bättre än den egentligen är.

Vad ska vi göra istället då? Ska vi sluta ta beslut? Nej, men ofta är det bra att mäta innan vi gör det.

Din magkänsla om borden på bilen är helt fel. De är nämligen precis likadana men det kommer du aldrig att inse förrän du mäter. Man brukar inte behöva så många mätpunkter för att få ut en trend eller ett kluster som man kan ha till grund för sitt beslut. Och vill man ändå använda sin magkänsla så har man åtminstone gjort valet aktivt. Då är vi medvetna om vad vi valt bort. Så mät!

27 Testrace

Att lämna all test till de eller den som är bäst på test är ganska vanligt men ett stort slöseri på både kunskap och kunskapsutbyte. Istället är det bra om alla hjälps åt och om man inte gör detta kontinuerligt kan man tänka sig att göra det som en samlad aktivitet i slutet på en iteration eller releaseperiod.

Detta har som fördel att alla är med och lär sig om test och testperspektiv, alla lär sig mer om produkten och alla får förmodligen nya perspektiv. Både de som kan sakerna bäst och de som kan dem sämst. Ur ett teamperspektiv kommer det även att bidra till teamets tvärfunktionalitet och kanske går det så långt att man bestämmer sig för att avskaffa gamla roller och arbetsuppdelning som förmodligen var den ursprungliga uppsättningen.

26 Vad skulle Pippi ha gjort?

Som en sista utväg om vi inte alls vet vad vi ska göra i en situation och inte har något att förlora kan vi ställa oss frågan “Vad skulle Pippi Långstrump ha gjort?”

Denna fråga stammar från böckerna där Pippi² kan göra saker som ingen annan kan och går långt utanför ramarna för vad som är möjlig och rimligt. Och tror på sig själv när hon gör det. Det är kanske just därför som hon lyckas. Det är också därför vi kan ställa oss frågan, för att komma bortanför de ramar som hållit oss tillbaka från att lösa det problem vi för tillfället sitter med.

25 WIP-ballonger

”Skulle ni inte bara kunna klämma in den här uppgiften också? Den har samma prioritet som de andra…”. Detta är en fråga som de flesta team säkert har råkat ut för. Att bara klämma in en liten sak till kan väl inte skada, tänker den som inte har så stor koll på hur flöde fungerar och hur kostsamt det är att behöva byta fokus. Men sanningen är att det ofta ställer till med problem för teamet och dess omgivning, även om detta brukar drunka i andra problem.

Så för att hjälpa teamet att säga stopp och hjälpa den som kommer till teamet att se problemet så sätter vi upp en ballong för varje uppgift teamet har.

D.v.s. visar upp teamets WIP³. Då blir det synligt att teamet har mycket att göra och att ytterligare en ballong gör det ännu värre.

Har man dessutom ett mätvärde för hur många ballonger per vecka som teamet klarar av att sätta i produktion eller i händerna på den som behöver dem så blir det ännu tydligare.

Om någon verkligen vill tillföra ytterligare en uppgift när teamet har mycket att göra – lämna fram en tom ballong och säg ”varsågod och blås!”

24 Grundvärderingar och exempelhandlingar

Många team jobbar med att ta fram några slags grundvärderingar och det är viktigt för att ha något att stödja sig mot. Men de är ganska svåra att göra något konkret av, ofta kan det bli tomma ord som ekar tomt när det väl gäller.

Därför kan det vara en bra idé att också ta fram vilka handlingar som speglar dessa värderingar.

Om vi till exempel tittar på grundvärderingen “Kommunicera mera” kan vi komplettera den med handlingarna ”När jag har byggt meddelar teamet” och ”När jag är klar med en uppgift berättar jag för alla”.

På det här sättet gör vi det mycket mer konkret och beskriver i verkliga exempel vad det innebär att leva upp till en värdering. Genom att koppla handlingen till värderingen vet vi också varför vi gör en viss sak, den är inte bara taget ur luften eller som en ”best practice” som kanske inte ens hör hemma i just den omgivning vi lever i.

23 Fakta eller känsla?

När vi ska ta beslut i vår organisation eller team behöver vi någon slags input och kriterier att ta själva beslutet på. Ibland har vi gjort en förstudie, “proof of concept” eller experiment för att få fram ett underlag. Men oberoende av vilket underlag vi har så tas ibland beslutet av den som har störst makt i rummet eller via någons starka känsla. Ingen av dessa är speciellt bra ur ett vetenskapligt perspektiv och om vi framhåller oss själva som rationella varelser är det kanske inte åt det hållet vi vill gå.

Så när det är dags att ta ett beslut och vi lägger fram argument kan vi fråga oss “Är detta fakta eller känsla?”

Om det är en känsla, ska vi då använda den? Om vi ändå väljer att göra det, gör det ändå medvetet och var överens om vilka grunder som beslutet tas på.

Frågan kan egentligen ställas i vilken diskussion som helst där man som individ känner att man själv eller någon annan använder känslor som argument och ställer dem mot fakta eller sak. Det kanske är så att känslan ska väga tyngst, men återigen behöver vi vara medvetna om att det är det valet vi gör.

Vi har som personer ganska lätt att lyssna på känslor och bortse från fakta, vilket kan vara både en styrka och en svaghet. Men använd då frågan och hjälp er själva att hantera problemet och använda rätt verktyg vid rätt tillfälle. Om man vill ta det ett steg längre och göra konceptet enklare att applicera i verkligheten kan vi ta fram spelkort med Fakta och Känsla. Då kan vi på ett roligt sätt även gamifikera det hela.

22 Vilka frågor har vi inte ställt än?

Om en diskussion hamnar i en återvändsgränd kan man lätt tro att man uttömt alla alternativ för att komma vidare. Då kan ett sätt att försöka hitta ut ur gränden vara att ställa sig frågan “Vilka frågor har vi inte ställt än?”

För om vi verkligen kört fast, då är det förmodligen en annan väg vi måste ta. Just den vägen kanske går att hitta via en annan fråga, istället för att försöka hitta ännu flera svar på de frågor vi redan ställt. Precis som i många andra avseenden i livet behöver vi ibland ta ett steg tillbaka för att komma två framåt.

21 Negativ rollmodell

Det pratas mycket om att man som medlem eller ledare för ett team ska vara en rollmodell som andra ska följa. Då menar vi att man ska vara ett positvt exempel och göra så som man vill att även andra ska göra. För att andra ska se vad som händer när man gör vissa saker, d.v.s. en positiv utkomst.

Men ibland kan det vara på sin plats att vara en negativ rollmodell och modellera dåliga beteenden. Då gör man helt enkelt fel eller dåliga saker men vill INTE att andra följer efter. Självklart gör man inte detta med stora och icke reparerbara saker och inte utan skyddsnät.

Men det är inte de dåliga sakerna vi vill åt i detta fall utan det lärande som det kan skapa. Vad ska du göra om ingen anmärker på dina dåliga beteenden? Och vad ska du göra om de gör det?

Båda dessa är bra “coaching moments” som man ska utnyttja för att få teamet att bli bättre på att ifrågasätta och ta bort dåliga beteenden. Vissa dåliga beteenden kanske ska få passera just för stunden men med ett sista anmärkningsdatum till exempel på ert nästa retrospektiv. Andra beteenden måste fångas i stunden och det är där och då du tar upp det vare sig någon säger ifrån eller inte.

20 Tema-veckor

Vi har vårt team och vi har våra mål. Vi har det bra och vi jobbar på. Ändå kan saker gå i stå ibland och vi kan behöva något extra.

Då kan man ta till tema-veckor eller kortare kampanjer.

Den här veckan fokuserar vi på hälsa, som att stå upp.

Den här veckan är det noll-tolerans mot negativitet.

Den här veckan kör vi helt utan möten

Dessa små saker kan få oss något sunt att fokusera på under en kortare period och göra att vi fortsätter att vara alerta. Det tränar oss även på att jobba med ofarliga förändringar som vi sedan kan välja att göra permanenta eller inte. Om vi inte redan lärt oss detta så blir det här sättet ett lite mindre formellt insteg till att skapa en sådan kultur. En kultur av kontinuerliga förbättringar och förändringar.

19 Dagens quote

Om man har stående möten som till exempel morgonmöte så kan dessa ganska ofta sätta stämningen för dagen. Speciellt för sådant som händer mot slutet av mötena, som förmodligen är det vi minns bäst och tar med oss.

Så för att öka möjligheterna för att resten av dagen ska bli bra kan man försöka styra slutet av dessa möten mot något speciellt. Ett sätt att göra detta är att köra “Dagens quote” som avslutning.

Det kan sätta stämningen för dagen, styra mot energi, koncentration eller lekfullhet. Eller det som passar bäst för just dagens utmaning.

När jag själv har använt mig att detta har jag plockat fram ett större antal kända quotes från film, vetenskap, litteratur och sport för att sedan kunna välja och vraka när det är dags för detta på morgonen. Denna uppgift kan man sedan låta rotera i teamet vilket förmodligen gör den ännu roligare och bidrar till teamets kreativitet.

18 Personligt retrospektiv

Team som kommit en bit på vägen har förmodligen gjort det för att de vågat testa och blivit bra på att reflektera, till exempel genom retrospektiv. Men som enskilda individer är vi inte alls lika bra på att göra detta trots att det är en ganska lite investering med stor potential.

Gör därför ett personligt retrospektiv varje vecka och uppmuntra andra att göra detsamma. Det räcker med att avsätta en kvart en gång i veckan och skriva ett mail till dig själv med några reflektioner och kanske några saker som du ska experimentera med nästa vecka. Gör vi detta innan vi går hem från helgen så har vi direkt några saker att ta tag i när vi öppnar jobbveckan följande vecka.

Var också gärna transparent med att du gör detta och vilka saker du just nu jobbar med. Till exempel kan det vara bra för andra att veta att du denna vecka kommer att jobba med feedback, att inte prata så mycket eller att träna på att kramas mer. Dina handlingar sätts då i ett sammanhang och du ”kommer undan” med saker som annars kunde ha uppfattats som konstiga. Även om vi önskar att det sistnämnda inte hade behövts.

För varför ska man inte ha en egen transparent feedback-loop när vi uppmuntrar det i alla andra lägen?

17 Fixa ett retro action kit

När vi jobbar i korta iterationer eller har behov för snabba feedback-loopar har vi en hel del kortare möten där vi med fördel jobbar med visuella hjälpmedel. Då är det bra om det också är smidigt att ta med sig allt som behövs för att sköta detta.

Därför är det en bra idé att skaffa och fixa till ett ”retro action kit” med allt material som behövs. Till exempel kan det innehålla post-its, pennor (av alla dess slag), magneter, tejp, linjal, sax, lim, häftapparat, glitter, papper av olika storlekar, tidtagarur eller timglas, häftmassa, tärningar, kortlekar och säkert en massa annat smått och gott.

Det gör det enkelt att köra retron och andra möten där visuell facilitering behövs och det skapar en trygg rutin för teamet.

16 Finn fem fel Räkna fem rätt

Ibland kan man behöva ett avbrott från det vanliga arbetet och ett sätt att förena nytta med nöja är att då lägga in en lek eller ett spel att hitta bra och dåliga saker i teamets kodbas. Jag har valt att kalla denna ”Finn fem fel och Räkna fem rätt”.

Det är precis som det låter. Teamet eller enskilda medlemmar går igenom kodbasen och plockar ut saker som de tycker är fel eller konstiga respektive speciellt bra eller pedagogiska. Rätta spelet gemensamt med teamet för att se vem som skapat ihop mest poäng och få då ut den stora nyttan, d.v.s. gemensam förståelse för det som är bra och dåligt i koden. Varje fel och rätt är ett ypperligt tillfälle för lärande.

När ni har gjort detta har ni säkert identifierat ett antal ställen som ni vill ändra på. Då har ni ett bra läge att gå vidare in i en refaktorerings- eller buggrättningsrunda med hela teamet. Självklart gäller detta såväl produktions- som testkod.

15 Team bingo över goda vanor

Ert team har säkert en massa bra vanor men som kanske används för sällan. För att sätta dessa lite mer på agendan och göra dem lite mer permanenta kan vi plocka fram den gamla bingobrickan.

Genom att fylla upp brickan med saker som ni anser att ni borde göra och sätta upp en trevlig belöning vid bingo sätter ni lite positiv press på er själva att verkligen ta tag i några av sakerna.

Till exempel kan man ha med saker som parprogrammering, tre amigos⁴ verkligt åtagande, hålla varandra ansvariga, saklig konflikt och gemensam teampromenad.

Spela antingen som individer eller som team men kom ihåg att det är teamnivån som ni vill förbättra, inte bara den enskilda individen på bekostnad av teamet.

14 Kommunikationsprotokoll

Kommunikation är en viktig byggsten i hur ett team fungerar. I vissa team behöver man inte tänka på det utan det flyter bara på. I andra team måste man jobba för att få det bra och det är då ett kommunikationsprotokoll kan vara bra att ha.

Det handlar om att göra det tydligt hur vi kommunicerar olika slags information mellan varandra som individer och mellan individ och team. Dessutom är vi som personer ofta olika och då kan det vara nyttigt att man även har personliga protokoll hur man bäst tar till sig olika slags information och hur man vill kommunicera med andra personer.

Till exempel kan Lotta och Kalle har följande protokoll

Vid komplexa frågor använder vi vanligt samtal. Vid snabb ”Ja / Nej” fråga så kör vi via Skype. När vi tror att den andra behöver tänka igenom svaret skickar vi mail.

På så sätt har de ett stöd att titta på när olika situationer dyker upp. Protokollet är inte heltäckande och kan självklart åsidosättas av en rad olika saker.

13 Personlig check-in

Eftersom möten i många lägen är en viktig del av vår arbetsdag vill vi inte slösa bort tiden och få ut det mesta av dem. Om vi är ofokuserade och inte riktigt på topp kommer vi inte att få ut så mycket så detta är en sak vi genast kan ta tag i.

Därför kan man börja möten med att alla gör en tyst personlig reflektion. “Varför är jag här?” “Hur är min stämning?” “Hur ska jag bidra maximalt till detta arbete?” D.v.s. man gör en personlig incheckning (check in).

Genom att göra detta sätter man sig i den stämning och koncentration som behövs för att kunna bidra till mötets syfte och har kanske dessutom hunnit reflektera över och lägga bort några andra saker som låg och gnagde i huvudet.

Känner man under denna stund att man verkligen inte kan sätta sig i rätt koncentration och hitta fokus för mötet är det kanske lika bra att inte alls vara närvarande.
 

12 Hur hade vi löst detta manuellt?

När vi ska utveckla en viss funktionalitet och inte riktigt kan sätta fingret på hur det ska fungera så kan vi ställa oss frågan hur det hade kunnat göras med till exempel papper och penna eller på annat manuellt sätt. Då behöver vi ställa oss ett antal frågor längs vägen och får se problemet ur en annan synvinkel och med andra begränsningar som kan hjälpa oss att hitta våra ramar.

Kanske är det också ett sätt att kraftigt förenkla saker som vi annars hade komplicerat, bara för att det går med dagens systemstöd och digitalisering. Att hålla saker så enkla som möjligt sänker kostnaden både för utveckling och underhåll av ett system.

11 Fula in en story

Ett team som jobbar iterativt har förmodligen en process för hur arbetet ska komma in i varje iteration eller tas in som pågående arbete. De har förmodligen processen för att det är så man kommit fram till att det fungerar bäst.

Ett sätt att testa teamets förståelse för processen är att helt enkelt lägga till något till deras pågående arbete och se vad som händer. D.v.s. man ”fular in” en arbetsuppgift på teamets arbetstavla och ser hur de reagerar.

Vad gör du om de säger ok eller inte säger något alls? Vad gör du om de säger att det inte är ok?

Alla dessa alternativ är bra coaching moments att utnyttja för att teamet ska lära sig något eller för att visa att teamet visste exakt vad de skulle göra och även agerade på det.

10 #noPhones

Vi har alla bra och dåliga vanor. Bra vanor hjälper oss att bli bättre och dåliga får oss att bli sämre.

Att ha telefoner påslagna och framme under möten har tyvärr blivit vanligare och vanligare i och med att telefonerna får fler och fler användningsområden. I skrivande stund gör man i stort sett samma sak på telefonen som man gjorde på datorn för några år sedan, så det är nästan som att sitta med datorn uppe.

Detta tar en massa fokus från arbetsuppgiften som vi kommit för att lösa och en god vana för att minska distraktionen från telefoner är att helt enkelt lägga undan dem. Ha en låda eller dedikerad plats där ni lägger telefonerna innan ni öppnar mötet. Om de är på ljudlöst eller ej spelar oftast ingen roll, det är inte telefonsamtal vi störs av utan tanken att hela tiden fundera på om man ska kolla mail, nyheter eller sociala medier.

Många uppskattar det fokus som det ger att lägga undan telefonen en stund. Så gör det här till en bra vana och gör folk beroende av den.

9 Skapa superhjältar

En superhjälte hjälper ett team både genom att vara bra själv och genom att göra alla runt omkring lite bättre. Med den definitionen vill vi helst att alla i ett team är superhjältar och hjälper varandra till nya stordåd för teamets bästa.

Det vi kan börja med är att föreställa oss våra teamkompisar som superhjältar. Och att dessutom behandla dem som superhjältar. Då finns alla chans att de också kommer att vara superhjältar.

För om man ser ett värde i någon och ger dem chansen att utnyttja detta värde så kommer de att ha mycket större möjlighet att också göra det. Det handlar i botten om respekt för människan, att alla är kapabla att göra bra saker bara de får chansen. Visar vi ständigt detta förtroende kommer folk runt oss att leverera och förmodligen överraska oss positivt av bara farten. Så starta med att ta bort de begränsningar som vi ofta sätter men som egentligen inte finns. Gör det genom att sikta åt andra hållet, d.v.s. mot att varje enskild individ har superförmågor.

8 Inför oförenliga beteenden

Trots god vilja gör vi en del dåliga saker eller uppvisar dåliga beteenden. Många av dessa kan vara lite svåra att bli av med trots att vi egentligen vill sluta med de negativa saker vi lagt oss till med.

Ett knep man kan ta till är att införa beteenden som är oförenliga istället för att aktivt ta bort de dåliga. Man kan inte göra två helt skilda saker samtidigt och gör man det bra beteendet så kan man således inte göra det dåliga.

Det är också lättare att lära sig något nytt än att lära av med något gammalt. Jag använder det själv i min hundträning, så det här är testat i djurförsök. Ett exempel är att min hund inte kan skälla på en mötande hund om han måste gå och titta mig i ögonen eller bära på en leksak. Han har fått en uppgift att koncentrera sig på och vet att just den uppgiften ger en belöning vilket leder till att det är lättare att välja bort det dåliga beteendet.

7 Var en val-arkitekt

Vi vill oftast att det mesta ska göras av fri vilja och att alla ska vara medvetna om varför de gör vissa val. Men ibland kan det behövas en hjälpande hand på vägen, en knuff, en ”nudge”⁵ i någon riktning. Då kan vi genom att förändra vår omgivning också förändra de tankar och val som görs.

Till exempel kan rosa hjärtan-postits göra det lättare att komma på och uttrycka varma känslor. Utomhus-retron öppnar förmodligen upp för andra vyer och andra tankar som vi inte tänkt om vi satt instängda i ett tråkigt mötesrum.

Så tänk på att du är en val-arkitekt som Nobelpristagaren Thaler skriver om i boken Nudge. Hjälp alltså till att ibland skapa en omgivning där vi uppmuntrar att vissa tankar tänks. De flesta som faciliterar en aktivitet för säkert redan detta idag med avseende på vilka frågor de ställer, men vi kan göra det mer eller mindre aktivt.

6 Analysera asymmetrin kring estimat

Få saker i vår vardag är symmetriska. När man tittar på risk kontra belöning för en viss aktivitet eller satsning så ligger troligen risken eller belöningen klart högre viktat. Detta är också något som vi kan fråga oss oftare när vi tittar på t ex hur lång tid en aktivitet kan tänkas ta eller hur mycket något kommer att kosta oss.

Ställer vi oss frågan “hur många saker kan få detta att gå snabbare och hur många saker kan få detta att gå långsammare?” har vi åtminstone börjat undersöka saken. Relativt ofta är det vår magkänsla som avgör detta, d.v.s. vi lägger ett ankare på säg X timmar (eller kronor) och lägger på / drar av t ex 25 % för att ha ett spann att röra oss inom. Men ofta är det inte lika stora chanser att uppgiften går snabbare som risker att den går långsammare.

Ganska få saker kan få något att gå snabbare än planerat men risken att det finns saker som får den att gå långsammare är nästan oändlig. Av dessa oändligt många saker har nästan alla en mycket liten sannolikhet, men eftersom det finns så många kommer troligen ett par att hända i alla fall. Därav bildas en asymmetri som vi borde ta hänsyn till.

Ytterligare en sak som späder på asymmetrin är att saker kan ta som snabbast noll tid men som långsammast nästan oändligt. Detta gör att flera av de saker som ligger i den asymmetriska svansen kan leda till en oproportionerligt hög kostnad.

5 Hur vet vi efteråt om detta var ett bra möte?

Om vi har en organisation som inte är rätt uppsatt så kommer vi att ha ganska många möten för att lösa de problem vi har med informationsöverföring och beslutsfattande. Det bästa sättet att lösa detta är troligen i de flesta fall att göra om organisationen till att arbeta i smidigare värdeflöden samt med decentraliserade beslut och därav minska behovet av många möten. Nu är detta inte möjligt att göra alls på vissa ställen och inte på kort sikt på andra så vi får istället ta till andra knep - till exempel förbättra de möten vi har.

Ett traditionellt och ganska fastslaget sätt att driva bra möten har länge varit att ha en agenda och följa den. I agendan finns mötets syfte och mål och hur man ska förbereda sig. Detta kan vara en bra början men jag vill slå ett slag för ytterligare en sak som kan vara bra att ta till.

Ta några minuter i början på mötet och diskutera frågan “Hur vet vi efteråt att detta var ett bra möte?” och anpassa mötet efter denna diskussion. Det ger alla chansen att komma med synpunkter på vad de vill få ut av möten och inte minst att klargöra vad gruppen eller teamet vill uppnå med mötet. Inte bara vad en viss individ vill uppnå. Genom att se framåt och föreställa sig att mötet blev bra öppnar vi upp för positivt tänkande och kan visualisera de bra beteenden och förlopp som vi vill se under mötets gång. Det ger oss en mycket bättre möjlighet att utgången också blir bättre, dvs att vi når fram till både målet och att mötet som i sig blev bra.

Använd också en stund i slutet av mötet till att reflektera över hur mötet gick. Vad gick bra och vad gick mindre bra? Vad ska vi ta med oss till nästa möte och vad ska vi förbättra? Att ställa sig frågan är inte något som vi behöver göra varje möte, men väl så ofta att vi utforskat den och kanske även kommit till en platå där den inte längre hjälper oss att bli bättre.

4 Vilket problem är det vi försöker lösa?

Ofta hamnar man i ett läge där man ganska snabbt går in i en lösningsdiskussion. Men om vi då inte har rätt problemställning framför oss, hur vet vi då att vi löser rätt problem? Fel problem löst på rätt sätt ger oss inte mycket mer värde än träning på att skapa bra lösningar. Då är det i stället bättre att lösa rätt problem på fel sätt, kanske lite långsammare eller mindre effektivt. Eller rätt problem på rätt sätt.

Frågan kan också användas om en diskussion avviker från det syfte den från början hade. Det kan självklart hända att diskussionen efter att ha avvikit från den första vägen nu är helt rätt, men genom att ställa oss frågan så kan vi åtminstone ta ett aktivt beslut om så är fallet. Då tar vi också verkligen ett medvetet beslut att fortsätta i den riktningen. Om vi istället vill gå tillbaka till diskussionen där den avvek från vägen så är det bra om vi gör det så snart som möjligt utan att slösa mer tid.

33 Överraska

Ja, överraska. Gör något oväntat. Felnumrerade kapitel. Popcorn på morgonmötet. Kom till jobbet iklädd superhjältedräkt.

Ibland kan en liten överraskning vara precis det som behövs för att ge lite ny energi till ett team som arbetat hårt eller som gått i stå. Att göra mer av samma sak som man alltid annars gör brukar inte ge så stor utväxling. Vi behöver istället göra något annorlunda. Då kan något omvälvande men ofarligt vara bra att ta till.

Som att komma hem med blommor på en vanlig tisdag om man inte brukar göra det.  

3 Ögonkontakt

Du har säkert sett på sociala eller andra medier att 4 minuters ögonkontakt kan leda till kärlek. Så om ni ska ta in en ny person i ett team, testa att titta varandra i ögonen 4 minuter som introduktion.

Ni kanske inte behöver kärlek i teamet, men tänk vilken kickstart på närhet och att våga visa sig sårbar det kan ge. När man annars kan gå flera veckor och invänta att en ny teammedlem ska komma med i gemenskapen så har man potentialen att istället kunna börja arbeta med andra värdeskapande aktiviteter på en gång.

Man kan lika gärna göra denna övning i ett befintligt team om man vill komma lite, lite längre med avseende på att våga visa sig sårbara och släppa in andra i sin närhet.

2 Föreställ er underbart

När vi sitter och funderar över ett problem eller en lösning så finns det många saker som begränsar oss. En sådan sak är att vi ser lösningen nära vår nuvarande situation eller något som vi tidigare sett. Vi kommer då att missa chansen att se resten av lösningsrymden som är i stort sett oändligt stor. Även om vi inte kan komma på oändligt många och bra lösningar kan vi åtminstone sträcka oss till att titta efter “Hur skulle underbart se ut?”

Denna fråga leder oss in på ett positivt mindset som kanske knuffar undan en del av de begränsningar som vi sätter på oss själva och vår situation. Även om vi förmodligen inte kommer att gå vidare och implementera Underbart så kommer det att ge oss en annorlunda input, en målbild att sträva efter och någonting att längta efter.

Det kan handla om hur vårt system ska se ut eller fungera, hur det ska kännas att vara på en dag på jobbet eller hur våra processer ska fungera. Frågan fungerar i alla dessa fall och kan bidra till att man lyfter blicken den lilla bit som behövs för att se bortom krönet som vi ofta fastnar på när vi tänker i våra vanliga banor.

Förvänta dig stordåd av alla, sikta högt och hitta gemensamt en väg som leder er dit.

1 Våga göra ingenting

Var inte rädd att göra Ingenting

Var inte rädd att vara tyst och invänta att någon annan träder fram.

Ofta behöver vissa personer mycket längre väntetid att träda fram än andra och om vi inte lämnar detta tomrum så tappar vi dessa personers potential. Se inte tystnad och att inget händer som en nackdel. Se det som potential och ett avstamp för att någon bra ska hända. Utan att stanna upp och ta kraft kommer vi förmodligen fram, men missar säkerligen en massa bra tillfällen på vägen som skulle göra både resan och målet bättre.

Så var tyst och gör rum för magi att träda fram.

Bio

Jag, Björn Tikkanen, är “Utvecklaren som aldrig släppt kodandet men som nu mest och helst jobbar med agilitet i team och organisationer.”

Jag är en agilist, Scrum master, agil coach och utvecklare med bred kunskap inom systemutveckling vilket gör att jag ser både kundens och de utförande personernas behov och jobbar utifrån detta.

På senare tid har jag jobbat mer och mer med team och sett hur till exempel frågor kan hjälpa till och hur viktigt det är att jobba med en kultur där det är OK att fråga i stort och smått. Även andra små knep som låser upp låsta situationer och som förhindrar teamen att nå sin fulla potential. Detta vill jag fortsätta att utbilda och utveckla mig inom och att skriva små böcker som denna är ett steg på vägen.

Mitt eget företag heter pragmatiX och för mig är det en bra plattform att göra det jag tycker om, hjälpa individer och organisationer som vill ha hjälp och putta ett fåtal andra som kanske inte ens frågat i rätt riktning.

Jag vill dessutom bidra till ett öppet och generöst samhälle och lägger därför gärna ned lite extra tid för att kunna bjuda på mina erfarenheter och kunskaper.

Notes