Tipp #5: Bewusstes Multi-Tasking

Die Tomaten-Methode ist ein pragmatischer Ansatz, um unvermeidliche Unterbrechungen und Fokus unter einen Hut zu bringen. Zusätzlich erhalten Sie damit ein simples Messinstrument für Ihre Produktivität. Denn unter der Annahme, dass nur konzentrierte Arbeit auch hochwertige, produktive Arbeit ist, sagt die Zahl der pro Tag geschafften Tomaten etwas darüber aus, wie sinnvoll Sie Ihre Arbeitszeit einsetzen.

Alles könnte jetzt gut sein, oder? Sie nehmen sich eine Aufgabe vor und arbeiten Sie in einer Sequenz von Tomaten ab, bis sie fertig ist. In jeder Tomate konzentrieren Sie sich. Zwischen den Tomaten bedienen Sie kurz die, die Sie sonst gestört hätten. Ihre Arbeitswoche könnte so aussehen:

Für jede Aufgabe reihen Sie solange Tomaten aneinander, bis sie erledigt ist. Das sichert die schnellstmögliche Aufgabenerledigung zu. Zwar zerhacken Sie die Aufgaben in Tomatenstücke; Sie konzentrieren sich also nicht in einem Rutsch auf die Abarbeitung, weil das ohnehin illusorisch ist.

In Bezug auf eine Folge von Tomaten lassen Sie sich jedoch nicht beirren. Erst die eine Aufgabe, danach die nächste Aufgabe. Das hatten wir in Tipp #2 empfohlen. Widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit immer nur einer Aufgabe – wenn schon nicht in jedem Moment Ihres Arbeitstages, so doch wenigstens über eine Folge von Tomaten hinweg.

So lautet auch weiterhin meine Empfehlung. Versuchen Sie so zu arbeiten. Wir arbeiten in diesem Moment auch in der Weise. Diesen Text schreiben wir im Tomatentakt bis er fertig ist. Und erst dann nehmen wir uns eine andere Aufgabe vor.

Leider ist diese Vorgehensweise für viele Arbeitsplätze nicht realistisch. Sie setzt nämlich voraus, dass die Aufgaben eine überschaubare Größe haben und zum Beispiel nicht länger als 1-2 Tage bzw. 10-20 Tomaten benötigen. Viele Aufgaben haben andere Charakteristika:

• Aufgaben dauern so lange, dass ihre Erledigung andere Aufgaben über Gebühr verzögern würde. Beispiel: Sie schreiben ein Buch; das dauert Monate. Währenddessen können Sie andere Aufgaben nicht liegenlassen.
• Aufgaben dauern eigentlich nicht lange, können aber trotzdem nicht erledigt werden, weil auf etwas gewartet werden muss. Beispiel: Für das Angebot brauchen Sie Daten aus der Technik; darauf warten Sie einen Tag.
• Aufgaben können nicht abgeschlossen werden, weil sie wiederkehrend sind oder quasi kontinuierlich anfallen. Beispiel: Bei Freiberuflern wie Andrea Kaden oder mir sind Buchhaltung und Vertriebsaktivitäten Aufgaben, die nie abgeschlossen sind. Wir dürfen sie nicht aus dem Blick verlieren, sie sind andererseits aber auch nicht unsere Hauptaktivitäten.

Multi-Tasking to the rescue

Es ist bitter, doch es hilft nichts: Multi-Tasking ist nötig, wenn Sie realistisch produktiver und vor allem zufriedener werden wollen. Mein Tipp #5 lautet daher: Gehen Sie ganz bewusst in den Multi-Tasking Modus. Das bisher Gesagte zu den Problemen von Multi-Tasking und zur Wichtigkeit von Fokus bleibt unangetastet. Es muss allerdings mit einem realistischen Arbeitsalltag überein gebracht werden.

Wie kommen nun aber Fokus und Multi-Tasking zusammen? Durch Tomaten und Töpfe.

Ja, es ist wirklich ein bisschen wie beim Kochen. Dort schließen Sie zwar manche Aufgaben nacheinander ab. Andere müssen jedoch quasi parallel erledigt werden. Wenn mehrere Töpfe auf dem Herd stehen und auch noch etwas im Ofen ist… dann müssen Sie Ihre Augen überall haben, sonst brennt das eine an oder das andere kocht über.

Übersetzt in den Arbeitsalltag bedeutet das: Sie können eben nicht alle Aufgaben einfach nur nacheinander abarbeiten wie im obigen Bild. Produktiv sein heißt vielmehr, kontrolliert Ihre Aufmerksamkeit zwischen Aufgaben wandern zu lassen. Der wichtigste Tipp, den wir Ihnen bisher gegeben haben, ist deshalb #3: Befreien Sie sich aus der Unterbrechungskultur. Lassen Sie sich nicht durch Unterbrechungen zwischen Aufgaben hin und her stoßen, sondern takten Sie sich selbst, d.h. wechseln Sie zwischen Aufgaben, wenn es _ Ihnen _ passt. Das ändert allerdings nichts daran, dass Sie immer eine Menge Aufmerksamkeitsheischendes auf dem Zettel haben.

Der Trick ist, dass Sie zunächst ihre Aufgaben sammeln und in Töpfe tun. Manche Aufgaben sind für sich ein eigener Topf, andere kommen zusammen in einen Topf. Hier sind einige meiner Töpfe:

Dazu ein paar Worte zur Erklärung:

• Die Buchhaltung ist eine unendliche Aufgabe. Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuervoranmeldung machen. Irgendwas ist immer. Ein Abgabetermin ist auch jeden Monat. Dieser Topf braucht täglich oder wöchentlich nicht viel Aufmerksamkeit, doch wir dürfen ihn nicht aus den Augen verlieren.
• Das Büro ist eine ebenso unendliche Aufgabe. Irgendwas ist immer. Post von einer Versicherung, der Hausverwaltung, der Bank, einem Verein. Da muss gesichtet, aussortiert und der Rest gescannt werden. Wir haben ja ein papierloses Büro. Täglich ist dafür nicht viel Aufmerksamkeit nötig, doch selbst eine Woche an unerledigter Büroarbeit kann zu einem sehr nervigen Haufen an Arbeit führen.
• Während bei Buchhaltung und Büro eher alles immer und immer wieder passiert und so im Grunde nie abgeschlossen ist, scheint der Topf Bloggen handfester. Jeder Blogartikel ist eine klar umrissene Aufgabe. Den können wir anfangen, dann arbeiten wir 2-4 Tomaten daran, fertig. Allerdings pflegen wir mehrere Blogs und schreiben dort immer wieder. Das heißt, der Topf kommt auch nie wirklich runter von meinem Aufgabenherd.
• Anders der Topf für das Trainingskonzept. Das müssen wir nur einmal erarbeiten – dann kommt der Topf weg. Ebenso das Buchprojekt, auch wenn es wesentlich mehr Zeit als ein (Blog)Artikel oder das Trainingskonzept braucht. Eine einmalige Sache.

Das unumgängliche Multi-Tasking besteht nun darin, mit den Tomaten jedes Tages diese Töpfe abzuarbeiten.

• Buchhaltung, Büro, Vertrieb können wir nie beenden. Wir müssen uns ihnen nicht jeden Tag widmen, doch wir dürfen sie auch nicht vernachlässigen. Derzeit nehme wir uns 1 Tomate Büro für jeden Tag vor und 2-3 Tomaten für den Vertrieb alle paar Tage und 2 Tomaten pro Woche für die Buchhaltung.
• Bloggen ist auch eine Aufgabe, die wir nicht zu lange vernachlässigen dürfen. Es gehört zu meinem Marketing als Freiberufler. Also sind 6-8 Tomaten pro Woche im Schnitt für 2 Blog-Artikel reserviert. Die arbeiten wir jeweils nacheinander ab.
• Das Trainingskonzept braucht ca. 4-6 Tomaten in den nächsten 4 Wochen. Wenn wir ihm keine genauere Priorität geben, dann wird es wohl erst zum spätestmöglichen Zeitpunkt auf den Herd kommen. Die Tomaten werden wir dann aber nacheinander abarbeiten.
• Artikel müssen jeden Monat an Verlage geliefert werden. Mit ihnen verdienen wir einen Teil unseres Geldes. Dafür sind pro Monat ca. 40 Tomaten nötig. Die konzentrieren wir gewöhnlich in einer Woche und arbeiten sie auch recht konsequent nacheinander ab.
• Und das Buch? Wir haben nicht mal eine Vorstellung, wie viele Tomaten dafür nötig sind. Deshalb sehen wir nur zu, dass wir es nicht vergessen zwischen all den anderen Töpfen. Pro Woche bemühen wir uns, mindestens 10 Tomaten darauf zu konzentrieren.

Eine realistische Woche voller Tomaten sieht für uns also eher so aus:

Sie sehen, es gibt sowohl längere Sequenzen von Tomaten zur selben Aufgabe (z.B. Bloggen am Montag früh, Trainingskonzept am Freitag) wie auch Folgen von Tomaten zu unterschiedlichen Aufgaben (z.B. Büro, Vertrieb, Buchhaltung am Montag und Dienstag).

Ich habe mir sogar eine Unterbrechung der längeren Aufgabe, einen Artikel zu schreiben, erlaubt. Warum nicht einen Hänger in der Kreativität nutzen, um eine andere Aufgabe voran zu bringen?

Apologie des Multi-Tasking

Was Sie hier sehen, ist unzweifelhaft Multi-Tasking. Das ist nicht schön – doch es geht eben nicht anders. Erstens können wir Büro, Artikel, Buchhaltung nicht aufschieben, bis wir mal das Buch fertig haben. Zweitens können wir noch nicht einmal konzentriert am Buch arbeiten, bis es fertig ist. Wir brauchen Inkubationsphasen, in denen wir es liegen lassen und etwas anderes tun. Oder wir können nicht ständig mit Vertrieb beschäftigt sein, weil wir da auf Entscheidungsprozesse bei Kunden und Interessenten warten müssen. Warum also nicht zwischenzeitlich einen Blogbeitrag schreiben?

Wer dogmatisch darauf besteht, dass Multi-Tasking zu vermeiden ist, der lebt im Elfenbeinturm. Das bedeutet jedoch nicht, dass Multi-Tasking nicht die Nachteile hätte, die wir weiter oben so ausführlich beschrieben haben. Die Vermeidung dieser Nachteile hat nur manchmal einen geringeren Wert als etwas anderes.

Multi-Tasking ist also nicht zu vermeiden. Alle nicht trivialen Rollen in Unternehmen haben so viele und so unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen, dass eine konsequente Abarbeitung ausschließlich nacheinander erstens zu untragbaren Verzögerungen führen würde und zweitens Ressourcen über das nützliche Maß hinaus unausgelastet ließe.

Eine Schlange für alle Schalter in der Post oder beim Check-In am Flughafen mag gerecht sein. Alle werden streng nach ihrer Ankunftszeit in der Warteschlange bedient. Niemand muss sich Sorgen machen, in der Schlange zu stehen, die dann doch wieder am langsamsten vorankommt.

Dennoch gibt es im Supermarkt oder auch am Flughafen Expressabfertigungen. Warum? Weil Aufgaben unterschiedliche Prioritäten haben. Was nur kurz dauert oder besonders wichtig ist, darf vorgezogen bzw. dazwischen geschoben werden. Anderes, das ohnehin lange braucht, kann auch noch etwas länger dauern.

Bei mehreren Abfertigungspunkten braucht jede einzelne Aufgabe allerdings gar nicht einmal länger in die Erledigung. Wer an einem Schalter beim Check-In angekommen ist, wird maximal schnell bedient. Der Schaltermitarbeiter fokussiert sich ja auf diesen Fluggast. Insgesamt, d.h. vom Einreichen in die Warteschlange bis zum Ende der Abfertigung kann es jedoch dauern.

Anders ist es bei Ihnen. Sie sind nur eine „Ressource", die für alle wartenden Aufgaben verantwortlich ist. Wenn Sie manche bevorzugt behandeln, müssen andere warten. Solange das jedoch kontrolliert geschieht, im vollen Bewusstsein der konkurrierenden Aufgaben und ihrer Prioritäten, wenn Sie also einen Überblick über Ihre Töpfe haben und sich selbst mit Tomaten takten, um zumindest phasenweise wirklich konzentriert zu arbeiten… dann ist das ok. Und es ist sogar unvermeidlich. Besonnenes Multi-Tasking gehört für uns zu professioneller Arbeit.