1 Einleitung

Kennst du das, wenn dir die Arbeit über den Kopf wächst? So viele Dinge zu tun, so wenig Zeit! Und alle wollen gleichzeitig etwas von dir! Das kann dich überall treffen, ob du in einer Werkstatt arbeitest oder in einem Laden oder in einem Büro.

Ja, auch und gerade “Büroarbeiter” - vom Sachbearbeiter bis zur Abteilungsleiterin - leiden oft unter Überlastung, weil die Arbeit im Büro vergleichsweise wenig greifbar ist. In einer Werkstatt oder einem Laden stolpert man förmlich über sie. Im Büro hingegen verbirgt sich hinter kleinen Zetteln manchmal viel Arbeit.

Im Büro geht es weniger um Dinge, als vielmehr um Informationen. Die sind immateriell und deshalb schnell unsichtbar. Das leistet dem Denken Vorschub, man müsse sie nicht mit gleicher Sorgfalt behandeln (weil sie ja nicht verschleißen) und man könne sie jederzeit nebenbei übermitteln und ablegen (weil sie keinen Platz wegnehmen und kein Gewicht haben).

Und so kommt es, dass in vielen Büros die Arbeitsbelastung als sehr groß empfunden wird: es fehlt eine Systematik, um mit dem Immateriellen, dem wenig Greifbarem und Unsichtbarem so umzugehen, dass die Arbeit rund und verlässlich läuft.

Wenn du das nachempfinden kannst, dann wirst du dich hoffentlich freuen zu hören, dass das kein unabwendbares Schicksal ist. Systematische, entpannte und verlässliche Arbeit im Büro ist möglich!

So eine Arbeit ergibt sich nicht von selbst. Es braucht eben ein System und ein bisschen Gewissenhaftigkeit, es auch anzuwenden. Doch dafür musst du keinen Doktortitel erwerben; etwas Aufgeschlossenheit, hier und da eine letztlich dich stressende Gewohnheit über Bord zu werfen, reicht aus.

Ich möchte dir ein solches System vorstellen. Schrittweise soll es sich vor deinen Augen entwickeln. Du sollst dabei stets einen Bezug zu deinem Arbeitsalltag sehen können; ab und an ist jedoch auch etwas Vorstellungsvermögen und Phantasie nötig. Ich weiß ja nicht, was du machst, kann mir also nur Beispiele ausdenken - und du musst schauen, was aus deinem Arbeitsalltag dazu passen könnte.

Ok? Dann ist hier ein grober Plan, wie ich dich in Das System einführen will.

1. Zuerst ein Blick auf das, was deine Arbeit eigentlich definiert. Wofür erhältst du deinen Lohn? Und was ist es, das dich so erschöpft? Es geht um deinen Arbeitsplatz und damit um Verantwortungseinheiten im Unternehmen.
2. Dann möchte ich dir einige Vorschläge dazu machen, wie du planvoll mit deiner Arbeitslast umgehen kannst. Du willst ja den Überblick behalten. All das, was du tun musst, solltest du systematisch(er) in Kalendern, auf Karten und mit Tafeln organisieren.
3. Solche Pläne allein sind allerdings geduldig. Du brauchst also auch noch eine systematische Vorgehensweise. Jetzt geht es sozusagen um den Motor deiner Arbeit, d.h. eine verlässliche Routine, quasi eine Arbeitsschleife, in der du dich kontinuierlich drehst.
4. Leider bist du in deiner Arbeit abhängig von “Materialien”. Die brauchen auch etwas Liebe, damit sie dir im rechten Moment zur Verfügung stehen. Du musst dir deshalb notwendiger Ressourcen bewusst sein.
5. Mit Plänen und Ressourcen kommst du schon ganz schön weit. Doch irgendwann “laufen sie über”, wenn du mehr und mehr in sie hineinsteckst. Dann ist es Zeit, größere Zusammenhänge zu schaffen. Die vielen Pläne und vielen Ressourcen kannst du in Prozessen, Projekten und Bereichen ordentlich zusammenfassen.
6. Und schließlich die lieben Kollegen, Kunden, Vorgesetzten. Du arbeitest nicht auf einer Insel, sondern im Grunde immer mit anderen zusammen in einer Organisation. Das führt zu Kommunikation in Form von Klärungen, Entscheidungen, Benachrichtigungen oder kurz und allgemein: Diskussionen. Die sind wichtig, weil sie deine Arbeit beeinflussen, doch du willst dich nicht von ihnen überwältigen oder unterbrechen lassen. Deshalb ist ein systematischer Umgang mit Diskussionen ganz wichtig - auch wenn sie im Grunde nur belasten.

In diesen Schritten stelle ich dir ein allgemeines System zur Organisation deiner Arbeit vor. Dabei geht es nicht um spezielle Werkzeuge oder Produkte. Wie du das System an deinem Arbeitsplatz und in deinem Unternehmen für deine Tätigkeiten konkret mit Technologien umsetzt, muss ich leider dir überlassen.

Ebenso fehlt hier leider ein detaillierter Umgang mit den Organisationsmitteln. Wie du z.B. priorisierst und mit einer Tafel umgehst, damit du möglichst flüssig arbeitest, ist nochmal etwas anderes, als überhaupt eine Tafel zu haben. Auch wie du deine Arbeitszeit organisierst mit deinem Kalender, ist ein eigenes Thema über die schlichte Nutzung eines Kalenders hinaus. Die Arbeitsschleife ist nur als ein grober Ausgangspunkt für ein systematisches Vorgehen. Was ich dir vorstelle ist vor allem erstmal eine Struktur zur Organisation deines im Büro schwer greifbaren “Arbeitsmaterials”, d.h. der Informationen.

Doch auch wenn es vor allem um Informationsstruktur und auch noch eine prinzipielle geht, ist das sehr wertvoll, geradezu unverzichtbar für die Systematisierung deiner Arbeit. Denn ohne diese allgemeine Informationsstruktur sind Werkzeuge für dich noch schwieriger auszuwählen und zu erlernen.

Nur wenn du eine Vorstellung von einer Informationsstruktur für die Arbeit im Büro hast, bist du die Herrscherin über Technologien; ohne eine solche Vorstellung machen sie dich zum Sklaven, weil sie dir ihre Strukturierungsvorstellung aufdrücken.

Willst du es mal damit probieren? Bist du bereit, mal einen Blick auf eine universelle Informationsstruktur für (deine) Büroarbeit zu werfen?