Kapitel 8 Ablage für Wasserfallprojekte (PM-Methode 2)
Über dieses Kapitel
- Inhalt dieses Kapitels: Manche Unternehmen führen bestimmte Projekte immer wieder durch, und diese Projekte durchlaufen immer wieder die gleichen Phasen. Das hat Auswirkungen auf die Projektablage.
- Zielgruppe dieses Kapitels: Organisationen, die ihre Kernprozesse oder Teile davon als Projekte organisieren.
- Nötige Vorkenntnisse: Sie sollten Kapitel 6 über die verschiedenen Projektmanagement-Methoden gelesen haben.
Was ist ein Projekt mit festen Phasen?
Bestimmte Projekte laufen immer wieder nach dem gleichen „Schema F“ ab. Ein einfaches Beispiel: Ein Rechenzentrum definiert für alle Änderungen an der Software- oder Hardware-Umgebung einen Request for Change (RFC), der immer dem gleichen Phasenmuster gehorchen soll.
- Phase: Analyse und Konzept-Erstellung
- Phase: Entwicklung (Codierung)
- Phase: Dokumentation verfassen
- Phase: Test
- Phase: Produktivsetzung
Solche Vorgänge wollen wir als Wasserfall-Projekte bezeichnen, weil sie am ehesten dem klassischen Wasserfallmodell gleichen. Die Diskussion, ob man bei „Routine-Projekten“ überhaupt von Projekten sprechen kann, soll hier nicht geführt werden. Und auch die Frage, ob die weit verbreitete Kritik am Wasserfall-Modell berechtigt ist oder nicht, darf uns in diesem Buch nicht interessieren. Hier ist das Thema: Wenn „Wasserfall“ weit verbreitet ist, dann liefern wir dazu die passende Ablagestruktur.
Oft handelt es sich dabei um Projekte, die zum Kerngeschäft einer Organisation gehören. Jede Organisation hat aber auch Projekte, die sie nur einmal alle paar Jahre oder noch seltener durchführt. Zum Beispiel, wenn ein Automobilzulieferer ein neues Verwaltungsgebäude erstellt, besitzt dieses Bauprojekt aus seiner Sicht sicher keine festen Phasen. Sondern er erstellt sich für diesen speziellen Anlass einen einmaligen Projektplan, und seine Ablage kann so aussehen wie in Kapitel 7 beschrieben.
Für die Baufirma aber, die der Automobilzulieferer als Generalunternehmer beauftragt, handelt es sich bei dem Bau um ihr Kerngeschäft, für das sie festgelegte (wenn auch variable) Muster-Projektpläne anwendet. Aus ihrer Sicht also handelt es sich um Projekte mit festen Phasen.
Kanban-Boards
Aber zurück zu unserem RFC-Projekt. Häufig wechselt mit den Phasen auch die Zuständigkeit: Das Konzept wird von einem Programm-Designer erstellt, aber die Codierung macht jemand anderes. Der verfasst dann zwar auch die Dokumentation, aber für den Test ist wiederum ein Dritter zuständig. Oft werden derartige Abläufe über ein Kanban-Board gesteuert (vgl. [Anderson 2011]).
Abbildung 8.1: In einem Kanban-Projekt durchläuft das Projekt feste Stationen
Ablage in Projekten mit festen Phasen
In solchen Projekten kann es sein, dass die Ablagestruktur sich fast vollständig an den Phasen orientiert:
Abbildung 8.2: Die Ablagestruktur eines RFC-Projekts orientiert sich an den Phasen
Dokumente, die in einer Phase entstehen, werden im entsprechenden Phasenordner abgelegt. Zum Beispiel würde der Designer im Ordner Phase 1 IT-Konzept arbeiten. Der Software-Codierer dann in den Ordnern Phase 2 Umsetzung und Phase 3 Dokumentation verfassen usw.
Es gibt auch hier einen Klammerordner (Steuerungsdokumnete) mit Dokumenten, die keiner einzelnen Phase zugeordnet werden können. Dabei kann es sich z. B. um den Business Case oder (bei externen Auftraggebern) um Angebot und Auftrag handeln. Der Klammerordner ermöglicht, diese Dateien immer wieder quer zu den Phasen zu konsultieren und anzupassen.
Gegenüber der Ablage nach ad-hoc-Meilensteinordnern, die wir in Kapitel 7 vorgestellt haben, weist diese Ablage nach Phasen bestimmte Besonderheiten auf:
a) Die Ablagestruktur wird schon zu Projektbeginn angelegt und nicht nach und nach, im Rhythmus des fortschreitenden Projekts selbst. b) Es gibt keinen Klammerordner „(Ergebnisdokumente)“. Sondern die Ergebnisse, die in bestimmten Phasen erarbeitet werden, bleiben in diesen Phasenordnern stehen. Im obigen Beispiel steht die Dokumentation – in der Regel das wichtigste Ergebnisdokument eines RFC – im Ordner der Phase 3.
Aus Punkt a) folgt, dass man der Ablagestruktur nicht auf einen Blick ansieht, in welcher Phase sich ein Projekt gerade befindet. Denn auch schon ganz am Projektanfang gibt es den Ordner „Phase 5“, obwohl das Projekt sich erst in Phase 1 befindet. Manche Teams haben dieses Problem dadurch gelöst, dass sie den jeweils aktiven Phaseordner zeitweise mit einem Underscore am Anfang versehen haben. Dann rutscht die aktive Phase in der Sortierung nach oben, gleich hinter den Klammerordner.
Abbildung 8.3: Der Unterstrich vor der Phase 4 kennzeichnet sie als aktive Phase
Andere Teams fanden es unästhetisch, dass sich die Reihenfolge der Ordner veränderte, und sie setzten ein Ausrufezeichen hinter die aktive Phasennummer. Dann muss man etwas genauer hinschauen, um den aktiven Ordner zu finden.
Abbildung 8.4: Die Kennzeichnung der aktiven Phase mit einem !-Zeichen
Musterordner
Eine weitere Konsequenz aus diesem Punkt a) ist, dass es Musterordner mit Vorlagen geben kann.
Abbildung 8.5: Ein Musterordner steht ganz oben im Ordner mit allen RFC’s
Im Unterordner „Phase 1“ des Musterordners kann jetzt zum Beispiel bereits eine Vorlage Konzept RFC.doc stehen, die den Standardaufbau des entsprechenden Dokuments der Organisation enthält.
Wenn Sie ein Projekt neu anlegen, dann legen Sie zuerst den neuen, leeren Projektordner an. Dann kopieren Sie die Unterordner aus dem Musterordner in den neuen Projektordner. Auf diese Weise haben Sie nicht nur die Unterordnerstruktur schnell angelegt, sondern auch schon die passenden Vorlagen in diesen Unterordnern.
Wo Sie weiterlesen können:
Wenn sich Ihre Projekte nicht strikt an die Standard-Phasenreihenfolge halten, sondern es zu Rücksprüngen kommen kann, so lesen Sie das folgende Kapitel. Für jede andere Projektmanagement-Methode finden Sie im Folgenden ein Kapitel. Wählen Sie evtl. noch weitere die Kapitel aus, die für Ihre Projekte zutreffen.