Kapitel 1 Was ist ein Projekt?

Über dieses Kapitel

• Inhalt dieses Kapitels: Dieses Kapitel zeigt, warum Projekte aus Sicht der Ablage besondere Situationen sind.
• Zielgruppe dieses Kapitels: Alle Projektbeteiligten, die operativ mitarbeiten, d. h. Dokumente und E-Mails lesen und erstellen.

Sie, liebe Leserin und lieber Leser, wissen sehr gut, was ein Projekt ist und wir ersparen Ihnen die üblichen Definitionen. Für das Erste reicht es zu wissen, dass ein Projekt eine „Ich-bin-mir-nicht-sicher-Aufgabe“ ist. Das Gegenteil von Projekt ist Routine. Tabelle 1 zeigt Bereiche, in denen sich Projekt- und Routineaufgaben unterscheiden.

Tabelle 1.1: Unterschiede zwischen Projekt- und Routineaufgaben

Im Laufe des Projekts sollte die Unsicherheit weichen und Gewissheit entstehen. Mit Projektmanagement wollen wir die Unsicherheit in den Griff bekommen.

Wenn Menschen in Projekten zusammenarbeiten, erledigen sie zwei Arten von Aufgaben:

• Sie erzeugen Ergebnisse. Das können Konzepte oder Leitfäden sein, eine geänderte Aufbauorganisation oder Softwareprogramme.
• Sie regeln die Abläufe, um die Ergebnisse zu erzeugen. Wir bezeichnen dies als Projektmanagement oder Projektsteuerung.

Die zweite Art von Arbeit – das Projektmanagement – wird oft als notwendiges Übel oder Bürokratie angesehen. Aber sie ist leider wichtig, weil ohne sie die erste Art von Arbeit – das Erzeugen von Ergebnissen – nicht möglich ist.

Aus Sicht der Ablage stellt ein Projekt eine besondere Situation dar:

• Das Projekt wird von einem Team bearbeitet, das sonst nicht zusammenarbeitet.
• Es gibt keine definierten Prozesse und damit keine definierten Ablageorte für Dokumente.
• Es gibt Leute, die innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation mitarbeiten. Dokumente werden daher überwiegend über E-Mails ausgetauscht.

Die Zusammenarbeit erhöht die Unsicherheit noch weiter. Mit Projektmanagementmethoden versuchen Organisationen, die Unsicherheit zu beherrschen. Eine Methode ist das Gegenteil von Versuch und Irrtum. Wer eine Methode anwendet, greift auf das Wissen derer zurück, die viele Fehler gemacht haben.

In unserer Beratungspraxis treffen wir auf folgende Methoden:

• PRINCE2: PRINCE steht für Projects in controlled environments. Diese Projektmanagement-Methode war ursprünglich in Großbritannien von der Regierung als Standard für IT-Projekte entwickelt worden. Sie wurde aber bald auch für ganz andere Projekte angewendet, weil sie unabhängig von den konkreten Inhalten des Projekts ist. Typisch für PRINCE2 ist das Denken in Projekt-Produkten. Hierbei unterscheidet sie zwischen Ergebnisprodukten (also Produkten, die nach Projektende noch benötigt werden) und Produkten zur Projektsteuerung (“Managementprodukten”). Diese Unterscheidung spielt auch eine große Rolle in unserer Projektablage. (Copyright-Hinweis: PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office.)
• Scrum: Scrum ist ein Rahmen für die Zusammenarbeit im Team. Die Autoren von Scrum lehnen es ab, Scrum als Methode zu bezeichnen. Für sie bildet Scrum einen Gestaltungsrahmen. Dennoch ist es für uns eine Methode für Teams.
• Ad-hoc: Diese Methode ist am weitesten verbreitet. Aber eigentlich ist sie überhaupt keine Methode. Hier wird nach keinem Plan oder Verfahren vorgegangen. Man kann aber trotzdem auch in Ad-hoc-Projekten eine sinnvolle Ablagestruktur definieren, und deshalb haben wir ihr auch ein Kapitel gewidmet.

Es gibt noch eine Vielzahl von weiteren allgemeinen und spezifischen Verfahren, um Projektaufgaben zu bearbeiten. Diese Methoden sind gut dokumentiert. Unserer Erfahrung nach findet sich in der Dokumentation selten ein Hinweis auf die Ablage. Ein Großteil der Dokumente, die Projektteams heute erzeugen, bearbeiten, weiter verwenden oder als Ausgangsbasis für Planungen oder andere Ergebnisse benutzen, wird elektronisch erzeugt.

Daher brauchen Projektteams eine Anleitung dafür, wie mit elektronischen Dokumenten umgegangen wird. Dies versuchen wir mit diesem Buch.

Wo Sie weiterlesen können:

Wenn Sie gerne etwas tiefer hinter die Kulissen von Projekten schauen wollen, machen Sie mit den nächsten beiden Kapiteln weiter. Wenn Sie aber lieber schnell zur Praxis kommen wollen, springen Sie gleich zu Kapitel 6 „Verschiedene Projektmanagement-Methoden“. Dort können Sie erfahren, was für ein Projekttyp bei Ihren Projekten vorliegt und in welchem Kapitel Sie die entsprechende Ablage beschrieben finden.