Arbeiten im Office mit System
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Arbeiten im Office mit System

Über das Buch

Die Arbeit im Office ist oft frustrierend, oder? Du bist überlastet, andauernd gibt es Konflikte, du bist genervt, immer wieder kannst du Versprechen nicht einhalten. In Summe: deine Produktivität ist - gelinde gesagt - suboptimal, von deiner Zufriedenheit ganz zu schweigen. Woran liegt das?

Zum Vergleich:

Die industrielle Produktion hat riesige Produktivitäts- und Qualitätsfortschritte in den vergangenen Jahrzehnten gemacht. Eines ihrer Geheimnisse: das Konzept der Lean Production.

Auch die Softwareentwicklung hat massiv an Produktivität und Passgenauigkeit in den letzten 25 Jahren gewonnen. Eines ihrer Geheimnisse: das Konzept der Agilität.

Im Vergleich dazu hinkt die Arbeit im Office weit hinterher. Administrative Arbeit, gar knowledge work kommen vergleichsweise schwer voran. Du arbeitest also quasi in einem "Entwicklungsland".

Einige schon sprichwörtliche Symptome, die du sicher auch schon gespürt hast:

  • die Email-Flut: Emails zu lesen, ist das betriebliche Äquivalent zum Scrollen durch Instagram und Facebook. Es bindet Aufmerksamkeit, ohne das Wesentliche zu schaffen.
  • die Meeting-Manie: Nur mit einer persönlichen Zusammenkunft scheinen viele Abteilungen und Projekte noch Herr der überfließenden wie fehlenden Information Herr werden zu können.
  • das Datei-Chaos: Statt Horte der Ordnung zu sein, sind viele zentrale Laufwerke von Organisationen zu Orten geworden, an die Informationen gebracht werden, um zu sterben. Die Unsicherheit regiert: wo finden, wo speichern, welches ist die aktuelle Version? Dazu kommen die persönlichen Informationssilos auf den Mitarbeitercomputern.

Dass energische Geschäftsführungen und genervte IT-Abteilungen hier durch eine one size fits all Lösung wie Office 365 endlich Grund reinbringen wollen, ist zwar verständlich - nur nicht wirklich zielführend. Den bisherigen Symptomen wird schlicht ein weiteres hinzugefügt:

  • die Tool-Illusion: Der Glaube, dass sich die Probleme mit einem Softwarewerkzeug, gar mit einem möglichst umfassenden schnell in Luft auflösen würden, ist weit verbreitet. Doch es ist nicht mehr als ein Glaube. In der Realität addieren Tools oft nur weitere Belastung zur existierenden. Es fehlt an Schulung, es fehlt an Akzeptanz, es fehlt an Passgenauigkeit, es fehlt an IT-Unterstützung.

Und so ist das Office der Unternehmensbereich, in dem immer noch in geradezu mittelalterlicher Manier - aufgepeppt mit ein wenig "Zukunftstechnologie" - versucht wird, einer immer komplexeren, immer dynamischeren äußeren und inneren Welt Herr zu werden.

Das ist tragisch. Das macht dich und deine Kollegen kaputt.

Aber es geht auch anders.

In diesem Buch wollen wir dir einen systematischen Ansatz für flüssigere Kollaboration im Office vorstellen. Dieser Ansatz ist inspiriert durch die "Erfolgsrezepte" von Industrie und Softwareentwicklung. Ja, dort gibt gibt es viel zu lernen für die Arbeit im Office.

Darüber hinaus enthält er jedoch auch Erweiterungen für Office-spezifische Herausforderungen: die Kommunikation zwischen den Beteiligten und die gemeinsame Arbeit an denselben Daten.

Ganz bewusst konzentrieren wir die Darstellung auf Techniken, Prinzipien und Konzepte. Du sollst verstehen, was hinter systematisch höherer Produktivität steht. Wir wollen dich mit einem Werkzeugkasten ausstatten, in den du immer wieder greifen kannst, um Probleme in den Abläufe in deiner Organisation zu lösen.

Technologien stehen dabei im Hintergrund. Es ist einfach so: Produkte wechseln, Tools entwickeln sich weiter. Da macht es wenig Sinn, dass wir dir versuchen, mit "Tipps & Tricks" für Microsoft Teams und Outlook zu helfen. Niemand weiß, wie lange du noch mit deinen Tools arbeiten wirst. Noch wichtiger: die viel gewünschten "Tipps & Tricks" machen einfach nur wenig Sinn ohne einen theoretischen Rahmen drumherum. Genau den wollen wir die deshalb vermitteln. Er ist einfach grundlegend, damit du nicht nur Land siehst, sondern auch dorthin schwimmen kannst.

Theorie ist aber natürlich kein Selbszweck. Deshalb gibt es am Ende ein ausführliches Praxisbeispiel. Da findest du die Techniken und Konzepte anhand eines realen Szenarios angewandt und wir stellen dir auch Tools vor, die dabei zum Einsatz kommen.

Dieses Beispiel soll dir zeigen: mit Anwendung der Theorie lässt sich tatsächlich produktiv(er) arbeiten. Ein leichteres Leben im Office ist möglich! Allerdings braucht es eben zunächst konzeptionelle Bausteine, aus denen du eine bessere Welt zusammensetzen kannst.

Wir haben an diesem "System" mehrere Jahre gearbeitet. Andrea ist die Praktikerin, die mit ihren Kunden ausprobiert und Feedback geliefert hat. Ralf ist der Theoretiker, der aus ihren vielen Impulsen und schon existierenden Ansätzen den konzeptionellen Rahmen konstruiert hat.

Zusammen ergibt sich für dich hoffentlich ein big picture, das dir bei der Analyse deiner jetzigen Situation und dem Entwurf einer besseren Arbeitsweise hilft.

Viel Erfolg dabei!

PS: Wenn du Lust hast, schreib uns über deine Erfahrungen mit "dem System".

PPS: Es gibt auch eine Facebook Gruppe, in der du mit uns über "das System" diskutieren kannst. Dort findest du das Thema auch häppchenweise in einzelnen Postings vorgestellt.

Über die Autoren

ralfw
Ralf Westphal

Ralf Westphal is a freelance consultant, project coach, trainer, author, and speaker on concepts and methods to increase longterm productivity in software development. He is also the co-founder of the German "Clean Code Developer" initiative for higher software quality.

Ralf is based in Bansko, Bulgaria. Visit his homepage at www.ralfw.de for information on regular in-depth online trainings and consulting regarding sustainable software development.

Andrea Kaden
Andrea Kaden

Andrea Kaden is an efficiency and digitization expert. With lean methods, in-depth digital knowledge and the ability to understand both IT experts and users, she succeeds in inspiring customers with new working methods, more efficient processes and new digital tools. Although she is a "woman on a mission" when it comes to process optimization and digitalization, for Andrea Kaden people are at the center of all changes. Her training as a business trainer, coach and change manager, as well as her personal empathy and belief in the potential of all people, guarantee the success of the optimization and digitization projects she initiates. 

As a speaker, Andrea Kaden inspires with lectures and as a facilitator she motivates people to think and develop together.

Table of Contents

  • Vorwort
  • 1 Einleitung
  • 2 Dein Arbeitsplatz
    • Aufträge abarbeiten
    • Bitten nachgeben
    • Vorschriften befolgen
    • So viel zu tun
      • Aufgabenhierarchie
    • Hierarchie der Verantwortungseinheiten
      • Grenzziehung
    • Zusammenfassung
  • 3 Dein Plan
    • Was macht einen Plan aus?
      • Der Zweck eines Plans
      • Planen ist Ordnen
      • Kleinteilig arbeiten
      • Vorbereitet sein
    • Pläne
      • Arbeiten entlang des Zeitstrahls
      • Kalender - Aufgaben nach der Zeit planen
      • Karte - Aufgaben nach dem Ort planen
      • Tafel - Aufgaben nach der Priorität planen
    • Zusammenfassung
  • 4 Deine Routine
    • Dein erster Vorsatz
      • Der Plan als Vorsatz
      • Die Planbefolgung als Vorsatz
      • Die Planung als Vorsatz
    • Regelmäßigkeit ist der Schlüssel
    • Die Phasen der Arbeitsschleife
      • Orientieren
      • Zerlegen
      • Ordnen
      • Priorisieren
      • Tun
      • Reflektieren
    • Zusammenfassung
  • 5 Deine Ressourcen
    • Abhängige Erledigung
    • Anforderungen an Ressourcen
  • 6 Deine Zusammenhänge
    • Prozesse für gleichförmige Resultate
      • Prozesse abbilden mit einer spezialisierten Tafel
      • Aufträge fließen durch Prozesse
    • Projekte für einmalige Resultate
      • Projekte sind durch eine Zeittafel charakterisiert
      • Projekte schrittweise planen
    • Bereiche für dauerhafte Resultate
      • Bereiche brauchen Routine
      • Routinen stoßen an
      • Bereiche vs Ressourcen
      • Planung als Bereich
    • Zusammenfassung
  • 7 Deine Kommunikation
    • Kommunikation ist Verschwendung
    • Kommunikation ist unvermeidbar
      • Alle Arbeit ist Kollaboration
      • Alle Arbeit braucht Kooperation
    • Struktur der Kommunikation
      • Kommunikation mit Nachrichten
      • Kommunikation braucht Kontext
      • Vor allem asynchrone Kommunikation
    • Zusammenfassung
  • 8 Deine Organisation
    • Zoomstufen der Organisation
      • Der Mitarbeiter
      • Das Unternehmen
      • Abteilungen
      • Teams
    • Zusammenfassung
  • 9 Ein Praxisbeispiel
    • Das Szenario
      • Der Hintergrund
      • Die Produkte
      • Die Akteure
    • Anwendung der Theorie
      • Marketing - Markt
      • Geschäftsführung - Marketing
      • Marketing - Sb Beratung/Verkauf
      • Beratung/Verkauf - Interessent
      • Account Manager - Kunde
      • Account Manager - Marketing | Beratung/Verkauf
      • coco - Sb Beratung/Verkauf
    • Schlussbetrachtungen
  • Die Autoren
    • Andrea Kaden
    • Ralf Westphal
  • Bildanhang

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