Die Arbeit im Office ist oft frustrierend, oder? Du bist überlastet, andauernd gibt es Konflikte, du bist genervt, immer wieder kannst du Versprechen nicht einhalten. In Summe: deine Produktivität ist - gelinde gesagt - suboptimal, von deiner Zufriedenheit ganz zu schweigen. Woran liegt das?

Zum Vergleich:

Die industrielle Produktion hat riesige Produktivitäts- und Qualitätsfortschritte in den vergangenen Jahrzehnten gemacht. Eines ihrer Geheimnisse: das Konzept der Lean Production.

Auch die Softwareentwicklung hat massiv an Produktivität und Passgenauigkeit in den letzten 25 Jahren gewonnen. Eines ihrer Geheimnisse: das Konzept der Agilität.

Im Vergleich dazu hinkt die Arbeit im Office weit hinterher. Administrative Arbeit, gar knowledge work kommen vergleichsweise schwer voran. Du arbeitest also quasi in einem "Entwicklungsland".

Einige schon sprichwörtliche Symptome, die du sicher auch schon gespürt hast:

• die Email-Flut: Emails zu lesen, ist das betriebliche Äquivalent zum Scrollen durch Instagram und Facebook. Es bindet Aufmerksamkeit, ohne das Wesentliche zu schaffen.
• die Meeting-Manie: Nur mit einer persönlichen Zusammenkunft scheinen viele Abteilungen und Projekte noch Herr der überfließenden wie fehlenden Information Herr werden zu können.
• das Datei-Chaos: Statt Horte der Ordnung zu sein, sind viele zentrale Laufwerke von Organisationen zu Orten geworden, an die Informationen gebracht werden, um zu sterben. Die Unsicherheit regiert: wo finden, wo speichern, welches ist die aktuelle Version? Dazu kommen die persönlichen Informationssilos auf den Mitarbeitercomputern.

Dass energische Geschäftsführungen und genervte IT-Abteilungen hier durch eine one size fits all Lösung wie Office 365 endlich Grund reinbringen wollen, ist zwar verständlich - nur nicht wirklich zielführend. Den bisherigen Symptomen wird schlicht ein weiteres hinzugefügt:

• die Tool-Illusion: Der Glaube, dass sich die Probleme mit einem Softwarewerkzeug, gar mit einem möglichst umfassenden schnell in Luft auflösen würden, ist weit verbreitet. Doch es ist nicht mehr als ein Glaube. In der Realität addieren Tools oft nur weitere Belastung zur existierenden. Es fehlt an Schulung, es fehlt an Akzeptanz, es fehlt an Passgenauigkeit, es fehlt an IT-Unterstützung.

Und so ist das Office der Unternehmensbereich, in dem immer noch in geradezu mittelalterlicher Manier - aufgepeppt mit ein wenig "Zukunftstechnologie" - versucht wird, einer immer komplexeren, immer dynamischeren äußeren und inneren Welt Herr zu werden.

Das ist tragisch. Das macht dich und deine Kollegen kaputt.

Aber es geht auch anders.

In diesem Buch wollen wir dir einen systematischen Ansatz für flüssigere Kollaboration im Office vorstellen. Dieser Ansatz ist inspiriert durch die "Erfolgsrezepte" von Industrie und Softwareentwicklung. Ja, dort gibt gibt es viel zu lernen für die Arbeit im Office.

Darüber hinaus enthält er jedoch auch Erweiterungen für Office-spezifische Herausforderungen: die Kommunikation zwischen den Beteiligten und die gemeinsame Arbeit an denselben Daten.

Ganz bewusst konzentrieren wir die Darstellung auf Techniken, Prinzipien und Konzepte. Du sollst verstehen, was hinter systematisch höherer Produktivität steht. Wir wollen dich mit einem Werkzeugkasten ausstatten, in den du immer wieder greifen kannst, um Probleme in den Abläufe in deiner Organisation zu lösen.

Technologien stehen dabei im Hintergrund. Es ist einfach so: Produkte wechseln, Tools entwickeln sich weiter. Da macht es wenig Sinn, dass wir dir versuchen, mit "Tipps & Tricks" für Microsoft Teams und Outlook zu helfen. Niemand weiß, wie lange du noch mit deinen Tools arbeiten wirst. Noch wichtiger: die viel gewünschten "Tipps & Tricks" machen einfach nur wenig Sinn ohne einen theoretischen Rahmen drumherum. Genau den wollen wir die deshalb vermitteln. Er ist einfach grundlegend, damit du nicht nur Land siehst, sondern auch dorthin schwimmen kannst.

Theorie ist aber natürlich kein Selbszweck. Deshalb gibt es am Ende ein ausführliches Praxisbeispiel. Da findest du die Techniken und Konzepte anhand eines realen Szenarios angewandt und wir stellen dir auch Tools vor, die dabei zum Einsatz kommen.

Dieses Beispiel soll dir zeigen: mit Anwendung der Theorie lässt sich tatsächlich produktiv(er) arbeiten. Ein leichteres Leben im Office ist möglich! Allerdings braucht es eben zunächst konzeptionelle Bausteine, aus denen du eine bessere Welt zusammensetzen kannst.

Wir haben an diesem "System" mehrere Jahre gearbeitet. Andrea ist die Praktikerin, die mit ihren Kunden ausprobiert und Feedback geliefert hat. Ralf ist der Theoretiker, der aus ihren vielen Impulsen und schon existierenden Ansätzen den konzeptionellen Rahmen konstruiert hat.

Zusammen ergibt sich für dich hoffentlich ein big picture, das dir bei der Analyse deiner jetzigen Situation und dem Entwurf einer besseren Arbeitsweise hilft.

Viel Erfolg dabei!

PS: Wenn du Lust hast, schreib uns über deine Erfahrungen mit "dem System".

PPS: Es gibt auch eine Facebook Gruppe, in der du mit uns über "das System" diskutieren kannst. Dort findest du das Thema auch häppchenweise in einzelnen Postings vorgestellt.