Kapitel 2 Wie eine E-Mail- und Dokumentenflut entsteht

Über dieses Kapitel

• Inhalt dieses Kapitels: Dieses Kapitel zeigt, wie die Anzahl von E-Mails und Dokumenten ansteigt, wenn man keine gemeinsame Ablage und keine gemeinsame Aufgabenliste benutzt.
• Zielgruppe dieses Kapitels: Alle Projektbeteiligten, die operativ mitarbeiten, d. h. Dokumente und E-Mails lesen und erstellen.

Wohin mit den E-Mails?

Als wir mit dem Projektteam unseres Kunden über Ablage redeten, lief die Diskussion solange gut, bis wir sagten: „Am besten legt man E-Mails in die (gleiche) Ablage wie alle anderen Dokumente auch.“ Die Äußerungen der übrigen Teilnehmer der Runde lässt sich sozusammenfassen: „Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit.“

Stimmt das Argument? Was ist denn nun ein sinnvoller Umgang mit E-Mails?

Das Problem in solch einer Diskussion ist nicht die Ablage der E-Mails, sondern die hohe Zahl von E-Mails, die die Mitarbeiter bekommen. Passend dazu hatte das Handelsblatt am 27.11.2012 die Titelgeschichte mit dem Thema „Der E-Mail-Wahnsinn“ (Handelsblatt 2012). Warum bekommen die Mitarbeiter überhaupt soviele E-Mails?

Aus unserer Sicht gibt es zwei Hauptursachen für die E-Mail-Flut:

• Fall 1: Die Kollegen finden nicht die Dokumente, die sie brauchen. Beispiel: “Kann mir jemand den aktuellen Projektplan schicken?”
• Fall 2: Die Kollegen haben kein besseres System, um Aufgaben zu verteilen und zu erledigen. Beispiel: “Kannst Du bitte den Projektplan aktualisieren und ihn mir dann schicken?” Macht das wirklich soviel aus? Rechnen wir die Fälle einmal durch.

Fall 1: Frage nach Dokumenten

Nehmen wir mal an, Alice fragt Bob und Charlie nach dem aktuellen Projektplan. Bob hat ihn, Charlie nicht. Das führt zu folgenden Nachrichten:

• t0: Ausgangsituation, 1 Dokument.
  • Alice: 0 E-Mails
  • Bob: 0 E-Mails und 1 Datei in der Ablage
  • Charlie: 0 E-Mails
• t1: Alice an Bob und Charlie: “Kann mir jemand den aktuellen Projektplan schicken?” Das macht zusammen 4 Dokumente.
  • Alice: 1 neue E-Mail in der Outbox
  • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox (und 1 Datei in der Ablage)
  • Charlie: 1 neue E-Mail in der Inbox.
• t2: Charlie an Alice, cc an Bob: “Ich habe den Plan nicht.” Dies sind zusammen 7 Dokumente (3 E-Mails mehr).
  • Alice: 1 neue E-Mail in der Inbox
  • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox
  • Charlie: 1 neue E-Mail in der Outbox
• t3: Bob an Alice, cc an Charlie: “Hier ist der Plan.” Die Postfächer schwellen nun auf 13 Dokumente an (3 E-Mails und 3 Dateien mehr).
  • Alice: 1 neue E-Mail und 1 neue Datei in der Inbox
  • Bob: 1 neue E-Mail, 1 zus. Dateikopie in der Outbox
  • Charlie: 1 neue E-Mail und 1 neue Datei in der Inbox
• t4: Alice legt den Plan ab und bedankt sich bei Bob: “Danke für den Plan.” Jetzt sind es schon 16 Dokumente (2 E-Mails und 1 Datei mehr).
  • Alice: 1 neue E-Mail in der Outbox und 1 zus. Dateikopie in der Ablage
  • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox
  • Charlie: keine Änderung

Sind Sie noch da? Eine einfache Anfrage nach einem Dokument unter 3 Teamkollegen führt zur Ablage von 11 E-Mails und 4 Dateien (1-mal war der Plan ja schon da). Die Tabellen 2.1 und 2.2 zeigen die Zusammenfassung. Die Anzahl erhöht sich, wenn mehr Leute mitreden.

Tabelle 2.1: Anzahl von E-Mails bei der Suche nach einem Dokument (Fall 1)

Tabelle 2.2: Anzahl von Dateien bei der Suche nach einem Dokument (Fall 1)

Wundern Sie sich noch über die E-Mail-Flut? Sie ahnen schon, was die Lösung sein könnte. Doch sehen wir uns an, was passiert, wenn man Kollegen per E-Mail bittet, eine Aufgabe zu erledigen.

Fall 2: Abstimmung von Aufgaben

Alice bittet Bob, den Projektplan zu aktualisieren und nimmt Charlie in cc.

• t0: Ausgangsituation, 1 Dokument.
  • Alice: 0 E-Mails, 1 Datei in der Ablage
  • Bob: 0 E-Mails
  • Charlie: 0 E-Mails
• t1: Alice an Bob: „Kannst Du bitte den Projektplan aktualisieren und ihn mir dann schicken?“ Damit erzeugt Alice 6 Dokumente.
  • Alice: 1 E-Mail und 1 Datei in der Outbox
  • Bob: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox
  • Charlie: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox
• t2: Bob an Alice, cc an Charlie: „Projektplan ist überarbeitet (siehe Anhang).“ Auch Bob erzeugt damit 6 weitere Dokumente.
  • Alice: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox
  • Bob: 1 E-Mail und 1 Datei in der Outbox
  • Charlie: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox

Auch hier sehen wir, dass eine einfache Anfrage zu 6 E-Mails und 5 weiteren Dokumenten führt (siehe Tabellen 2.3 und 2.4).

Tabelle 2.3: Anzahl von E-Mails bei Aufgabenverteilung per E-Mail (Fall 2)

Tabelle 2.4: Anzahl von Dateien bei Aufgabenverteilung per E-Mail (Fall 2)

In beiden Fällen steigt die Zahl der Dokumente und E-Mails, wenn …

• … sich mehr Kollegen abstimmen müssen,
• … die Kollegen mehr Nachrichten brauchen, um das richtige Dokument zu finden,
• … mehr Systeme beteiligt sind.

Schätzen Sie einmal für sich selbst ab, wie oft Sie solche E-Mails an Ihr Team schreiben (oder von ihm bekommen). Nehmen wir an, Alice, Bob und Charlie bekommen und senden pro Woche jeweils 100 E-Mails. Das sind zusammen 300 E-Mails. Jeder Fall tritt einmal am Werktag auf.

• Im Fall 1 hilft eine gemeinsame Ablage. Jeder weiß, wo die Dokumente liegen. Dies reduziert die Gesamtzahl um 55 Stück (5 Tage x 11 eingesparte E-Mails).
• Im Fall 2 braucht das Team eine gemeinsame Aufgabenliste und Routinen. Zum Beispiel sollte jeder einmal am Tag auf die Liste sehen. Die gemeinsame Liste und die Routine sparen dem Team 30 E-Mails (5 Tage x 6 eingesparte E-Mails).

Durch zwei Maßnahmen reduzieren die drei Kollegen die Anzahl von 300 auf 215. Alice, Bob und Charlie bekommen pro Woche 28% weniger E-Mails. Eine E-Mail-Flut ist vor allem an vielen internen E-Mails zu erkennen.