Visualizar el trabajo.

Growing Gardens: Visualizar el trabajo.

Growing Gardens es una empresa de jardinería en la hermosa Ciudad del Cabo en Sudáfrica. Se compone de tres personas: Lisa, Emma y Juan. Ellos han decidido escribir un libro electrónico, no muy largo, sobre jardinería para con él ayudar a promover su empresa. El libro electrónico proporcionará un asesoramiento experto a las personas que quieren crear su propio jardín, pero también ayudará a que la gente conozca los servicios que Growing Gardens ofrece y así les recuerden cuando necesiten ayuda.

Para la primera versión del libro, se centrarán en lo que se necesita para crear una huerta, ya que se han dado cuenta de que cada vez más de sus clientes quieren hacer esto. Ya han decidido qué capítulos tendrá el libro y habrá nueve. También tienen una amiga, Roxana, que va a hacer todos los dibujos que necesitan y, una cliente, Mary Ann, que se ha ofrecido a editar el libro para ellos. Juan hizo una investigación y ha convencido a Lisa y Emma para utilizar Kanban para ayudarles a escribir el libro.

El paso 1 es visualizar el flujo de trabajo en un tablero físico. Debatieron esto en detalle y decidieron romper el trabajo en capítulos, ya que tiene sentido trabajar capítulo por capítulo.

Cada capítulo irá a Escribir donde uno de ellos escribirá el capítulo. Después de la escritura va a Imágenes donde pasarán el capítulo a Roxana para que dibuje las imágenes necesarias para ese capítulo. Después de Imágenes va a Editar donde el capítulo irá a Maryann para la edición y entonces el capítulo estará hecho. ¡Una vez que todos los capítulos estén hechos el libro estará terminado! ¡Voila!

Aquí está lo que su tablero muestra al inicio:

Consejos para la visualización.

Hacer visible el trabajo.

El primer principio de Kanban es visualizar el trabajo. Hay dos partes clave para la visualización del trabajo. En primer lugar, debes decidir cuáles son los pasos del flujo de trabajo. En este ejemplo son Escribir, Imágenes y Editar. En segundo lugar, debes decidir cómo dividir el trabajo en tareas que se muevan a través del flujo de trabajo. En este ejemplo, son los capítulos.

No hay una sola manera de hacer esto, cada equipo es diferente. Escribe el proceso como sea actualmente. Ten cuidado de no centrarte en cómo te gustaría que fuese el proceso y céntrate en describir bien cómo es actualmente. No pienses mucho en esto, tan sólo se necesita un lugar para empezar. Pronto te darás cuenta si el trabajo realmente fluye de manera diferente a lo que piensas. Es mejor que busques los pasos amplios del proceso en lugar de ser demasiado específico. Es mucho más fácil añadir complejidad más adelante, si se necesita, que simplificar un tablero complejo.

Cuando las cosas se hacen visualmente se hace fácil ver dónde hay un problema o cuándo se necesita trabajar más. Un tablero Kanban es un radiador de información. Está constantemente enviando mensajes sobre el estado de los trabajos: “Hay demasiado en progreso y nada se está terminando”; o “La lista de tareas está vacía, la gente no sabe en qué continuar trabajando”.

Tablero físico vs. electrónico.

Muchas personas necesitan utilizar una herramienta en línea para Kanban. Nosotras recomendamos comenzar con un tablero físico. En las primeras semanas no queremos que te enfoques en aprender a utilizar una herramienta. En su lugar, queremos que puedas tocar e interactuar con el tablero como una entidad física; obtener satisfacción al mover una tarea ha Hecho; darte cuenta que cuando miras el tablero te sientes abrumado por todo el trabajo que hay en la lista de tareas pendientes. Estas emociones te dicen mucho acerca del proceso y son mucho más fáciles de experimentar con un tablero físico.

El tablero también va a evolucionar muy rápidamente en las primeras semanas. Es mucho más fácil cambiar un tablero físico para reflejar el proceso, que conseguir una herramienta para hacer lo que quieres que haga. A menudo, los equipos que primero adoptan una herramienta, simplemente adoptan el proceso predeterminado especificado por la herramienta, en lugar de experimentar y buscar el diseño del proceso y del tablero que funcione mejor para ellos.

Puedes utilizar pizarras, tableros de notas o incluso las paredes y ventanas para el tablero físico. Aquí hay algunos consejos para cada uno de los diferentes tipos de tablero físico.

Pizarras.

Las pizarras magnéticas son magníficas ya que puedes utilizar imanes para sujetar las tareas. Mucha gente utiliza una cinta de vinilo para crear líneas en las pizarras magnéticas. Esto es genial hasta que decides cambiar las columnas pues la cinta termina marcando los tableros. Una solución más simple es dibujar las líneas con un rotulador permanente ya que, de este modo, no se borran. Cuando quieras mover las líneas sólo tienes que trazar sobre el marcador permanente con un lápiz de pizarra y mágicamente se borra.

Tablones de notas.

Una alternativa más barata a las pizarras es un tablón de notas. En lugar de imanes puedes utilizar chinchetas. Intenta conseguir chinchetas que sean fáciles de poner y quitar. Los cordeles funcionan bien para crear líneas en un tablón de notas. Las tarjetas de tareas pueden quedar un poco desiguales alrededor de los agujeros de la chincheta. Un poco de cinta adhesiva sobre la parte superior en la que se clave puede resolver esto.

Paredes y ventanas.

La cinta adhesiva es perfecta para crear líneas y se pueden pegar cosas a las paredes con Blu-tack. Las notas adhesivas no se pegan bien a las paredes, pero se pegan muy bien al vidrio y al papel. O bien utilizas una ventana o pegas una hoja de rotafolio en la pared y pones las notas adhesivas sobre la hoja.

Puntos rojos.

Un gran consejo para destacar los elementos que no están progresando es poner un punto rojo en los elementos que han permanecido en la misma columna más de un día. Si las tareas tienen dos o más puntos entonces se puede debatir sobre qué se puede hacer para progresar esa tarea. La tarea podría ser simplemente demasiado grande. En este caso, intenta descomponerla en tareas separadas para que más gente pueda trabajar en ella al mismo tiempo para conseguir moverla. Recuerda que el objetivo de Kanban es conseguir que algo empezado termine lo más pronto posible.

¿Quién está trabajando en ello?

Observa en el ejemplo que todavía no hemos dicho quién va a escribir cada capítulo. Algunas personas crean tareas de color codificado por la persona que va a hacer la tarea. Nosotras preferimos tener un imán avatar o papel que se ponga en la tarea cuando se empiece a trabajar en ella. Esto lleva a la propiedad del equipo sobre la propiedad individual. En lugar de pensar que una tarea es la tarea de Lisa, todo el mundo lo ve como un capítulo en el que se debe trabajar. Esto anima a la gente a ayudarse unos a otros. Si Lisa está de baja por enfermedad, también es fácil para Juan tomar la tarea pegando su avatar en ella.

Información de la tarea.

¿Qué información se debe escribir en una tarjeta de tarea? Algunos equipos tienen una palabra, otros tienen un párrafo. Nuestro consejo es poner la información suficiente para saber qué es la tarjeta. Si la tarea se cayó del tablero, cualquiera debe saber qué tarea es y ser capaz de ponerla de nuevo en el lugar correcto. A menudo, las tareas están relacionadas con tiques de una herramienta en línea o con un documento de requisitos o con un cliente en particular. Si es así, entonces puede ser útil incluir un número de referencia.

Si tienes un par de piezas de información en una tarjeta de tarea, es una buena idea tener una leyenda en algún lugar del tablero que permita a la gente recordar cómo interpretar las tareas.

Como mínimo deberías tener la siguiente información:

• Descripción de la tarea.
• Fecha de inicio, es decir, la fecha en que la tarea fue a la columna Pendiente.
• Fecha de finalización, es decir, la fecha en que la tarea se movió a la columna Hecho.

Estas fechas te ayudarán con la medición de cuánto lleva hacer las cosas, lo cual explicaremos después.

No escribas demasiada información en la tarjeta de la tarea. Estas tarjetas deben servir como un marcador de posición para el trabajo a realizar y no son una descripción completa del trabajo. Deben ser fáciles de crear y de mantener.

Debes poder elegir un código de colores para las tareas que pertenezcan a un determinado proyecto o cliente o utilizar diferentes colores para diferentes tipos de trabajo. No es necesario hacer esto ahora; vamos a explicar con más detalle cómo hacer esto en la sección sobre Hacer las políticas explícitas.

También es posible utilizar puntos de color para indicar clientes o tipos de proyectos. Los puntos son útiles porque son fáciles de cambiar; si lo has hecho mal sólo tienes que poner un punto de color diferente sobre la tarjeta. Si tu tarjeta de tarea tiene un color particular necesitarás reescribir toda la tarjeta en una tarjeta de color diferente.

Si haces uso de los colores, es una buena idea tener una leyenda junto al tablero para explicar el significado de los colores.

Growing Gardens: utilización del tablero.

Al equipo de Growing Gardens le gustaba la idea de los avatares para saber quién estaba trabajando en qué capítulo. Lisa eligió un corazón, Emma un gato y Juan una estrella. Hicieron los avatares de cartón con los iconos elegidos por ellos para que pudieran pegarlos en las tareas en las que estaban trabajando. También decidieron mantener muy simple la información en las tarjetas: el título del capítulo y la fecha de inicio.

Su tablero se creó en un pedazo de papel con las líneas dibujadas utilizando rotuladores gruesos. Lo pusieron en la pared de la oficina, cerca de sus mesas de trabajo. Lisa compró fichas y Blu-Tack para utilizarlas para las tarjetas de las tareas.

Al cabo de unos días se dieron cuenta de que el sistema de punto rojo también podría ayudarles. Juan había estado ocupado en un capítulo y estaba fuera de la oficina, por lo que su capítulo se paró. Emma colocó un rotulador rojo debajo del tablero para que pudieran dibujar puntos rojos cada día sobre los capítulos que no se movían. De esta manera se darían cuenta pronto si había algún problema y tomarían medidas.

Aplicar: visualizar el trabajo.

¿Estás tan excitado por empezar como lo está Growing Gardens? Eso esperamos. Te sugerimos buscar a tu equipo y crear juntos el tablero. Recuerda que éste es sólo el primer borrador y que va a cambiar con el tiempo; así que no te preocupes mucho por conseguir que sea perfecto a la primera.

Estos pasos te guiarán:

• Define los pasos de flujo de trabajo y crea una columna para cada paso.
• Decide qué información deseas mostrar en cada tarea. Recuerda que el mínimo es: descripción, fecha de inicio y fecha de fin.
• Divide el trabajo en tareas y crear una tarjeta de tarea con la información anterior para cada tarea. Incluye el trabajo para una o dos semanas.
• Decide qué tipo de tablero quieres utilizar y consigue el material adecuado.
• Decide sobre el mejor lugar para poner el tablero de modo que sea fácil para cualquiera ver el tablero durante el día.
• Crea avatares para cada miembro del equipo.
• Consigue un rotulador rojo o puntos rojos disponibles en el tablero para indicar cuando una tarea se queda atascada por más de 1 día.
• Escribe una leyenda para el tablero.

Te recomendamos tomar una foto del tablero después de que hayas terminado esto. Es un modo magnífico de hacer un seguimiento de cómo cambia el tablero con el tiempo y te resultará útil para ver cuánto ha progresado en el momento en que llegues al final de este libro.

Comience a utilizar el tablero y date cuenta de lo que sucede durante la próxima semana. Presta atención a estas cosas:

• ¿Qué ocurre cuando alguien está de baja por enfermedad?, ¿alguien tomó su tarea?
• ¿Qué paso del proceso lleva más tiempo?
• ¿Qué paso tiene la mayoría de las tareas en él?
• ¿Algún trabajo se saltó alguna columna?, ¿tal vez ese paso no tiene por qué ser parte del flujo de trabajo?
• ¿Hay algunos pasos en el flujo de trabajo que requieren tiempo y se olvidaron?, ¿tal vez se necesite una columna nueva?
• ¿Hay información que pueda ser útil añadir en las tarjetas de tareas?
• ¿Dibujar puntos rojos en las tareas ayudó a descomponerla y conseguir que avance de nuevo?