Kapitel 7 Ablage für Ad-hoc-Projekte (PM-Methode 1)

Über dieses Kapitel

• Inhalt dieses Kapitels: Eine einfache Methode der Projektablage für kleinere Projekte wird vorgestellt.
• Zielgruppe dieses Kapitels: Alle, die in Projekten mit wenig Unsicherheit arbeiten. Die Zahl der Dokumente im Projekt sollte 500 nicht übersteigen.
• Nötige Vorkenntnisse: Sie sollten Kapitel 6 über die verschiedenen Projektmanagement-Methoden gelesen haben.

Beispiel und Definition

Beispiel: Die Thüringer Heimstiftung (THS) ist ein gemeinnütziges Unternehmen, das zehn Einrichtungen für Pflegebedürftige, Behinderte und Jugendliche betreibt. Die THS will ein Beschwerdemanagement für ihre Klienten und deren Angehörigen aufbauen. Projektleiter wird der neue Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB), Herr Meinrath. In einem ersten Teilprojekt sollen fünf Heime und die zentrale Verwaltung der THS in das Projekt einbezogen werden.

Herr Meinrath möchte eine gemeinsame Informationsplattform für alle Projektbeteiligten aufbauen, um größtmögliche Transparenz zu gewährleisten und den E-Mail-Verkehr zu minimieren.

Zu Projektstart wird ein Projektplan aufgestellt. Er enthält erst einmal 10 festgelegte Termine und eine Grobplanung für den weiteren Verlauf. Das Projekt birgt keine besonderen Risiken. Seine Komplexität ist gering. Es hat zwar einen Zielzeitpunkt des Projektabschlusses, aber dieser ist nicht unverrückbar. Die Zahl der Projektbeteiligten ist mit rund 12 Personen überschaubar.

Ein derartiges Projekt bezeichnen wir als Ad-hoc-Projekt. Es ist keine Standard-Projektmanagement-Methode festgelegt, und es wird viel „von Mal zu Mal“ geplant.

Die Zeit als führendes Merkmal

In Ad-hoc-Projekten spielen Zeiträume und Termine eine Hauptrolle. Es gibt Sitzungen, Besprechungen und Präsentationstermine. Daher bietet sich an, die Zeit als führendes Merkmal zur Ablage zu nutzen. Es ist besonders trennscharf, d.h. es spart Denkaufwand beim Ablegen.

Beispiel: Der Projektleiter, Herr Meinrath, führt sogenannte Meilensteinordner ein, über die ein Bezug zu einem bestimmten Termin hergestellt wird (siehe Abb. 7.1).

Alle Dokumente, die für einen bestimmten Termin benötigt werden, kommen in diesen Ordner. Das kann zum Beispiel eine Agenda sein oder Materialien, mit denen sich Teilnehmer auf die Sitzung vorbereiten können. Auch das Protokoll einer Sitzung kommt noch in diesen Meilensteinordner.

Abbildung 7.1: Meilensteinordner

In der Abbildung sind neun Meilensteinordner aufgeführt. Jeder Ordner erhält einen Namen nach folgender Regel: Mxx Teilnehmerkreis Art_des_Termins Datum

Also z. B. der Ordner “M04 PG Vorort_Johanneswerk 2013-01-27” enthält alle Unterlagen, die im Vorfeld eines Vorort-Termins der Projektgruppe beim Johanneswerk am 27. Januar 2013 erstellt wurden, inklusive eines eventuellen Ergebnisprotokolls.

Es ist nicht das Ziel, eine perfekte Ablage zu schaffen, bei der die Anwender überhaupt keine Zeit mehr auf das Suchen verwenden müssen. Es geht darum, die Summe der Zeit für Suchen und Ablegen zu minimieren. Es ist wichtig, dieses Ziel zu verstehen, damit die Ordnung im Team akzeptiert und in der Realität angewendet wird.

Klammerordner

Beispiel: Zusätzlich zu den Meilensteinordnern hat Herr Meinrath meilensteinübergreifende Ordner erstellt (siehe Abbildung 7.2). In diese Ordner werden Dokumente abgelegt, die als Nachschlagewerke dienen, regelmäßig genutzt und in den einzelnen Meilensteinen verändert werden.

Abbildung 7.2: Meilensteinübergreifende Ordner

In der Regel gibt es mindestens zwei Meilenstein-übergreifende Ordner. In den ersten Ordner kommen die Projektergebnisse. Deshalb heißt der Ordner auch (Ergebnisdokumente). Das sind die Dokumente, die nach Abschluss der Projektarbeit noch benötigt werden, also in den Routinebetrieb übergehen. In unserem Beispielprojekt kann das das neue Konzept des Beschwerdemanagements sein, ein Ablaufplan dafür usw.

In den zweiten Ordner (Steuerungsdokumente) kommen Dokumente, mit denen das Projekt sich selbst steuert. Das sind zum Beispiel Planungs- und Qualitätsmanagementdokumente wie Projektplan oder Business Case.

Wir nennen diese Verzeichnisse Klammerordner, denn die Klammer bewirkt, dass die Ordner immer oben stehen. Die Dokumente in diesen Ordnern stellen die Wissensdokumente des Projekts dar.

Ein- und Auschecken von Dokumenten aus den Klammerordnern

Wenn Sie aktiv mit den Wissensdokumenten arbeiten, brauchen Sie Regeln zum Ein- und Auschecken der aktuellen Version. Folgende Regeln stellen nur Vorschläge dar. Sie haben sich aber bei verschiedenen unserer Projekte bewährt:

1. Von jedem Wissensdokument gibt es genau eine Version, die die Endung „_token“ trägt. Diese Version ist die aktuelle Version. Wer einen eigenen Beitrag zu einem bestehenden Wissensdokument leisten möchte, muss dazu die token-Version nehmen.
2. Das Dokument wird aus dem Klammerordner in den Meilensteinordner kopiert.
3. Die Version im Klammerordner erhält das Namensende „(token = Mxx)“. Dadurch wird jeder, der das Dokument in diesem Ordner aufruft, darauf verweisen, dass im Meilenstein Mxx gerade eine Überarbeitung dieses Dokuments stattfindet. Alternativ ist natürlich auch eine Verknüpfung möglich.
4. Immer die aktuell gültige Version im Meilensteinordner (= Arbeitsordner) erhält die Namensendung „_token“.
5. Während der Überarbeitung des Dokuments entstehen mehrere Zwischenversionen. Die letzte Version erhält immer die Namensendung „_token“.
6. Die Schlussversion wird zurück in den Klammerordner kopiert. Die vorher noch dort stehende Version mit „(token=Mxx)“ am Ende wird gelöscht.
7. Die letzte Version im Meilensteinordner bekommt das „_token“ am Ende wieder entfernt.

Beispiel: Wir befinden uns in Meilenstein 27 des Projekts und Herr Meinrath möchte den Projektplan überarbeiten. Um zu verhindern, dass eine andere Person seine Zwischenversion versehentlich liest, geht er nach dem o. g. Vorschlag vor:

• Die aktuelle Version des Projektplans befindet sich im Ordner “(Steuerungsdokumente)” und hat den Namen “Projektplan_token.xlsx”.
• Herr Meinrath kopiert diese Token-Version in den Meilensteinordner 27.
• Die Version im Ordner “(Steuerungsdokumente)” wird von “Projektplan_token.xlsx” in “Projektplan (token=M27).xlsx” umbenannt.
• Nach der Überarbeitung kopiert Herr Meinrath die überarbeitete Version “Projektplan_token.xlsx” wieder in den Ordner “(Steuerungsdokumente)”, damit jeder den aktuellen Plan benutzen kann.
• Im Ordner “(Steuerungsdokumente)” wird die “Projektplan (token=M27).xlsx” gelöscht, damit es nur eine aktuelle Version gibt.
• Im Meilensteinordner 27 wird die Datei von “Projektplan_token.xlsx” auf “Projektplan.xlsx” geändert, damit es nur eine Token-Version gibt.

Archivordner

Meilensteinordner, die schon älter sind, kommen in einen Archivordner (siehe Abbildung 7.3). Sonst muss man nämlich mit den Augen ständig alte Meilensteinordner überspringen oder man muss das Fenster scrollen. Für uns sind dies Verursacher von Mikrozeitverschwendungen.

Abbildung 7.3: Archiv für abgeschlossene Meilensteine

Passen Sie die Ablage an

In Projekten tut sich viel. Die Ablagestruktur muss sich anpassen. Sonst wird sie nicht benutzt.

• Überlegen Sie sich die Namensregeln für die Meilensteinordner, die für Ihr Projekt am besten passen.
• Eventuell brauchen Sie noch andere Klammerordner als die von uns vorgestellten. Zum Beispiel für Vorlagen und Formulare. Oder für Wissensdokumente wie das Organigramm des Unternehmens. Die Entscheidungskriterien dafür sind ganz pragmatisch: Welche Dokumente werden immer wieder „quer“ zu den Meilensteinordnern benötigt?

„Meine Ablage würde aber ganz anders aussehen!“

Die von uns vorgeschlagene Ordnung stößt fast nie auf spontane Zustimmung von Projektleitern und Projektgruppen. Auf der anderen Seite haben nach diesem ersten Zögern viele Projektgruppen diese Struktur praktiziert und sind einigermaßen zufrieden damit. Woher kommt das anfängliche Unbehagen? Zum einen denken wir Menschen eher in „festen Dingen“ als in „Flüssen“. Spontan kommt uns eine Ordnung der Art von Abbildung 7.4 natürlicher vor als eine, die sich einfach an Sitzungen – also an Abläufen - orientiert.

Abbildung 7.4: Spontan geschaffene Ablagestruktur eines privaten Bauprojekts

Aber dann kommen die Probleme. Ein Architekt ist ein Lieferant, der u. a. Baupläne liefert. Auf einer Sitzung („Versammlungen mit Externen“) stellt der Architekt vom Büro MA3000 („Lieferanten“) einen ersten Bauplan vor („Pläne“). In welchen dieser drei möglichen Ordner kommt das Dokument jetzt?

Der Projektleiter tut es in das Fach „Pläne“. (Dabei ist, nebenbei, der Zusammenhang zur Sitzung schon zerrissen – denn das Sitzungsprotokoll liegt unter „Versammlungen“). Dann werden von den Bauherren Änderungswünsche geäußert, und der Architekt liefert in der Folge drei neue Versionen: von jedem der vier Stockwerke jeweils einen Übersichtsplan und für jede der acht Wohnungen nochmal einen. Das Fach „Pläne“ beginnt, sich kräftig zu füllen, und wird unübersichtlich. Also wird ein Unterordner „ehemalige Pläne“ angelegt. Die Ordnung wächst spontan und ohne Regeln weiter.

Dieser spontanen Ordnung gegenüber hat unser Meilensteinsystem zwei entscheidende Vorteile:

1. Es ist schlank. Es gibt keine tiefe Staffelung. Man erhält schnell einen Überblick über die Gesamtstruktur, ohne umständliches Klicken.
2. Die Ablage ist trennscharf. Bei der Frage „Wo kommt das Dokument hin?“ gibt es fast nie Probleme.
3. Beim konkreten Arbeiten in der Struktur brauche ich fast nie hin und her zu springen. Wenn ich mich zum Beispiel auf eine Sitzung vorbereite, finde ich alle Vorbereitungsdokumente von anderen eben im nächsten Sitzungsordner. Es kann höchstens mal passieren, dass ich in einem Klammerordner ein übergreifendes Dokument nachschlagen muss. Aber das dauernde „Klick auf – Klick zu“, wie bei thematisch sortierten Strukturen, kommt praktisch nicht vor.
4. Die Ablage bleibt übersichtlich. Die Meilensteinordner veralten schnell, und ich kann sie ab und zu mühelos ins Archiv schieben. Während themenorientierte Ordner dazu neigen, immer länger und länger zu werden.

Das sind unsere Argumente. Probieren Sie die Methode doch einfach mal in einem kleineren Projekt aus.

Wo Sie weiterlesen können:

Wenn Sie Projekte haben, die von vornherein eine feste Struktur haben (quasi vordefinierte Meilensteine), dann lesen Sie das folgende Kapitel. Wenn Sie Projekte haben, die viel komplexer sind, dann sind die darauf folgenden Kapitel für Sie geeignet.