Vorwort

„Durcheinander auf dem Server“, „Chaos in der Projektablage“ – das sind gängige Lagebeschreibungen, wie wir sie beim Start unserer Projekte immer wieder hören. Für Leute, die mit größtem Enthusiasmus an ihren Projekten arbeiten und für die jedes abgeschlossene Arbeitspaket Quelle größter Freude und Zufriedenheit ist – quasi ein Wunschkind -, ist die Projektablage bestenfalls ein ungeliebtes Baby. Sie wird entsprechend stiefmütterlich behandelt.

Stiefkinder aber rächen sich, sobald sie können. Die Folgen sind entsprechend. Um nur einige zu nennen:

• Nicht alle Projektbeteiligte können auf einen gemeinsamen Projektordner zugreifen oder es gibt einen solchen gar nicht.
• Die gleichen Dateien werden mehrfach per E-Mail verteilt.
• Die gleiche Datei ist an verschiedenen Orten gespeichert. Welche die aktuelle Version ist, ist unklar.
• Wichtige Dateien werden auch gar nicht abgespeichert, weil die Zuständigkeit dafür nicht klar ist.
• Zu tiefe Staffelung der Ordner - Dateien gehen nicht auf.
• Es gibt keine Regeln für die Ablage von E-Mails oder sie werden nicht eingehalten.
• Die E-Mail-Flut ist fast nicht zu bewältigen.
• Eine Übersicht über den tatsächlichen Projektstand ist nicht schnell zu bekommen.
• Dauernde Fragen der Art: Wo kommen Fotos von Anlageteilen hin, die wir vielleicht in 3 Jahren wieder brauchen?

Kommt Ihnen das bekannt vor? Nein? Dann klappen Sie das Buch wieder zu und lesen Sie etwas Schöneres.

Ach, Sie haben noch weiter gelesen? Dann herzlich willkommen. Wir hoffen, Ihnen ein paar nützliche und sogar interessante Stunden bereiten zu können.

Was sind die Auswirkungen?

Den meisten Projektbeteiligten ist gar nicht klar, in welch gigantischem Ausmaß eine unstrukturierte Projektablage eine Verschwendung an Zeit, Nerven, Energie und Erfolg darstellt.

• Unnötiger Aufwand zum Ablegen: Ich weiß nicht, wo’s hinkommt. Also muss ich länger überlegen und tu’s schnell auf den Desktop oder ich speicher’s ein paar Mal ab.
• Unnötiger Aufwand, um ein Dokument zu finden.
• Doppelarbeit, wenn ich ein Dokument nicht finde und nochmal schreiben muss oder wenn ich die falsche Version verwende und alle Änderungen umsonst waren.
• Ich kann auf ein Dokument nicht zugreifen, weil es keine gemeinsame Projektplattform gibt. Also muss ich es von einem anderen Projektmitglied anfordern. Also entstehen bei mir Wartezeiten und Unterbrechungen.
• Und das andere Projektmitglied, das ich anrufe oder dem ich eine Mail schreibe, wird auch unterbrochen und verliert an Produktivität. In projekt-orientierten Unternehmen (IT, Bau usw.) machen die internen E-Mails oft schon den Hauptteil der E-Mail-Flut aus.
• Die Wartezeiten und Unterbrechungen zwingen zum Multitasking. Der Work in Progress kann nicht sinnvoll begrenzt werden. Hektik und Stress nehmen zu.
• Manchmal geht der Überblick über die eigenen anstehenden Aufgaben verloren. Das führt zu schlechtem Gewissen und Angst.
• Schließlich können nicht auffindbare Dokumente zu Einnahmeverlusten führen. Zum Beispiel, wenn man dem Kunden nicht nachweisen kann, dass er eine bestimmte Auftragserweiterung abgezeichnet hat.

Viele dieser negativen Auswirkungen sind messbar oder zumindest verlässlich schätzbar. Nach unseren Erfahrungen kostet eine unstrukturierte Ablage zwischen 4% und 12% der Personalkosten in Projekten. (Erscheint Ihnen das zu hoch geschätzt? Dann fordern Sie unseren Selbstbewertungsbogen an und machen sich selbst ein Bild von Ihrer Situation. Bezugsquellen am Ende des Buchs.)

Überblick über unsere Werkzeuge

Um die schlechte Nachricht gleich vorwegzunehmen: Es gibt nicht „die“ Lösung.

Die Probleme stellen sich in vielen Unternehmen, Behörden und freigemeinnützigen Einrichtungen ähnlich dar. Aber daraus folgt leider nicht, dass es auch die gleiche Medizin ist, die hilft. Sondern je nach Größe der Projekte, ihrem Projektprofil und auch der Struktur des Unternehmens (an einem oder mehreren Standorten, mit stark hierarchischem Aufbau oder eher einer Teamkultur usw.) bieten sich verschiedene Ablageformen an.

Daher erklären wir am Anfang dieses Buches, was überhaupt ein Projekt ist, welche unterschiedlichen Projektprofile es gibt und welche verschiedenen Ablagetypen sich daraus ergeben.

Dann folgen verschiedene Kapitel, pro Ablagetyp eines:

• Wir widmen ein Kapitel dem Ad-hoc-Projektmanagement. Wie legen wir Dokumente am besten in kleineren Projekten ab.
• Dann folgen zwei Kapitel über die Ablage in Wasserfallartigen Projekten. Das sind Projekte, die sich gut in Phase aufteilen lassen.
• Das nächste Kapitel zeigt Vorschläge für die Ablage in agilen Projekten, z. B. solchen bei den Scrum als Gestaltungsrahmen benutzt wird.
• Auch für komplexe Projekte, bei denen die Einzelteile zu einem Gesamtergebnis montiert werden, haben wir uns eine Ablagestruktur überlegt.
• Zum Schluss stellen wir eine Lösung für Projekte unter sehr hohem Zeitdruck vor.

Davon müssen Sie nur das oder die Kapitel lesen, die ihre Projekttypen betreffen. Wir haben Wert darauf gelegt, das Buch so aufzubauen, dass jeder Leser nur die Abschnitte studieren muss, die ihm auch wirklich einen Nutzen stiften.

Wir plädieren in diesem Buch sehr stark für eine gemeinsame Ablage. Daher finden Sie am Ende auch noch ein Kapitel über die Nutzung von Dropbox als gemeinsame Ablageplattform.

An wen richtet sich dieses Buch?

Beim Schreiben haben wir oft an unsere Kunden und Kollegen und an ihre jeweiligen Projektsituationen gedacht. Wir haben uns immer wieder gefragt, wie wir deren Arbeit gut unterstützen können. Viele Lösungen, die wir an anderer Stelle gefunden haben, überzeugten uns nicht. Sie sind nur mit großer Disziplin umsetzbar, unverständlich und gehen nicht auf die Besonderheiten der Projekte ein. Unsere Lösungsvorschläge richten sich an Projekte in folgenden Branchen:

• Bauprojekte
• IT-Projekte, Softwareentwicklung (klassische und agile Herangehensweisen)
• Projekte bei öffentlichen Organisationen und kommunalen Betrieben
• Projekte im Dienstleistungsbereich

Ablage von Projektdokumenten lindert sofort die Schmerzen von E-Mail-Flut. Jeder kann sich um das Thema Ablage kümmern. Beim Schreiben haben wir vor allem an folgende Rollen gedacht:

• Projektleiter, Projektmanager
• Mitarbeiter in Projekten
• Mitarbeiter und Verantwortliche in Programmbüros und Projektunterstützungsbüros
• Qualitäts- und Dokumentenmanagementbeauftragte
• Bereichs- und Abteilungsleiter
• IT-Verantwortliche

Erst die Struktur, dann die Software!

„Hast du ein Problem, dann beschaff dir eine Software.“ – So lautet unser Ansatz nicht.

Wir stellen Ihnen im Buch die passenden Ordnungsstrukturen vor, die Sie in Ihren Projekten optimal unterstützen. Wenn wir zu diesen Ordnungsstrukturen Beispiele bringen, dann immer in Form von Windows-Ordnern. Ganz einfach deshalb, weil wir davon ausgehen, dass ein großer Teil von Ihnen darüber hinaus überhaupt keine Software benötigt, um eine gute Übersicht über ihre Projekte zu erhalten. Diese Darstellung hat für Sie einen sehr großen Vorteil: Sie können gleich loslegen und die hier vorgestellten Rezepte ausprobieren. Sie müssen nicht erst eine Software beantragen und beschaffen und installieren und customizen und schulen.

Unser Motto lautet: „Intelligente Software für intelligente Strukturen – nicht anstelle intelligenter Strukturen.“ Der neue moderne Sharepoint-Server ist völlig für die Katz‘, wenn Sie sich nicht vorher genau überlegt haben, welche Projektstruktur Sie dort wie abgebildet haben wollen. Aber wenn Sie diese Vorarbeit geleistet haben und Ihre Projekte so groß sind, dass ein Sharepoint oder ein Dokumentenmanagementsystem, dann ist auch dafür gesorgt, dass eine derartige Investition sich lohnt.

Fragen Sie uns

Wir hoffen natürlich, dass dieses Buch all Ihre Fragen beantwortet. Sollte aber doch eine Frage offen geblieben sein oder wenn Sie Anregungen und Kritik haben, dann lassen Sie es uns wissen. Sie können uns zum Beispiel eine E-Mail schreiben, und wir antworten Ihnen prompt (es sei denn, die E-Mail geht in unserer Ablage verloren).

Die Kontaktmöglichkeiten finden Sie am Anfang des Buches.