Tipp #1: In Kreisen arbeiten

Unser erster Tipp kommt eher klein daher. Er hat nichts mit Veränderungen an Ihrem Arbeitsplatz zu tun. Er lautet schlicht: Gehen Sie die Veränderung Ihrer Arbeitsweise systematisch an.

Sie haben bestimmt etwas anderes erwartet, etwa: „Schaffen Sie sich 43 Ordner an, einen für jeden Tag des Monats und einen für jeden Monat. Damit organisieren Sie als erstes Ihre Wiedervorlage."

Tatsächlich mag eine solche Ordnerparade hilfreich sein – doch sie sollte nicht am Anfang der Maßnahmen stehen, mit denen Sie produktiver und zufriedener werden wollen. Denn wie finden Sie heraus, ob diese oder eine andere Maßnahme überhaupt hilft? Wenn Sie eines vermeiden wollen, dann ist das ja, Ihre wertvolle Zeit mit Werkzeugen und Methoden zu füllen, die mehr behindern als nützen.

Deshalb muss am Anfang aller Verbesserung eine systematische Vorgehensweise stehen. Ohne ein Minimum an Systematik besteht große Gefahr, dass Sie sich wieder verzetteln, diesmal in Maßnahmen, die Sie eigentlich daraus befreien sollten. Solche paradoxe Situation sollten Sie also vermeiden.

Aber keine Angst! „Systematisch vorgehen" hört sich schlimmer an, als es ist. Doktortitel oder auch nur Studium sind dafür nicht nötig. Eigentlich reicht gesunder Menschenverstand. Denn der sagt, dass man nicht ständig arbeiten kann. Es braucht auch Zeiten der Ruhe.

Der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Produktivität ist also eine Grenzziehung, die vom grenzenlosen „Wegschaffen", ein „Innehalten" abtrennt. Ja, Sie sollen bewusst Raum während Ihrer Arbeitszeit schaffen; seien Sie nicht ständig im Feuerwehrmodus.

Mit dem Raum zum Innehalten meinen wir allerdings nicht die Mittags- oder Raucherpause und auch nicht den Plausch, der sich unvermeidlich doch in der Kaffeeküche einstellt. Es geht um geplanten Abstand von der Arbeit.

Rhythmisieren Sie Ihre Arbeit. Unterbrechen Sie Ihre Arbeit systematisch, d.h. bewusst und regelmäßig durch Innehalten. Das ist der erste notwendige Schritt zur nachhaltigen Verbesserung Ihrer Arbeitssituation.

Innehalten ist natürlich ein recht vager Begriff. Was sollen Sie denn tun in diesem Innehalten, wenn Sie sich schon Zeit freischaufeln vom Wegschaffen? Eine Zeit echter Pause in Stille wäre schon gut. Wenn Sie wollen, fangen Sie damit an. Doch damit verändern Sie noch nichts an Ihrem Modus des getriebenen Wegschaffens, der Sie ja eigentlich drückt.

Der zweite Schritt zur Verbesserung besteht deshalb darin, das Innehalten zu füllen mit Reflexion. Die Reflexion soll dazu dienen, zu überdenken, wie Sie eigentlich vor dem Innehalten weggeschafft haben. Stellen Sie sich Fragen wie diese:

• Was habe ich getan?
• Wie habe ich das getan?
• Mit welchem Erfolg habe ich es getan?
• Was könnte ich verbessern?
• Was hatte ich mir vorgenommen zu verbessern?
• Haben die Verbesserungsmaßnahmen das gewünschte Ergebnis gezeitigt?
• …

Der gesunde Menschenverstand sagt, man kann nicht immer aktiv sein, sondern braucht zwischendurch Ruhe. Deshalb schlafen wir jede Nacht. Und wenn Sie zuwenig Schlaf bekommen, dann merken Sie das schon bald sehr deutlich. Ihrer Produktivität und Zufriedenheit ist das nicht zuträglich.

Anders als man meinen könnte, sind Körper und Geist während des Schlafes allerdings nicht passiv. Im Gegenteil! Es passiert viel, während wir schlafen [1, 2]. Vom Träumen einmal abgesehen. Ihr Körper regeneriert sich. Ihr Gehirn verarbeitet die Tageseindrücke. Ohne Schlaf kein Lernen. Wir brauchen die Integrationsleistung des Gehirns während des Schlafes, das Neues mit Bekanntem verknüpft.

Und genauso meinen wir es mit dem Innehalten zur Reflexion. Sie sollen sich regelmäßig Zeit nehmen, in Ruhe über Ihre Arbeitsweise nachzudenken. Das ist keine Problemlösung im Sinne irgendeiner Ihrer Aufgaben, sondern schwebt sozusagen darüber. Es geht um das Nachdenken darüber, wie Sie Aufgaben im Allgemeinen bewältigen.

Bisher machen und machen und machen Sie; Sie schaffen weg. Jetzt sollen Sie regelmäßig eine Pause im Machen einlegen und über Ihr Machen nachdenken. Nehmen Sie Abstand. Das ist die Bedingung für die Möglichkeit jeder bewussten Verbesserung. Erst das reflektierende Innehalten macht nämlich aus etwaigen Verbesserungsmaßnahmen überhaupt bewusste.

Konkret empfehlen wir Ihnen, jeden Tag 10-15 Minuten zu reflektieren. Und jede Woche einmal 45-60 Minuten. Damit kommen Sie in eine „Kreisbewegung". Deren Phasen sind:

• Agieren (Wegschaffen)
• Analysieren (Fragen stellen)
• Korrigieren (Verbesserungsmaßnahmen planen)

Es handelt sich sozusagen um einen kleinen Bruder vom Demingkreis [3]. Das heißt, Sie durchlaufen immer wieder dieselben Phasen aus Agieren-Analysieren-Korrigieren-Agieren-Analysieren-Korrigieren-Agieren-Analysieren-Korrigieren-usw. Jeder Tag ist ein kleiner Kreis, jede Woche ein größerer.

Und wenn Sie wollen, können Sie auch noch größere Kreise darum legen. Mit einem Kollegen ziehen wir uns zum Beispiel jedes Jahr zu einem Retreat zurück, während dem wir über die vergangenen 12 Monate reflektieren.

Wenn Sie einen „managementtauglichen" Namen für solche Reflexionspause brauchen, dann nennen Sie sie Retrospektive [4]. Das ist ein Begriff, der sich in der Softwareindustrie dafür eingebürgert hat.

Beginnen Sie Ihren Weg zu höherer Produktivität und Zufriedenheit also mit Retrospektiven. Übernehmen Sie als erstes ein wenig Kontrolle über Ihre Zeit. Gehen Sie für kurze Dauer auf Distanz zum Tagesgeschäft. Schaffen Sie Raum, in dem Sie sich kritisch betrachten – aber auch loben. Ja, das finden wir wichtig. Nehmen Sie sich Zeit, positive Effekte Ihrer Veränderungsmaßnahmen zu feiern. Auch dafür braucht es einen Moment des Abstands.

Das ist die minimale Systematik, die wir für nötig halten, wenn Sie produktiver und zufriedener werden wollen. Nur so entsteht so genannte Deliberate Practice [5]. Eine Viertelstunde pro Tag, eine Dreiviertelstunde pro Woche, sollte es Ihnen wert sein, Ihre Arbeitsweise zu verbessern.

Maximal 5% Ihrer Zeit reichen für die Reflexion aus. Damit nehmen Sie ein Steuerrad in die Hand, um sich aus dem „Chaos" heraus zu manövrieren.

Aber ist das nicht paradox? Sie wollen produktiver werden, d.h. mehr schaffen in Ihrer Arbeitszeit, und wir empfehlen Ihnen als erstes, davon 5% für eine Reflexion abzutrennen?

Nein, das ist nicht paradox. Paradox oder kontraproduktiv wäre es nur, wenn Sie Ihre Arbeit schon optimal verrichten würden. Wenn es nicht mehr besser ginge, dann würde jede Reduktion der Arbeitszeit zu einem Verlust an Leistung führen.

Ihr Problem ist ja aber – sonst würden Sie dies nicht lesen –, dass Sie nicht so produktiv sind, wie sie sein möchten oder glauben, sein zu können. Da ist also noch Raum für Verbesserung. Doch was können Sie tun, um besser zu werden, d.h. effizienter und effektiver – und am Ende auch noch zufriedener?

Eine Antwort auf diese Frage finden Sie nicht im Schlaf. Sie können Sie auch nicht einfach kaufen. Mit diesen Tipps wollen wir Ihnen gern helfen – doch wir können Ihnen nicht abnehmen, sie umzusetzen. Ihre Arbeit müssen Sie weiterhin selbst machen.

Weil nun aber die Umsetzung nicht einfach so aus dem Stand funktioniert und weil womöglich nicht einmal klar ist, was Ihr größtes Hindernis auf dem Weg zu Ihrem Ziel ist, müssen Sie sich Zeit nehmen, genau darüber nachzudenken und Ihren Weg immer wieder zu korrigieren. Dafür sind die 5% Reflexionszeit gedacht. Haben Sie also keine Angst, wir würden Ihnen damit wertvolle Zeit stehlen. Im Gegenteil! Retrospektiven sind die Voraussetzung dafür, dass Sie aus den anderen 95% Ihrer Arbeitszeit das Maximum herausholen.

Doch wie können Sie nun diese 95% besser nutzen? Wie optimieren Sie Ihr Wegschaffen des Aufgabenberges? Bei der Beantwortung hilft ein kleiner Exkurs in die Psychologie.

Endnoten

[1] planet wissen, Schlafen

[2] Quarks & Co, Phänomen Schlaf

[3] Wikipedia, Demingkreis

[4] it-agile, Retrospektiven

[5] Pervin Shaikh, What is Deliberate Practice?