Consejos para la visualización.

Hacer visible el trabajo.

El primer principio de Kanban es visualizar el trabajo. Hay dos partes clave para la visualización del trabajo. En primer lugar, debes decidir cuáles son los pasos del flujo de trabajo. En este ejemplo son Escribir, Imágenes y Editar. En segundo lugar, debes decidir cómo dividir el trabajo en tareas que se muevan a través del flujo de trabajo. En este ejemplo, son los capítulos.

No hay una sola manera de hacer esto, cada equipo es diferente. Escribe el proceso como sea actualmente. Ten cuidado de no centrarte en cómo te gustaría que fuese el proceso y céntrate en describir bien cómo es actualmente. No pienses mucho en esto, tan sólo se necesita un lugar para empezar. Pronto te darás cuenta si el trabajo realmente fluye de manera diferente a lo que piensas. Es mejor que busques los pasos amplios del proceso en lugar de ser demasiado específico. Es mucho más fácil añadir complejidad más adelante, si se necesita, que simplificar un tablero complejo.

Cuando las cosas se hacen visualmente se hace fácil ver dónde hay un problema o cuándo se necesita trabajar más. Un tablero Kanban es un radiador de información. Está constantemente enviando mensajes sobre el estado de los trabajos: “Hay demasiado en progreso y nada se está terminando”; o “La lista de tareas está vacía, la gente no sabe en qué continuar trabajando”.

Tablero físico vs. electrónico.

Muchas personas necesitan utilizar una herramienta en línea para Kanban. Nosotras recomendamos comenzar con un tablero físico. En las primeras semanas no queremos que te enfoques en aprender a utilizar una herramienta. En su lugar, queremos que puedas tocar e interactuar con el tablero como una entidad física; obtener satisfacción al mover una tarea ha Hecho; darte cuenta que cuando miras el tablero te sientes abrumado por todo el trabajo que hay en la lista de tareas pendientes. Estas emociones te dicen mucho acerca del proceso y son mucho más fáciles de experimentar con un tablero físico.

El tablero también va a evolucionar muy rápidamente en las primeras semanas. Es mucho más fácil cambiar un tablero físico para reflejar el proceso, que conseguir una herramienta para hacer lo que quieres que haga. A menudo, los equipos que primero adoptan una herramienta, simplemente adoptan el proceso predeterminado especificado por la herramienta, en lugar de experimentar y buscar el diseño del proceso y del tablero que funcione mejor para ellos.

Puedes utilizar pizarras, tableros de notas o incluso las paredes y ventanas para el tablero físico. Aquí hay algunos consejos para cada uno de los diferentes tipos de tablero físico.

Pizarras.

Las pizarras magnéticas son magníficas ya que puedes utilizar imanes para sujetar las tareas. Mucha gente utiliza una cinta de vinilo para crear líneas en las pizarras magnéticas. Esto es genial hasta que decides cambiar las columnas pues la cinta termina marcando los tableros. Una solución más simple es dibujar las líneas con un rotulador permanente ya que, de este modo, no se borran. Cuando quieras mover las líneas sólo tienes que trazar sobre el marcador permanente con un lápiz de pizarra y mágicamente se borra.

Tablones de notas.

Una alternativa más barata a las pizarras es un tablón de notas. En lugar de imanes puedes utilizar chinchetas. Intenta conseguir chinchetas que sean fáciles de poner y quitar. Los cordeles funcionan bien para crear líneas en un tablón de notas. Las tarjetas de tareas pueden quedar un poco desiguales alrededor de los agujeros de la chincheta. Un poco de cinta adhesiva sobre la parte superior en la que se clave puede resolver esto.

Paredes y ventanas.

La cinta adhesiva es perfecta para crear líneas y se pueden pegar cosas a las paredes con Blu-tack. Las notas adhesivas no se pegan bien a las paredes, pero se pegan muy bien al vidrio y al papel. O bien utilizas una ventana o pegas una hoja de rotafolio en la pared y pones las notas adhesivas sobre la hoja.

Puntos rojos.

Un gran consejo para destacar los elementos que no están progresando es poner un punto rojo en los elementos que han permanecido en la misma columna más de un día. Si las tareas tienen dos o más puntos entonces se puede debatir sobre qué se puede hacer para progresar esa tarea. La tarea podría ser simplemente demasiado grande. En este caso, intenta descomponerla en tareas separadas para que más gente pueda trabajar en ella al mismo tiempo para conseguir moverla. Recuerda que el objetivo de Kanban es conseguir que algo empezado termine lo más pronto posible.

¿Quién está trabajando en ello?

Observa en el ejemplo que todavía no hemos dicho quién va a escribir cada capítulo. Algunas personas crean tareas de color codificado por la persona que va a hacer la tarea. Nosotras preferimos tener un imán avatar o papel que se ponga en la tarea cuando se empiece a trabajar en ella. Esto lleva a la propiedad del equipo sobre la propiedad individual. En lugar de pensar que una tarea es la tarea de Lisa, todo el mundo lo ve como un capítulo en el que se debe trabajar. Esto anima a la gente a ayudarse unos a otros. Si Lisa está de baja por enfermedad, también es fácil para Juan tomar la tarea pegando su avatar en ella.

Información de la tarea.

¿Qué información se debe escribir en una tarjeta de tarea? Algunos equipos tienen una palabra, otros tienen un párrafo. Nuestro consejo es poner la información suficiente para saber qué es la tarjeta. Si la tarea se cayó del tablero, cualquiera debe saber qué tarea es y ser capaz de ponerla de nuevo en el lugar correcto. A menudo, las tareas están relacionadas con tiques de una herramienta en línea o con un documento de requisitos o con un cliente en particular. Si es así, entonces puede ser útil incluir un número de referencia.

Si tienes un par de piezas de información en una tarjeta de tarea, es una buena idea tener una leyenda en algún lugar del tablero que permita a la gente recordar cómo interpretar las tareas.

Como mínimo deberías tener la siguiente información:

• Descripción de la tarea.
• Fecha de inicio, es decir, la fecha en que la tarea fue a la columna Pendiente.
• Fecha de finalización, es decir, la fecha en que la tarea se movió a la columna Hecho.

Estas fechas te ayudarán con la medición de cuánto lleva hacer las cosas, lo cual explicaremos después.

No escribas demasiada información en la tarjeta de la tarea. Estas tarjetas deben servir como un marcador de posición para el trabajo a realizar y no son una descripción completa del trabajo. Deben ser fáciles de crear y de mantener.

Debes poder elegir un código de colores para las tareas que pertenezcan a un determinado proyecto o cliente o utilizar diferentes colores para diferentes tipos de trabajo. No es necesario hacer esto ahora; vamos a explicar con más detalle cómo hacer esto en la sección sobre Hacer las políticas explícitas.

También es posible utilizar puntos de color para indicar clientes o tipos de proyectos. Los puntos son útiles porque son fáciles de cambiar; si lo has hecho mal sólo tienes que poner un punto de color diferente sobre la tarjeta. Si tu tarjeta de tarea tiene un color particular necesitarás reescribir toda la tarjeta en una tarjeta de color diferente.

Si haces uso de los colores, es una buena idea tener una leyenda junto al tablero para explicar el significado de los colores.