Kanban personal.

Kanban personal es una forma sencilla de hacer más cosas sobre la base de los principios de Lean de manufactura. Es una versión simplificada de Kanban que se utiliza comúnmente para gestionar el trabajo de equipos. Recomendamos encarecidamente probar Kanban personal para uno mismo antes de intentar adoptar Kanban para todo el equipo.

¿Qué necesitas?

• Un tablero (papel, cartón, pizarra o incluso sólo una pared).
• Notas adhesivas.

¿Cómo hacerlo?

• Anota todas las cosas que tienes que hacer esta semana. Asegúrate de escribir sólo un elemento por nota adhesiva (nosotras les llamamos tareas). Trata de ser tan granular como sea posible, por lo que piensa acerca de los elementos que llevan alrededor de una hora de trabajo o menos. Si un elemento no se puede hacer en una hora, divídelo en tareas más pequeñas que sean factibles en una hora.
• Dibuja tres columnas en el tablero: Pendiente, En curso y Hecho.
• Coloca todas las tareas que escribiste en la columna Pendiente.
• Da prioridad a las tareas en la columna Pendiente y ordénalas para que los elementos de mayor prioridad estén en la parte superior del tablero y los elementos de menor prioridad estén más abajo.
• Mueve la tarea de mayor prioridad a En curso y empieza a trabajar en ella.
• Si mientras estás ocupado con la tarea te das cuenta de que tienes nuevas tareas o eres interrumpido, no cambies de contexto. Lo mejor es que escribas una nueva tarea para ese elemento y la pongas en la lista de tareas en el lugar adecuado en función de su prioridad.
• Cuando la tarea en la columna En curso esté terminada mueve la nota adhesiva a Hecho.
• Ahora puedes tomar una nueva tarea de Pendiente. ¡No tomes más de una tarea a la vez!

¿Cómo mejorar?

La clave para Kanban es minimizar la cantidad de trabajo que se tiene en curso. Esto suele hacerse mediante la colocación de un límite trabajo en curso (WIP) en la columna En curso. Es muy recomendable mantener este límite a uno para Kanban personal, pero si es difícil comienza con un límite que te parezca realista y trata de reducirlo a lo largo del tiempo.

Te recomendamos reservar 30 minutos cada una o dos semanas para reflexionar sobre cómo está funcionando el proceso. Utiliza este tiempo para adaptar el proceso y el tablero. Hay muchas variaciones sobre el tablero Kanban básico descrito anteriormente. Te recomendamos comenzar con el tablero básico. Con el tiempo es posible modificar el tablero, por ejemplo, tener un lugar para tareas recurrentes que deben ocurrir todos los días o un punto de espera para los elementos que no pueden progresar sin la participación de los demás.

También puedes obtener métricas con Kanban. Una métrica sencilla es el número de elementos realizados por día o por semana. Tan sólo contabilízalos regularmente. Esto te dará una buena comprensión de la cantidad de tareas que realmente puedes lograr en un día. Esto funciona mejor si las tareas son aproximadamente del mismo orden de magnitud (por ejemplo, desde unos pocos minutos a 30 minutos), en lugar de una tarea de 30 minutos y una tarea de 3 semanas.

¿Quién compartió esto con nosotras?

Kanban personal fue creado por Jim Benson.

Técnicas avanzadas.

Cuando una tarea se tiene que hacer en una fecha determinada escribe la nueva fecha en la nota adhesiva. Esto te ayudará a ver con facilidad cuándo se debe hacer esta tarea. Cada día, cuando decidas tus prioridades, echa un vistazo a las fechas de tus tareas. Si una fecha límite se acerca, sube la prioridad de la tarea de modo que pueda llevarse a cabo a tiempo.

Cada semana revisa tus tareas en la columna Hecho. Mira el proyecto o las áreas de trabajo a que pertenecen las tareas. ¿Es el equilibrio apropiado? ¿Estás enfocando demasiado en un área o proyecto en particular? Para ayudar con esto se pueden utilizar diferentes notas adhesivas de colores para cada proyecto o área. También mira si las tareas que se terminaron eran urgentes o importantes. En la retrospectiva, ¿podrías haber terminado las tareas en un orden diferente? La respuesta a estas preguntas te ayudará a hacer una mejor selección en el futuro.

¡Gracias por las técnicas avanzadas a Sandy Mamoli!