El Valor de Negocio de las Retrospectivas Ágiles

Las retrospectivas Ágiles ayudan a tus equipos a aprender y mejorar y, de hecho, incrementan el valor de negocio a sus clientes y a la empresa. Pueden hacer a tu organización más rápida, más eficiente e innovadora.

Algunas cosas que puedes hacer en las retrospectivas para mejorar el valor de negocio son:

• Asegúrate de que el equipo es consciente de que buscamos acciones que puedan empoderar a los equipos. Un beneficio de las retrospectivas es que las acciones son definidas y realizadas por el equipo.
• Céntrate en el aprendizaje y la comprensión en lugar de culpar. Puedes utilizar la directiva principal para establecer una cultura positiva para mejorar.
• Limita el número de impedimentos y los elementos de acción que se investigan en las retrospectivas. Es mejor tener un par de acciones de alta calidad que muchas acciones con el riesgo de que no se hagan. Trata de cambiar sólo una cosa a la vez.
• Utiliza las reglas de oro para la mejora de procesos Ágiles para ayudar a los equipos a trabajar juntos de una manera fluida, eficiente y positiva al tiempo que mejoran su forma de trabajar.
• Concéntrate en los problemas claramente definidos y ayuda a los equipos a encontrar acciones de mejora que sean importantes para ellos y les permita hacer su trabajo mejor. Utiliza retrospectivas para dar poder a tus equipos y empoderar a tus profesionales.
• Utiliza el análisis de causa raíz para encontrar las causas (no los síntomas) de los problemas. A continuación, define las acciones para prevenir que vuelvan a ocurrir. Cuando la gente entiende los problemas y sus causas, a menudo están más motivados para trabajar en ellos.
• Haz el seguimiento y evalúa el progreso de las acciones para ayudar al equipo a entender por qué algunas acciones funcionaron y otras no (aprendizaje de doble bucle) y haz visible el progreso.
• Utiliza diferentes ejercicios en las retrospectivas en función de los temas en cuestión, la mentalidad del equipo, etc. Asegúrate de que tienes una caja de herramientas de técnicas de retrospectivas. En caso de duda sobre qué hacer ¡prueba algo nuevo!.

Si las retrospectivas se hacen con frecuencia, donde cada uno analiza lo que ocurrió en la iteración y define las acciones para mejorar, entonces éstas van a conducir a la mejora continua con un considerable valor de negocio a largo plazo.

Haciendo Preguntas

Uno de los ejercicios de uso frecuente en las retrospectivas Ágiles es hacer preguntas al equipo y recoger y consolidar las respuestas. Los resultados pueden ser utilizados para definir acciones de mejora que el equipo puede hacer en la próxima iteración.

Qué puedes esperar obtener de este ejercicio

Hacer preguntas ayuda a los equipos que acaban de comenzar a reflexionar y mejorar su forma de trabajo para convertirlo en Ágil y Lean. El hecho de darse cuenta de que pueden obtener acciones retrospectivas motiva a los equipos a aprender y mejorar continuamente.

Puedes ayudar a equipos maduros con preguntas más detalladas y enfocadas que les permitirán ajustar su forma de trabajar.

Cuándo deberías utilizar este ejercicio

Si nunca antes has facilitado una retrospectiva entonces hacer preguntas es una manera fácil de empezar. Dado que las preguntas pueden variar, también hay flexibilidad en las que se utilizan en situaciones diversas.

Cómo hacerlo

Con un equipo que es nuevo en las retrospectivas puedes utilizar las cuatro preguntas clave que han sido definidas por Norman Kerth:

• ¿Qué hicimos bien y qué podemos olvidar si no lo discutimos?
• ¿Qué hemos aprendido?
• ¿Qué debemos hacer diferente la próxima vez?
• ¿Qué nos desconcierta todavía?

Las cuatro preguntas retrospectivas suelen ser muy eficaces. Preguntar “¿qué debemos hacer diferente la próxima vez?” insta a los miembros del equipo a buscar las cosas que quieren cambiar. Suele ser útil para facilitar la discusión, para averiguar por qué un proceso se tiene que cambiar y para construir una comprensión compartida y un compromiso para las acciones que el equipo va a hacer.

“¿Qué hemos hecho bien?” es un enfoque centrado en la solución que se puede utilizar en una Retrospectiva Basada en las Fortalezas. La adición de “si no comentamos podríamos olvidar” hace esta pregunta aún más fuerte; si algo bueno sucedió por accidente, eso es genial, pero ¿qué puedes hacer para asegurarte que se va a seguir haciendo?

La pregunta “¿qué nos desconcierta todavía?” puede proporcionar información útil al revelar las cosas que habían permanecido sin hablar anteriormente. Si las cosas están así, una Retrospectiva de Una Palabra se puede utilizar para tratar con las emociones del equipo. Preguntar “¿Qué hemos aprendido?” hace que la gente tome conciencia de que para llegar a ser mejor tendrá que aprender. Si esta pregunta no da lugar a respuestas en varias retrospectivas consecutivas, puede ser una señal de que el equipo no está tratando suficientes cosas nuevas. Eso es algo en lo que puedes profundizar utilizando el análisis de causa raíz.

Hacer preguntas es un ejercicio que es fácil de aprender, pero la eficacia depende de las preguntas que hagas al equipo. (BL) Trabajando con equipos Ágiles y no Ágiles, he estado haciendo las evaluaciones de proyectos, auditorías, evaluaciones utilizando CMMI y People-CMM, retrospectivas y muchos otros tipos de sesiones de realimentación. Las preguntas que siguen son una mezcla basada en estos marcos de trabajo, pero redactadas de tal manera que puedas hacerlas en una retrospectiva Ágil para ayudar a los equipos a encontrar cosas que pueden mejorar.

Ejemplos de preguntas:

• ¿Qué os ayuda a tener éxito como un equipo?
• ¿Cómo lo hicisteis?
• ¿Dónde y cuándo os fue mal en esta iteración?
• ¿Qué esperáis?, ¿de quién?
• ¿Qué herramientas o técnicas se han demostrado útiles? ¿cuáles no?
• ¿Cuál es vuestro mayor impedimento?
• Si pudierais cambiar una cosa, ¿cuál sería?
• ¿Qué causa los problemas que tuvisteis en esta iteración?
• ¿Hay cosas que podáis hacer sobre estas causas?
• ¿Qué es lo que necesitáis de la gente fuera del equipo para resolver los problemas?

El truco es escoger las preguntas que ayuden al equipo a obtener una perspectiva de los principales problemas que están teniendo y las preguntas que les ayuden a visualizar su potencial de mejora.

Utiliza preguntas abiertas para obtener respuestas que proporcionen más información y utiliza preguntas de seguimiento para ayudar a los equipos a obtener una idea de lo que pasó. Pide ejemplos para hacer las situaciones concretas, resume las respuestas para construir un entendimiento común en el equipo y llegar a acciones que el equipo va a hacer.

Velero

La razón por la que este ejercicio es tan interesante es el hecho de permitir que un equipo piense en sus propios objetivos, obstáculos, riesgos y buenas prácticas, en un simple trozo de papel.

(LG) Aprendí este ejercicio hace unos años cuando trabajé con Vasco Duarte. Recientemente, vi una actualización del blog de Pedro Gustavo. Desde mi experiencia, esta técnica es bien recibida por los equipos debido a su sencillez.

Qué puedes esperar obtener de este ejercicio

Este ejercicio ayuda a los equipos a definir una visión. Les ayuda a identificar los riesgos en su camino y les permite identificar lo que les frena y lo que realmente les ayuda a alcanzar sus objetivos.

Cuándo deberías utilizar este ejercicio

Esta técnica es sencilla y no requiere de una ocasión especial. Podría ser interesante para las retrospectivas realizadas con más de un equipo. (LG) Tuve una situación, no hace mucho tiempo, cuando dos equipos trabajaban juntos. Debido a su nivel de dependencia, decidieron llevar a cabo una retrospectiva común para resolver algunos asuntos en curso. Usando este ejercicio, pusimos los nombres de los dos equipos en el Velero y nos recordó a todos que estamos en el mismo barco, yendo en la misma dirección.

Esta técnica revela todas las cosas buenas y las menos positivas. Permite al equipo identificar posibles riesgos y les recuerda dónde tienen que ir como un equipo.

El ejercicio del Velero es adecuado para cualquier equipo. No requiere ningún nivel específico de madurez.

Al igual que con muchos otros ejercicios, este ejercicio no requiere que el equipo esté en el mismo lugar.

Cómo hacerlo

Dibuje un velero, rocas, nubes y un par de islas, como se muestra a continuación:

Las islas representan las metas / visión del equipo. Trabajan todos los días con el fin de llegar a estas islas. Las rocas representan los riesgos que pueden encontrar en el camino. El ancla del barco es todo lo que les ralentiza en su viaje. Las nubes y el viento representan todo lo que les ayuda a alcanzar su meta.

Con el dibujo en la pared, anota las visiones o metas del equipo. Inicia una sesión de tormenta de ideas en la que el equipo vuelque sus ideas en las diferentes áreas de acuerdo a la imagen. De al equipo 10 minutos para escribir sus ideas sobre post-its. Después, de a cada uno cinco minutos para leer sus ideas en voz alta.

En este punto, discute con el equipo cómo pueden seguir practicando lo que está escrito en el área de las nubes / viento. Estas son las buenas ideas que ayudan al equipo y que necesitan para continuar con ellos. A continuación, discute cómo el equipo puede mitigar los riesgos identificados.

Por último, permite que el equipo seleccione el impedimiento más importante que les ralentiza. Si no hay acuerdo dentro del equipo sobre qué tema a tratar, puedes utilizar la votación por puntos. Al final el equipo define los pasos a seguir a fin de solucionar el problema y concluye la retrospectiva.